某附屬醫院干部人事檔案管理工作研究

郝秀蓮 于長海 蘇婷婷 張志龍

【摘要】干部人事檔案記載干部職工的履歷，與干部職工的利益息息相關，本文結合附屬醫院人事工作實際，查閱相關文獻，介紹醫院干部人事檔案的現狀，從硬件配備、檔案管理制度、檔案管理人員、檔案管理信息化建設方面查找問題，提出加強硬件配備、建立完善相關規章制度、提高檔案管理員素質、加快人事檔案信息化建設、建立檔案動態管理機制等相關建議。

【關鍵詞】人事檔案管理;現狀;問題分析;對策建議

一、干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，對醫院領導人事決策有著十分重要的意義。干部人事檔案能夠真實體現醫院職工的學習工作經歷、科研水平、獎懲情況以及工資狀況等，與個人工資待遇、職稱晉升、組織關系緊密聯系，是記載人生軌跡的重要憑證。干部人事檔案同樣是衡量干部德才的重要方面，是醫院領導選人用人的重要依據。因此，及時了解人事檔案管理現狀，不斷完善人事檔案管理制度，使人事檔案最大限度地發揮在人才選拔、培養、輸送方面的重要作用，是每個醫院都要重視的工作。

二、醫院檔案管理現狀分析

截止到2018年8月，我院現有在職職工總數3494人，其中編制內957人，合同制2537人，另有離退休職工284人。由于人員多，工作量大，情況復雜，給檔案管理工作帶來了很大的難度。目前，人事檔案室主要負責干部“三齡兩歷一身份”的認定，檔案的接收、轉遞、查閱、歸檔等工作。同時還負責合同制人員的干部履歷表、年度考核表、醫德考核表、工資表等相關材料的歸檔工作。由于以往缺少檔案管理專職人員、規章制度不健全等原因，使得檔案管理工作存在諸多問題，具體表現在以下幾個方面。

（一）硬件設施配備不足。在我國，大部分醫療機構將醫療事業作為醫院管理的中心，所有資源都用在醫護等能夠為醫院直接創造效益的工作中，許多醫院對于人事檔案的重視程度不高。我院人事檔案管理也面臨同樣問題，由于以往對人事檔案工作不重視，導致硬件設施配備明顯不足。而人事檔案管理工作是一項系統、復雜的工作，不僅需要大量的人力、物力，而且需要固定的庫房和辦公設備。醫院以往雖然成立了人事檔案室，但因現有辦公空間不足，導致人事檔案室也是日常辦公室，來往人員較多，大大降低了人事檔案工作的效率及保密性。

（二）人事檔案制度不健全。我國醫院的人事檔案管理起步較晚，雖然我國的醫療事業快速發展、醫療體制不斷改革，但發展至今，我國尚未制定完善的醫院人事檔案管理制度。醫院在制定規章制度時缺少依據和相關經驗，導致現行干部人事檔案管理制度并不健全，在干部人事檔案收集的范圍、時間及人事檔案的查閱等方面規定不詳。同時由于醫院以往缺乏有效的管理機制和監督考核機制，也大大降低了干部人事檔案管理效率。

（三）人事檔案信息化應用不到位。醫院缺乏專業的人事檔案管理系統，管理信息化程度不高。隨著事業單位管理體制改革進程的不斷深入發展，醫院的發展速度越來越快，人事檔案的服務職能更加突出。但是，由于醫院的信息化水平較低，沒法及時提供有效的信息資料，使得人事檔案服務水平不高，在人才選拔任用方面的作用也受到限制。而人事檔案室缺少專業的人事檔案管理系統，不利于干部人事檔案相關信息的查詢，紙質檔案材料的保護，降低了人事檔案的利用效率。

（四）缺少專職人事檔案管理員。醫院缺少專職的檔案管理人員，現有工作人員缺少相應的人事檔案管理經驗。我院現有人事檔案管理人員，由于日常工作較多，也兼職其他人事工作。同時因為檔案管理人員并非檔案管理專業出身，僅經過一些干部人事檔案管理方面的培訓，對干部人事檔案管理方面的法律法規及部分規章制度掌握不全面。

（五）“問題檔案”現象比較突出。醫院干部人事檔案內容方面存在歸檔不及時，材料不健全，檔案材料造假等問題。主要表現在年度考核、薪級工資表相關材料入檔不及時、“人檔分離”、學歷材料不全、出生日期和參加工作時間等前后填寫不一致、檔案資料涂改甚至出現檔案材料丟失的情況。這對干部職工的退休手續辦理、薪資套改、干部的選撥任用、職稱晉升等方面都會造成很大的影響。

三、對策探討

（一）加強人員及硬件配備。為規范人事檔案管理工作，醫院成立了專門的人事檔案室，確保由專職的檔案管理人員管理檔案。同時根據《干部檔案工作條例》要求：“每管理1000人的檔案需要配備1名專職干部”，醫院配備了3名專職的檔案管理人員。同時醫院為人事檔案室配備必需的電腦、檔案架等辦公設備，按年齡、職稱等進行分類存檔和存放。檔案管理員將全院干部人事檔案基本信息錄入電腦，建立人事檔案數據庫，通過關鍵字提高檢索速度，提高查詢使用效率。

（二）建立健全干部人事檔案規章制度。醫院根據國家人事檔案相關法律法規，結合醫院工作實際，建立嚴格的檔案保管、查閱、審核、使用制度，確保檔案保管使用的嚴謹性，做到有據可依、有章可循，以促進人事檔案管理的規范化、制度化。避免人檔分離、檔案不全以及檔案材料失真現象的存在。同時建立相關薪酬機制、獎懲機制，激勵檔案管理員的工作積極性，提高干部人事檔案管理工作的效率與質量。

（三）加強人事檔案信息化建設。醫院配備了專業的人事檔案管理系統，同時將統計工具和管理方法相結合，以建立一套科學合理的人事檔案管理信息系統。通過人事檔案管理信息系統的應用，定期采集干部職工的基本信息，及時與人事檔案進行核對。人事檔案管理系統可以對達到退休年齡的人員及時進行提醒，確保干部職工退休手續及時辦理。人事檔案信息系統將紙質檔案與電子檔案相結合，提高了查閱效率和存檔的嚴謹性。

（四）加強對檔案管理人員的培訓。提高檔案管理員整體素質是做好干部人事檔案管理的重要前提。醫院切實堅持“誰管理、誰把關、誰審核、誰負責”的原則。積極組織檔案管理員參加相關業務培訓，學習上級主管部門新法規和新政策。同時組織檔案管理員到其他醫院進修學習，學習干部人事檔案管理方面的先進經驗。另外，醫院請信息方面的工程師，為檔案管理員進行計算機安全保密方面的教育培訓，提高管理員的安全保密意識和安全防范能力。

（五）加大職工宣傳教育力度。在對檔案管理人員培訓的同時，醫院加強對全院職工的培訓及檔案知識的普及。首先，領導帶頭轉變觀念，重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入醫院年度工作計劃之中，同部署、同推進、同考核。第二，將檔案知識培訓納入新入職工培訓內容當中，提高職工檔案保管意識。第三，加強對職工的宣傳培訓力度，讓職工明確檔案工作的重要價值和作用。醫院通過組織新職工培訓，建立檔案管理獎懲考核機制，使得醫護人員真正從思想上對人事檔案工作引起重視。

（六）建立檔案動態管理機制。醫院建立人事檔案動態管理機制，定期載入新的檔案材料內容。由于以往在實踐過程中，很多檔案都是一次性入檔，并不會根據實際情況進行完善和修改。因此醫院根據工作實際，對照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，建立符合醫院實際的檔案存放標準，及時將新的檔案材料進行歸檔。對檔案材料中缺少的內容，以紙質形式通知個人，并限期補充，形成動態管理機制。公立醫院人才戰略的實施離不開人事檔案管理工作的有力支持。隨著新醫改政策的逐步落實和醫療機構人事制度改革的進一步深入，醫療行業衛生人才將越發頻繁流動。因此，建立起一套完整、嚴密、高效和適合醫院實際的醫院人事檔案管理體系，不僅是醫療衛生事業發展的需要，更是時代發展的需要。

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