論檔案管理中現代化方式的運用

田強波

【摘 要】科學技術的發展為檔案工作現代化提供了物質基礎。由于經濟的迅速發展，各種信息都在大量地、迅速地增加。檔案信息也同樣大量的增長，這樣就給我們收集、整理、保管和提供檔案信息帶來諸多的不便和困難。比如大量的檔案信息出現，使原有的檔案館儲藏量迅速膨脹造成庫房的擁擠以至于超載。同時，儲存量越大查找起來就越困難，解決這些問題的最好辦法就是采用現代化技術，運用現代化技術與設備是檔案管理實現高質量、高效率的重要手段。將計算機技術、縮微技術和光盤技術等應用到檔案領域，為檔案管理現代化開辟了廣闊的前景。

【關鍵詞】檔案管理；現代化方式；運用分析

目前，我國檔案工作正由封閉、半封閉型向開放型轉變，我國的檔案資源，日益顯示出數量大、門類多、時期長、范圍廣的趨勢。傳統的手工操作管理方式已經不能滿足當今社會檔案管理工作的需要，加快檔案管理工作的現代化建設，加強檔案管理現代化技術的研究與應用已經成為社會主義建設事業的歷史必然。

一、對檔案管理的現代化進行剖析

1.檔案管理的現代化技術的基本內容

一是管理思想現代化，它包括科學化思想，高效化思想等等。二是管理組織現代化，將管理目標做出系統的安排，包括工作中權力分配與責任，人事安排與配合等等。三是管理方法現代化，運用現代決策方法、實行目標管理、質量管理、全面提高工作效率。四是管理手段現代化。它包括采用現代化設備，像電子計算機、采取法律、經濟等手段進行指導和監督。五是管理人才現代化。檔案管理人才隊伍應具備較高較好的政治、思想、知識素質，創新和發展檔案事業。

2.檔案管理現代化技術的必要性與原則

首先，檔案管理現代化技術是檔案工作自身發展的客觀需要。其次，檔案管理現代化技術是實現檔案工作現代化管理的重要步驟。檔案管理現代化技術的原則首先堅持繼承與創新相結合的原則。其次，注意量力而行，穩步前進。

3.檔案管理現代化技術的重點和發展趨勢

在當前和今后相當長的時期里，檔案管理工作現代化的重點是研究檔案保護技術，縮微技術以及檔案計算機管理的應用。關于檔案保護技術的發展趨勢，將使用先進的技術手段和科學方法，對制成檔案以及環境當中產生的各種因素進行統計調查，為檔案保護研究提供依據。關于檔案縮微技術研究的發展趨勢。研究檔案縮微工作今后的發展情況，改革檔案縮微問題提高技術，進一步使縮微設備發揮效能。關于計算機管理檔案技術研究的發展趨勢。從應用項目看，計算機管理檔案的研究與實踐已從單純編目向聯機檢索和其它方面擴展，我國計算機管理檔案正逐步向實用化階段轉化，其應用軟件也日益深入，正向較高層次伸展，再有就是計算機技術的發展日益迅速，尤其是在漢字輸入、輸出等方面，已出現了實用的中文語音輸入、手寫模式輸入等等。

二、檔案管理工作中現代化技術的應用分析

1.計算機技術應用于檔案管理

傳統的人工檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣不休的工作。為了提高工作效率，適應新時期市場經濟快速發展的需要，把計算機技術應用于檔案管理是十分必要的。計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。在人工管理中的分類、組卷、卷內的文件排列、卷內目錄、卷內頁號、卷皮、案卷目錄、案卷裝訂等一系列與案卷有關的東西也就不復存在了。由于電子檔案的存儲信息容量很大，所以只需要有很小的一點空間就可以保存大量的信息。

2.縮微技術應用于檔案管理

縮微技術是一種涉及多學科、多部門、綜合性強且技術成熟的現代化信息處理技術。它采用專門的設備、材料和工藝，把原始信息原封不動地以縮小影像的形式攝影記錄在感光材料（通常是膠片）上，經加工制作成縮微品保存、傳播和使用。目前，隨著科學技術的發展，金融系統、衛生系統、保險系統、工業系統均采用縮微技術復制了紙質載體的文件，改變了過去傳統管理方法，提高了檔案文件、文獻資料的管理水平，提高了經濟效益。縮微影像技術在檔案管理應用中有其自身的優勢：記錄效果好，壽命長。用縮微攝影技術拍攝檔案、圖書和資料時，可將原件的形狀、內容、格式、字體以及圖形等的原貌忠實地記錄在縮微膠片上，形成與原件完全相同的縮小影像。縮微技術有完整的國際國內標準，不僅能保證制作的質量，也給廣泛應用帶來方便。適用范圍廣。縮微品是利用攝影的方法將原件上的信息記錄在縮微膠片上的信息載體。由于縮微攝影機鏡頭和縮微膠片都具有良好的成像和記錄性能，因而在可見光線下，對于可讀的各種原件（文字、照片和圖表等）均可記錄在縮微膠片上。易于還原拷貝和多功能使用。縮微膠片上的影像可方便地進行拷貝、放大閱讀和復印。利用高效能的拷貝機，拷貝一盤膠片只需十幾分鐘，利用閱讀復印機放大復印一張紙印件，也只需幾秒鐘，并且可以進行多份連續放大復印；也可將膠片經掃描加工成光盤，與現代技術相結合，形成一個兼容并存，介質互換，具有存取、保存、聯網、閱讀、檢索、利用和傳輸的功能，滿足讀者及用戶的多方面需要。

3.光盤技術應用于檔案管理

光盤技術是一種采用激光進行讀寫的信息處理技術，發展史雖然短暫，但興起的速度卻是驚人的。目前，光盤技術的技術優勢正以咄咄逼人之勢迅猛發展。光盤技術應用于檔案管理，可實現檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現代化管理。可以對檔案實行原文管理，在不動用原文的情況下，實現檔案的查詢、復制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準確、靈活多樣，且可實現模糊檢索。統計功能齊全，可進行各種館藏統計和檔案利用統計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。光盤是兼有數字記錄和模擬記錄優點的存儲介質，不僅可以記錄數據，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲檔案目錄，而且可以存儲檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節省人、財、物，還可加大開發利用檔案信息的廣度和深度。光盤的應用將加速檔案管理現代化進程，實現對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發和利用。隨著現代計算機技術日新月異的發展，光盤技術的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉的趨勢。其長壽耐用、統一標準問題也可望逐步解決。總之，光盤技術是一種很有發展前途的現代信息存儲和利用技術，它在檔案管理現代化進程中有廣闊的應用前景。

三、結語

由于經濟的迅速發展，各種信息都在大量地、迅速地增加。檔案信息也同樣大量的增長，這樣就給我們收集、整理、保管和提供檔案信息帶來諸多的不便和困難。比如大量的檔案信息出現，使原有的檔案館儲藏量迅速膨脹造成庫房的擁擠以至于超載。同時，儲存量越大查找起來就越困難，解決這些問題的最好辦法就是采用現代化技術，運用現代化技術與設備是檔案管理實現高質量、高效率的重要手段。將計算機技術、縮微技術和光盤技術等應用到檔案領域，為檔案管理現代化開辟了廣闊的前景。

【參考文獻】

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