在出版企業財務管理信息化進程中利用ERP的實踐與思考

經典

【摘要】本文闡述了財務管理信息化推進的必要性和對企業發展的積極影響，同時ERP系統作為加強信息化建設的重要手段也很好地推動了財務精細化管理以及財務轉型。通過參與從初步設計到上線一年多以來的過程，筆者思考了ERP系統真正能給環節多、批次小、品種雜的出版企業及其會計信息、會計人員帶來的正面效用，總結了經驗，并對后續升級維護的方向提出了暢想。

【關鍵詞】財務管理信息化；ERP實施；管理會計

一、財務管理信息化發展的意義和必要性

2016年6月22日，財政部發布《管理會計基本指引》，其中第二章“應用環境中”提到“單位應將管理會計信息化需求納人信息系統規劃”，說明國家在財務轉型的大背景下對財務信息及其信息系統提出了更高的要求。

從自身需求來說，出版企業自2009年逐步改制成為現代企業后就進入到市場競爭中，績效考核及生存的壓力、業務量及圖書品種的大幅上升都對企業管理的精細化程度有了更多的需求，需要一個強大的信息系統進行全方位整合化地管理，才能使財務信息的決策支持功能進一步提升。

二、ERP在財務管理信息化發展中的角色

由于外部及內部的需求，ERP系統作為加強信息化建設的重要手段自進入中國市場以來就受到企業的熱捧。ERP不僅僅是一個信息操作系統，也可以說是整個企業經營理念以及管理思路的一個互聯網技術化的體現，即通過互聯網技術貫穿了企業從頭到尾的的業務經營活動以及管理流程。通過ERP系統，企業可以通過信息的大整合進一步優化資源配置，提升管理效率和經營效率，進而提升企業的核心競爭力。

就特殊的出版企業而言，ERP系統貫穿了從責任編輯申報選題到最終的發行回款及財務入賬環節，所有環節密切聯系，相關信息一次錄入，全系統內共享，這樣不僅提高各環節效率，同時也能避免重復性工作及資源浪費，規避信息孤島。此外，財務數據來源于經辦的業務人員，減少財務人員的錄入誤差，更重要的是能使財務數據更客觀、準確、及時地反映業務，從而更具相關性，為實現真正意義上的業務和財務的有機融合奠定基礎。由于業財融合是管理會計的重要原則，所以ERP系統能夠較大力度地促進財務會計由傳統的事后核算型到價值創造型的轉變。

三、ERP系統上線后帶來的積極影響

2017年以來筆者作為財務部項目對接入參與了ERP系統的整個上線過程，經過一年多的設計、研發、測試、調整后，ERP系統已經在企業內部基本順暢使用，并發揮著如下正面的作用。

（一）財務部門在讀人、審核責任編輯提交并經領導審核的圖書成本支付單據后，系統能夠自動生成相應的記賬憑證以及單書成本統計表等。在這個過程中，財務人員的工作重心從原先的錄人整理工作轉移到復核和調整原始錄入數據，這樣可以減少財務人員因手工錄入而出現的失誤，從而大大提高了成本歸集過程中財務人員的工作效率和正確率。

（二）財務人員承擔的角色也發生了改變。財務人員從“事后會計”轉為“過程會計”，以前是在收入利潤形成后做賬生成報表，現在通過全流程系統參與到整個業務過程中，監督核算的同時還可以給業務人員和管理層出謀劃策，創造價值。此外，從事務性會計工作中抽離的財務人員可以將更多的精力放在后期的數據分析中，推動財務人員向復合型人才方向發展，為管理層提供更多前瞻性的信息支持，為財務轉型打下基礎。

（三）在使用ERP軟件之前，編印環節、發行環節、財務環節各使用一個獨立的操作系統，使得數據滯后、信息重復錄入、資源浪費的現象隨著業務量、圖書品種的增加變得更為嚴重。而ERP系統使用以后，編印發所有環節的數據保持了一致性以及共享性。所有的數據信息匯總到財務結算環節，使得財務部門成為一個天然的數據中心，大大提高了財務數據的深度與廣度，為財務部門的決策支持職能奠定基礎。

（四）各部門溝通協調更加順暢，形成了很好的協同效應。如ERP系統中的發行回款結算功能，一旦查詢到某張銷售單據回款后，財務人員就會在銷售系統中做單據結算處理，發行業務員通過查詢系統就能知曉，不需要像之前一樣逐筆與財務部門核對，再去手工整理自己的銷售臺賬或者向客戶催款。

（五）提高了管理者在各業務環節的掌控力。ERP系統打破了原來較為單一的僅能按部門或者會計科目為依據的統計模式，現可以從收入出發做客戶群統計，從成本出發比較各家印刷廠等，為精細化管理提供新思路。

（六）ERP系統現已實現使用終端多元化，各級管理人員除辦公電腦外，還可以通過手機客戶端操作系統，不僅能夠隨時查詢到想要的數據，出差在外也不會影響內部業務流程的審批，極大地提高了工作效率。

（七）ERP系統能夠處理、采集和存儲大量的非財務數據，成本信息來源于生產經營數據，管理層和財務部門可以更好地實現對編印發全流程的監督，加強內部控制，提升企業價值。

（八）通過初步設計ERP系統中各板塊的業務流程，企業可以趁機梳理、合并自身的業務環節，棄掉意義不大的環節，在規范的前提下給流程減負，提高工作效率。

四、上線過程中留下的經驗

（一）切忌操之過急，無論是在環節設計還是數據準確性上，前期的基礎一定要打牢，返工將會耗費比新項目更多的人力物力，造成不必要的資源浪費。

（二）在軟件程序設計初期，無論多盡善盡美，后期一定存在需調整改進的地方，所以在程序初設時應給后期的修改“留有余地，，。

（三）在整個開發過程中需與軟件工程師的反復溝通、緊密聯系，力保設計人員深入理解所有業務環節，制定出符合企業自身實際情況的軟件操作流程，真正實現業務環節與自動化信息系統融合在一起，和出版工作形成一種良性的互動，這就是所謂的“接地氣”。同時應重視對各環節關鍵人員的培訓工作，否則無法真正發揮ERP系統的實際效用。

（四）初始化數據在錄入新系統前后均要反復核對調試，務必要避免數據在新舊系統銜接不上的情況。

（五）新舊系統需并行一段時間，定期比對新舊系統業務數據，同時測試系統是否真的已經達到實際使用的基本要求，是否與工作實際結合地很好，為后期的升級維護提供新思路。

（六）領導的重視是系統成功上線運行的一個重要因素。雖然在設計時會盡量符合企業已有的工作流程，讓員工使用系統時不會感覺變化太大，但畢竟要打破原先的工作模式，且系統的反復調試過程中難免會帶來一些工作上的負面情緒，出現拖延推諉等現象，這時候就需要領導從思想上認識到系統對于企業發展壯大的重要性，大力推進，親自督辦。

（七）ERP系統設計研發過程中應盡可能多地在系統中設置自動計算部分，減少人工輸入，如自動計算碼洋、千印張、稿酬稅等，這樣就能盡可能地減少人為失誤導致的誤差。

五、關于未來二次開發的展望

雖然事前已諸多考慮，力求盡善盡美，筆者在運行一段時間后認為現行的ERP系統仍有可進一步提升的空間。

（一）通過系統推進全面預算管理。在沒有ERP系統的情況下，原來的預算工作其實并沒有真正操作執行，所謂的預算數據大多是財務部門在前一年的實際發生數上稍作調整，應付過去。現在有了ERP系統，大量的業務數據匯聚其中，各部門人員也參與進來，預算再也不是“無源之水”。此外，初步預算形成后可以在系統中設置預算數據，這樣就可以隨時顯示出實際發生數與預算數的比例關系，例如管理者可以隨時監控收入的完成比例或者費用的超支情況，以便調整下一步管理思路。

（二）現已在成本系統實現自動生成記賬憑證，筆者預想所有的費用單據也可以照此執行，同時通過掃描等技術將報銷的原始憑證也存檔在系統中，便于隨時審核、調閱等，這樣也能免除財務人員一查賬就鉆入堆積成山的會計憑證中的慘狀。

（三）進一步提升系統的智能程度，盡量增加自動計算環節。如開發啟用人力資源系統，在人力部門設定好相應系數以后，系統就能自動計算出當月的應發工資和個所稅，需進行個別調整的情況下才進行人為干預。

六、結束語

毫無疑問地，財務信息化的進一步建設需要大量資金支持，且ERP系統在上線過程中會耗費企業大量的人力物力，但實踐證明這對于企業的長遠發展是一件“功在當下，利在千秋”的好事，不僅能讓企業的管理整體更上一層樓，還為財務向管理會計方向轉型提供技術支持。同時技術的進步也對財務人員提出了更高的要求，不僅要掌握財務知識，還要懂業務、懂發展、懂趨勢、懂溝通，這樣才能“人機合一”，發揮出ERP系統真正的效用，讓企業在市場竟爭中立于不敗之地。

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