企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

張蕾

摘 要：隨著社會經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提升，讓社會中的各個行業(yè)的發(fā)展都獲得了轉(zhuǎn)型與升級上的轉(zhuǎn)變，企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著異常重要的地位。在企業(yè)的發(fā)展過程中，些檔案信息在工作與人員的動態(tài)信息顯示記錄上的作用越來越突出，加上信息技術(shù)的支持，這些檔案信息的處理運作方式也發(fā)生了很多的轉(zhuǎn)變，在這些工作模式上轉(zhuǎn)變過程中也潛藏著很多問題，本文對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進行了問題與創(chuàng)新方向上的論述，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；問題分析；創(chuàng)新思路

檔案工作由來已久，隨著時間的推移，這項工作的運作模式也在隨著時代的變化發(fā)生著轉(zhuǎn)變，我們現(xiàn)在已經(jīng)進入到信息時代，為了更好的適應(yīng)時代發(fā)展的進程，檔案工作需要迎合時代的發(fā)展，在實際工作中結(jié)合信息技術(shù)，并在數(shù)字化條件下，讓檔案信息的建設(shè)逐漸標(biāo)準(zhǔn)化，但是這個轉(zhuǎn)變的過程也會存在較多的問題需要得到解決，信息技術(shù)如何在企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出更大的價值是本文研究的重點內(nèi)容。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題分析

1.1 企業(yè)檔案管理工作認識水平較低

我國很多企業(yè)中的檔案工作一直無法得到良好的轉(zhuǎn)型，管理工作的效率水平一直較低的原因就是很多工作人員的頭腦中沒有樹立出的管理工作較為重要、影響較大的意識。很多企業(yè)在實際的管理工作中還一直沿用傳統(tǒng)的扁平式的模式，甚至將檔案管理部門作為第一個應(yīng)當(dāng)被精簡的部門，這種管理方式不僅不合理，甚至?xí)屍髽I(yè)的長遠發(fā)展受到影響。就其表面上看，檔案信息管理部門在企業(yè)中并不具備什么實際價值，所以將檔案部門中的崗位或是職能進行精簡，可以節(jié)省出很多的資金占用，但是這種將眼前的利益放在第一位的后果就是企業(yè)企業(yè)在市場的中的競爭力出現(xiàn)減弱的情況。

1.2 資金缺乏，設(shè)備設(shè)施落后

很多企業(yè)并沒有將檔案的信息化建設(shè)工作中應(yīng)用軟件、硬件設(shè)施作為支撐起整項信息化工作的重點，忽略了這些基礎(chǔ)設(shè)施在實際應(yīng)用過程中可以發(fā)揮的價值。導(dǎo)致這種問題出現(xiàn)的原因是很多企業(yè)認為檔案管理信息化建設(shè)中投入的設(shè)備資金過多，同時這些設(shè)備應(yīng)用到實際工作中來時，管理人員還需得到相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)才能對這些軟件與硬件進行操作，這些環(huán)節(jié)都需投入大量的人力與物力，很多企業(yè)在這方面可以使用的資金并不是很多，這方面工作資金投入的產(chǎn)出比例和科技研發(fā)、產(chǎn)品銷售上的產(chǎn)出相比較的話，簡直不值得一提。所以這些問題的出現(xiàn)讓檔案管理信息化建設(shè)工作的進度一直無法得到有效提升。

1.3 檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，我國大部分企業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平都遠遠低于企業(yè)其他職位的工作人員，這樣的現(xiàn)狀在一定程度上挫傷了檔案管理工作人員的工作積極性，因此，檔案管理工作成為很多高學(xué)歷人員不愿意選擇的一個工作。同時，隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案管理信息化建設(shè)工作對相關(guān)的工作人員提出了更高、更嚴(yán)苛的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運用計算機知識與技術(shù)，并需要工作人員具有高素質(zhì)和綜合統(tǒng)籌能力。但就目前來說，我國企業(yè)都面臨著檔案管理人員專業(yè)水平較低，知識結(jié)構(gòu)單一等問題，無法真正滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

1.4 檔案信息安全得不到有效保障。在檔案管理信息化建設(shè)的進程中，信息安全是一個需要重點關(guān)注的內(nèi)容，信息的不安全很有可能會給企業(yè)造成巨大的影響，例如，在2008年，東方航空公司就因為相關(guān)數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致多架飛機無法正常起飛，給公司造成巨大經(jīng)濟損失。

2 加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理信息化理念

檔案管理工作上的信息化轉(zhuǎn)型工作想要開展的更為順利，首先要做的是對相關(guān)理念進行創(chuàng)新，以理念推動后續(xù)工作的開展。只有工作人員頭腦中的樹立出信息化轉(zhuǎn)變的理念，才能從被動轉(zhuǎn)化為主動，并讓新型理念中的內(nèi)容對實踐進行指導(dǎo)。理念落實到實際工作上時，要樹立出全局意識，將以人為本的觀念作為檔案工作的重要目標(biāo)。其次是為了促進理念的改革，要及時對工作上發(fā)展目標(biāo)進行明確，依據(jù)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r對檔案信息化的建設(shè)內(nèi)容進行實際性的安排，盡量讓理念可以與企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顟B(tài)相匹配，真正達到與時俱進，共同促進的效果。

2.2 創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)

構(gòu)建交互性、開放式的檔案服務(wù)平臺，做到計算機信息技術(shù)切實為檔案管理服務(wù)，推動檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)發(fā)展，并以此為基礎(chǔ)來促進電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提高相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的信息輸出量與使用效率，讓檔案管理可以真正為企業(yè)與社會的發(fā)展做出貢獻。促進電子檔案管理制度的科學(xué)與完善，技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的重要驅(qū)動力，因此，企業(yè)在進行相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作時，應(yīng)該充分以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，以紙質(zhì)檔案為根本，構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案信息管理機制，實現(xiàn)電子檔案信息技術(shù)的高效利用，規(guī)范管理行為，從而促進信息資源的有效開發(fā)及利用。

2.3 創(chuàng)新檔案管理信息化機制

在新的市場經(jīng)濟條件之下，企業(yè)的檔案管理制度也需要隨著形勢的發(fā)展變化而變化發(fā)展。因此，為了更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)可以從以下的幾個方面來加強自身的檔案管理信息化建設(shè)：構(gòu)建崗位責(zé)任制度以及科學(xué)高效的獎懲制度。促進企業(yè)內(nèi)部崗位責(zé)任制的構(gòu)建，根據(jù)檔案管理工作的要求與具體規(guī)律，將具體的責(zé)任細化到每一個部門、每一個員工身上，保證權(quán)責(zé)的明確。同時，以科學(xué)高效的獎懲制度來營造企業(yè)內(nèi)部積極的工作氛圍，根據(jù)具體的崗位責(zé)任，并結(jié)合公司的發(fā)展實際，企業(yè)以科學(xué)的獎懲辦法和具體的考核制度來規(guī)范工作人員的工作行為，從而激發(fā)工作人員的責(zé)任感與使命感。提高對檔案管理的信息安全保障工作的重視，強化對計算機網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件的相關(guān)管理工作，明確需要重點關(guān)注的安全事項，避免信息泄露風(fēng)險。

2.4 創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)

堅持做到檔案信息化服務(wù)的不斷更新，使其順應(yīng)時代的發(fā)展形勢，例如，企業(yè)可以通過開通檔案信息的網(wǎng)上檢索工作，有效地利用網(wǎng)絡(luò)來促進資源的共享，提高資源的利用率。與此同時，企業(yè)還可以構(gòu)建相應(yīng)的電子文檔信息中心，各個用戶不僅可以自主上傳電子文檔，還可以在該平臺進行相關(guān)的電子文檔下載工作。堅持做到檔案信息化服務(wù)內(nèi)容的不斷更新，首先，創(chuàng)新檔案信息管理工作的職能，由傳統(tǒng)的保管檔案轉(zhuǎn)化為利用檔案，變被動管理為主動利用，變封閉管理為開放共享，以此來滿足各個信息用戶的具體需求，使檔案管理工作可以更好地滿足經(jīng)濟發(fā)展需求。加強檔案信息管理工作的社會化服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)的主體，實現(xiàn)聯(lián)機與檔案館之間的互補檢索，并開通網(wǎng)絡(luò)遠程檢索服務(wù)，實現(xiàn)服務(wù)主體的多元化。創(chuàng)新服務(wù)手段，為了更好地利用現(xiàn)有的、豐富的電子文件信息資源，企業(yè)可以將信息人工整理、存儲，檢索與整理工作也納入信息技術(shù)的利用范疇，實現(xiàn)計算機信息化檔案管理的一條龍服務(wù)。

3 結(jié)束語

通過一上的論述可以從了解到的是檔案管理信息化工作想要得到完全實現(xiàn)，還有很長的路要走。企業(yè)要做出的改變包含很多個方面，同時這是一項十分復(fù)雜繁瑣的工作，短時間的條件準(zhǔn)備不會讓其中存在的阻礙全部解決。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)只有不斷的得到調(diào)整，才能與企業(yè)的發(fā)展的實際步伐相一致，并發(fā)揮出其最大的輔助作用，促進企業(yè)可以獲得長遠的發(fā)展。

參考文獻

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