試論檔案利用工作的幾個問題

崔廣林

【摘 要】 信息化建設的迅速發展，不僅改變著社會活動的運行方式、人們的服務觀念和方式，而且信息收集、儲存、開發利用也成為橫跨社會各行業生產過程、變成促進社會發展的戰略性資源。在機遇和挑戰面前，如何將靜態檔案信息通過多種渠道與方式，轉換成動態信息，快速有效地傳遞給利用者，充分發揮檔案應有的作用，最大限度地滿足社會需要，成為現階段檔案工作亟待解決的問題，也是檔案工作者工作價值所在。

【關鍵詞】 檔案 服務工作 問題

一、檔案利用服務工作的意義

搞好檔案提供利用，讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎，是整個檔案工作的生命線。

1、檔案利用工作是檔案工作的根本目的，是檔案工作的中心任務。我們做檔案工作總的目的是為了提供檔案，為社會各項事業服務，檔案提供利用工作是實現檔案工作目的的主要手段，是檔案工作最重要的一個環節。

2、檔案利用服務是檔案基礎業務工作的出發點和歸宿。“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個方面，是對利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相聯，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發檔案信息資源的目的只有一個，就是為社會提供利用服務，充分發揮檔案的內在價值和社會效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個檔案業務工作的出發點，也是檔案工作的落腳點。

3、檔案利用工作是檔案工作為社會主義現代化事業服務的直接體現，檔案利用工作是運用各種方式把檔案材料提供給社會上各行各業利用。只有通過檔案提供利用工作，才能使檔案工作在實現社會主義現代化的總目標總任務中發揮應有的作用，在實際工作中，人們往往把檔案提供利用做的如何，作為衡量檔案館（室）業務開展的尺度，工作好壞的標志。

4、檔案利用工作直接關系檔案工作的整體發展。檔案是社會各項活動的歷史真實記錄，具有記載憑證、科學參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發揮其潛在價值，更好地為社會服務。而利用工作是對檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務工作，能擴大檔案工作在社會上的影響，引起社會的廣泛關注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

5、檔案利用工作是檔案工作諸環節中最豐富生動的環節。檔案利用工作與廣大利用者發生密切的聯系，是檔案工作聯系群眾，服務群眾的紐帶。

二、當前檔案利用工作存在的問題

多年來，檔案人不忘肩負的重要使命，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務，取得了顯著成績。但也存在著一些問題：

1、檔案管理部門方面。首先，檔案館藏結構不合理。館藏內容存在不夠豐富、館藏建設存在檔案成份的優化程度和某些文宗的完整性不夠高以及重量輕質、重藏輕用等問題。其次，檔案部門服務方式單一。現有的傳統的服務方式傳播的信息有限，效率低、范圍窄，無法滿足社會廣泛多方面的利用需求。再次，檔案部門傳遞信息手段落后，檢索工具質量差。最后，檔案信息開發能力仍較低，加工層次較淺，仍制約檔案信息的傳遞，不能滿足用戶需求。

2、檔案工作人員方面。目前我國檔案加工和利用的現狀是檔案信息資源的加工水平和輸出能力仍然比較低，這也是一直制約中國檔案工作發展的瓶頸。一方面，隨著我國科學文化事業的日益繁榮，檔案信息的社會需求和提供利用出現了許多新特點，檔案用戶對檔案部門的檔案信息服務質量提出了更高要求，不僅要求檔案部門提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門提供二次信息，甚至是深加工的三次信息，檔案部門對這種要求往往力不從心。另一方面，目前我國檔案管理人員思想封閉、業務水平參差不齊，對檔案“重保不重用”，使許多珍貴的資料長鎖文件柜中，造成了信息資源的重大浪費。

3、檔案需求人員方面。一是檔案信息的需求動力不足。除因意識薄弱以外，還在于用戶對檔案部門的認知因素。長期以來檔案部門被籠罩在神秘的面紗中，檔案開放后人們對檔案館藏利用手續等不太清楚，加上一些檔案部門的宣傳工作不夠主動，使一些用戶的檔案信息需求得不到滿足。二是需求人員獲取信息的多元化。隨著互聯網的發展和普及，越來越多的人們選擇在網上搜集信息。這種簡單易用的信息獲取方式使很多用戶放棄了原始的繁瑣的檔案信息運用。三是檔案需求人員的獲取信息能力不一。目前除了一些學者、研究人員等信息能力較強外，一般的普通利用者的信息能力不能令人樂觀。比如不少用戶沒有古文閱讀能力而無法利用歷史檔案，有些沒有外語知識而無法利用外文檔案資料等等。

三、加強檔案利用工作的措施

（一）加強宣傳教育，提高認識。

1、增強社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯系各行各業。因此，就需要我們通過多種方式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳檔案法律法規，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，促使檔案工作者在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

2、提高檔案管理人員的思想認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的榮譽感，增強做好這項工作的使命感和責任感。只有培養起檔案管理人員對檔案工作和獻身檔案事業的熱情，才能促使檔案管理人員發自內心地端正服務態度，完善服務措施，變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。

3、逐步轉變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案工作采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是“機密”，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性也是難以替代的，逐漸被人們看重。

（二）固本強基，加強檔案基礎工作。

1、加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

2、加大對檔案的審查和編排力度。隨著對檔案現代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新編排和整理。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號混亂、與卷號不相符，或者卷內文件目錄未編寫、頁碼不齊全和裝訂不齊全等問題，因此，在接收時應嚴格審查，加大編排力度，采取行之有效的方法，及時解決存在的各種問題。

3、科學編纂，主動提供服務。檔案管理人員必須全面了解社會發展方向和需求信息，結合館（室）藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性，指導性的資料，提供給社會各界利用。只有搞好收集、整理、鑒定、保管、檢索、編纂等工作，才能為提供利用工作打好堅實可靠的基礎，否則就會使檔案工作成為無源之水，無本之木，更無法開展檔案的提供利用工作。

4、完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。檔案管理部門可以充分利用現有的檔案管理軟件，依托系統內部局域網，實現檔案信息的共享，甚至可以建立檔案館（室）內部局域網，制作自己的網頁，組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上各單位網站，在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，使檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（三）加強學習培訓，實現檔案管理現代化。

1、加強對檔案人員的學習培訓。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有采取多種學習形式，抓好檔案干部職工的政治、業務和科學技術相關知識的學習培訓，不斷提高“兩個素質”和管理水平，才能充分發揮檔案的作用，提供及時、完善、準確的服務。

2、建立健全檔案工作各項規章制度。《檔案法》第十條明確規定：“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理現代化”。建立諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等一套行之有效的制度，利用制度規范檔案工作各個環節上的程序和標準，明確檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

3、加快實現檔案管理現代化。現在，企事業單位辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現代化方向的轉變，將是一場偉大的變革，我們只有從現在起就健全檔案管理和利用的機制體制，充分發揮主觀能動性，創造條件，才能盡快完成檔案管理現代化的轉變。