供電企業電子檔案單軌歸檔可行性探討

郭慧妮

摘 要：作為電力企業管理中的重要組成部分，檔案管理已經成為影響電力企業發展的重要內容，將電力企業管理中產生的電力信息及電力企業案件進行整理、歸檔，實現對電力行業的進一步管理，為解決電力行業發展問題提供基礎信息。為適應發展需要，電力企業檔案管理工作面臨著進一步的改革，針對檔案管理工作發展現狀及產生的問題進行有效地分析，利用計算機發展技術推動電力企業檔案工作朝著信息化的方向發展。從傳統的雙軌制管理方向轉變為現階段較為流行的單軌制管理，是未來電力企業檔案歸檔的主要方向。

關鍵詞：供電企業；電子檔案；可行性探討

隨著社會經濟發展需要，我國電力企業發展愈加繁榮，為人們營造方便、快捷的生活環境外，也增加了電力企業管理工作任務，傳統的檔案管理工作方式已經不適合電力企業的發展，使電力企業管理任務在社會發展新時期面臨著新的挑戰。計算機技術的發展改善了傳統檔案管理的形式，在紙質檔案基礎上增加了電子檔案，由于電子檔案信息共享和保存的時間相對來說很難控制，再加上大量的紙質檔案電子檔案的出現增加了電力企業檔案管理工作的難度，因此信息化管理十分必要。從以往的雙軌制管理形式看，將紙質管理和電子信息管理結合起來，容易造成工作中的混亂，因此從單軌制來說，將更有利于電力企業檔案管理工作的進行。

1 實行檔案管理雙軌制“轉變的意義”

檔案管理中的“雙軌制”主要是指將紙質檔案和電子檔案結合起來開展工作，在管理中形成新的檔案信息，同時進行紙質管理和電子管理兩種形式。但是由于紙質檔案管理是最原始的檔案管理狀態，所以要想更好的進行就需要有專業的管理人員。隨著現在網絡技術和信息的快速發展與傳播，傳統的紙質管理形式已經不再被企業依賴，成熟的電子信息管理技術對企業發展來說至關重要。因此，在這樣的發展形勢下，企業檔案管理工作由“雙軌制”轉向“單軌制”，不僅有利于企業檔案管理工作的進行，還能進一步提升檔案管理的工作效率，減少工作中的繁瑣和重復，推動企業電子信息管理向著更加優化的方向發展。

2紙質檔案和電子檔案的區別

紙質檔案主要是利用只作為記錄信息的載體，而電子檔案主要是利用計算機技術提升對信息的管理形式，電子檔案可以將信息存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體中，實現對信息的進一步管理。電子檔案和紙質檔案有著很大的差別

2.1 檔案體積不同

相對于電子檔案來說，紙質檔案體積大，占領的空間面積也大。但是電子檔案可以利用云存儲等途徑，信息存儲的容量大，占據的體積小，所以能夠比紙質檔案節省更多的空間，信息的管理形式更加方便。

2.2 憑證作用和原始性不同

紙質檔案比電子檔案更具有憑證作用和原始性。這是由于紙質檔案的內容和承載內容的載體是連接在一起的，無法分開的，所以紙上的重要內容，例如印張、簽名等信息無法進行更改。而電子檔案在傳輸的過程中，應現如今各種修圖軟件的存在，電子檔案中的信息容易被修改，復制、粘貼等操作都很簡便。所以從法律效益上來說，紙質檔案具有更高的原始性和憑證作用，比電子檔案有更多的真實性意義。

2.3 操作性和實用性不同

電子檔案存儲在計算機中，各種加密軟件的使用有利于電子信息的保存，且在使用信息時，方便從計算機中搜索信息并進行使用。而紙質檔案一方面占領空間面積大，可操作性低。電子檔案還可以隨時隨地實現對信息的復印、傳輸等，滿足使用者更多的需求。

2.4 信息共享的程度不同

電子檔案比紙質檔案更具信息共享性。電子檔案可以通過網絡連接和計算機的支持，隨時隨地實現對信息的共享，有利于更好的使用信息。同時很多人可以同時使用信息，實現真正的資源共享。

3 電力企業檔案信息化管理的必要性

3.1 響應時代發展要求

隨著電力企業環境不斷變化，愈加復雜的電力企業發展環境給檔案管理工作提出新的管理要求：電力企業檔案管理工作要能夠順應時代發展，不斷完善工作中的不足，提升電力企業檔案工作質量，對電力企業管理提供良好的服務。加強檔案信息化建設是響應建設發展做出的決定，利用信息化管理能夠有效提升檔案管理工作效率，提高其服務水平。在進行檔案信息化工作中，應考慮采取有效地手段降低信息加工的費用，使電力企業發展更能順應時代發展，改善不足，提高工作質量。

3.2 變革傳統的管理方式

電力企業工程相關的信息管理是電力企業檔案工作中的重要內容，涉及大量的公路檢測等相關信息，對其材料進行歸檔需要耗費大量的人力、物力及足夠的資金，同時材料整理耗費時間長，管理工作進行非常困難。因此，傳統的紙質檔案管理工作不能滿足電力企業工程信息資料歸檔的要求，需要采取信息化管理手段保證電力企業工程方面信息的完整和全面，通過前端控制促進整體工作的完整實施，對檔案管理進行全面控制。

3.3 推動電力企業檔案管理向專業化、網絡化發展

在傳統的檔案管理中，多為紙質材料，當要對檔案信息進行查閱時，需要到指定的檔案管理地點借閱檔案，根據相關的借閱管理規定到期歸還。雖然提供了檔案服務功能，但是影響了檔案材料在其他電力企業工作中的作用，影響電力企業管理工作的開展。采取信息化的管理方式，能夠保證信息的共享和管理與實體管理之間的分離，轉變了檔案信息的服務模式，節約了檔案管理工作人員的實踐，讓檔案管理人員將時間用在檔案開發和利用工作中。

4 推行電力企業檔案管理單軌制進行的途徑

4.1 建立有效的領導共走體系

檔案管理工作開展的初衷就是為社會服務，電力企業檔案管理工作要能夠促進電力企業運輸業的發展，做好為電力企業電力供應工作。要能夠在實際中利用檔案檢驗檔案管理工作的質量，建立健全領導工作體系和網絡體系，由領導對檔案信息化部門進行管理、審查和組織，做好信息資源的開發利用和信息歸檔。

4.2 提升檔案管理工作的開放性

現如今是信息快速發展時代，要想做好檔案信息化建設工作，就要改變傳統的以提供信息為主的工作出發點，將選擇信息作為檔案信息化建設的重點，全面推進檔案管理工作的進行。建立一個結構嚴謹、系統完備、信息準確的綜合管理體系，對電力企業系統中的工程建設、電力輸出、電力維護等相關工作產生的信息進行有效歸檔，為檔案信息化管理提供新方法、新途徑，實現標準化、合理化、科學化的檔案信息化建設。

4.3 以檔案信息化建設促進電力企業運輸發展

新時期進行檔案信息化管理不僅要能夠為電力企業電力管理提供服務，還應利用檔案信息化建設推動電力企業的發展。電力企業檔案管理與電力企業建設有著密切的聯系，進行檔案管理能夠推動信息的開發與使用，成為電力企業生產與經營的動力。進行檔案管理是進行檔案管理工作開展的基礎，實現檔案信息化建設為生產力才是工作開展的目的。因此，檔案信息化建設要結合實際情況，有效分析檔案管理工作中的問題，構建使用價值的管理系統，提升檔案管理服務功能與使用功能。

5 結束語

由于“單軌制”檔案管理工作具有一定的難度，因此為了響應檔案管理工作的開展，推動行業內檔案管理工作邁向更高的臺階，相關管理部門已經在CMS的基礎上進一步研究出適應CAD進行文件設計的平臺，將其運用到檔案管理工作中，能夠更好的推動檔案管理工作的開展。利用CAD平臺，能夠不斷優化電子數據管理，更深層次的形成對圖紙數字化的管理，能夠有效的代替傳統的“雙軌制”的檔案管理形式，提升電力企業檔案管理工作的開展。

參考文獻

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