新形勢下教育系統人事檔案信息化管理策略初探

摘要：隨著科學技術的不斷發展，互聯網信息技術的迅速變革，加強教育系統檔案工作的改革和創新，實現跨越式發展，是教育系統人事檔案管理工作發展完善的必經之路。本文詳細地分析了新形勢下教育系統人事檔案管理現狀，探討了教育系統人事檔案信息化管理策略，以充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，不斷開創教育系統檔案事業的新局面。

關鍵詞：教育；人事；檔案；信息化；策略；現狀；共享

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術大量運用到各個行業各個系統，教育系統人事檔案信息化建設的目標是選擇優秀教師人才，人事檔案信息化建設使用的是云計算、大數據，如先進的互聯網技術，“教師人才數據庫”建設，為政府和學校提供最新的個人信息，提供選拔可靠、全面的人才。在新形勢下，加強人事檔案管理，適應信息技術的發展，構建一支適應信息管理環境的復合型人才隊伍是當前的主要任務。

一、 新形勢下教育系統人事檔案管理現狀

（一） 對檔案管理工作重要性認識不足的情況普遍存在

檔案工作是一種例行的、常規的基本工作，沒有明顯的成效，影響緩慢，不如緊抓教學和科學研究的效果快速、明顯，這種認識顯然沒有認識到檔案工作在教育發展中的重要性，不能透過現象看到本質，對思想認識的理解不深刻。

（二） 檔案設備投資經費有限

相關部門由于資金緊張，更新、增加檔案管理設施不太認真，甚至沒有安裝檔案管理軟件，資金不足導致檔案管理硬件落后，如電腦硬件設施老化等，這些落后的設備，不能為檔案管理提供技術保障。

（三） 檔案管理工作人員專業知識亟待提高

一些檔案管理人員的穩定性差，隨意更換工作；或者不參加職業培訓，缺乏相關專業知識，降低了檔案管理人員的整體專業素質。有的教育系統，沒有設置具體的檔案管理工作人員，而是由其他人員兼職，這樣的檔案管理人員缺乏必要的專業知識，缺乏專業素質，缺乏職業道德，如果這樣管理人員在工作中有所疏漏，其后果也是不可想象的。

（四） 歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范

近年來隨著人事制度改革和教育的快速發展，人才大量引進，人才流動的頻率也會增加，一些單位由于頻繁的人事變動，相關人員未能及時整理多年積累的人事檔案數據，甚至幾年沒有存檔文件導致人事檔案材料殘缺漏損。此外，檔案工作人員的不斷變化，交接工作并不完美，也是造成遺漏的主要原因。人員檔案材料短缺嚴重，相關制度不完善，檔案管理不嚴格，往往導致檔案資料不完整的收集。

（五） 檔案管理團體工作有待提高，信息資源難整合

一方面，近年來隨著教育改革的加快，人事管理制度不斷深化，人才引進不斷增加，人才流動和檔案管理工作也急劇增加。另一方面，當前教育信息化建設已經開始成型，但從信息資源的集成的角度來看，每個部門也因為各種各樣的原因，以及自身任務的專業性而普遍存在各自為政的情況，缺乏信息資源系統的整合，增加了部門之間的人事資源整合的難度，增加部門之間信息交換的難度。相關部門實現內部所涉及業務的高效化、信息化與信息開發的高成本、高浪費現象并存。

二、 推進新形勢下教育系統人事檔案管理的策略

（一） 加強組織領導，積極有效推進檔案信息化建設

各地教育主管部門和各個學校要增強責任與使命意識，主動作為，高度重視，爭取分管領導的更多關心和支持，落實全省檔案信息化建設推進會精神和要求，將信息化建設作為單位“一把手”工程，在人財物上給予切實保障。

（二） 加強檔案信息共享平臺建設，提升電子檔案管理水平

要進一步爭取各級政府及業務主管部門的支持，在硬件和軟件上有高標準的投入，加快人事檔案信息共享平臺建設，不斷提升電子檔案管理水平，做好人事檔案安全工作。建成一批具有全國先進水平的數字檔案室。加強檔案信息資源共享服務平臺建設，建設人事檔案數據庫，落實數據開放與維護的責任，拓寬通過政府電子政務外網和學校網站開展人事檔案建設的渠道。日常工作中組織人事部門所需的基本信息項應該是相同的，為了減少重復勞動，可由人事檔案管理人員將準確的人員基本情況信息錄入通用數據庫，而日常數據更新如工資、職稱、職務信息的變動由各相關部門及時進行數據維護，人事檔案管理人員則根據變動信息及時索要檔案材料，確保數據的準確性，這樣可以保持檔案部門與其他部門信息互通，確保了人事檔案的時效性。

（三） 加強檔案人才隊伍建設，提升信息化管理能力

一是要高度重視政治思想教育和職業紀律教育。人事檔案管理人員應具備高度的責任心、嚴謹的工作態度，自覺遵守職業道德。二是要健全人事檔案干部培養機制和人才評價機制。積極引進既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才，優化隊伍結構，健全完善科學的人才評價、培養機制。三是要做好任職培訓和繼續教育工作，鼓勵院校和檔案部門深入合作，探索培訓合作機制。加大人事檔案特別是信息化與檔案管理復合型人才培訓財政投入。定期開展全市范圍的人事檔案管理培訓交流，推動人事檔案教育培訓機構及資源的共享。

當今教育改革進程不斷加快，加強和完善教育系統檔案管理工作非常重要，必須充分利用現代化信息技術手段對教育系統檔案信息資源加以數字化處理，在開發利用以及管理檔案信息過程中加強保密意識，避免人事信息的泄露。加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，不斷開創教育系統檔案事業的新局面。

參考文獻：

[1]馮鈺芳.淺談新形勢下教育系統人事檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017，6.

[2]姚釤.淺談教育系統檔案管理問題與對策[J].卷宗，2016，6.

作者簡介：

徐淑莉，重慶市，重慶市秀山縣教育委員會。