關于大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略探析

左紫平

摘 要：當前已經進入到數字化時代，數字技術在各領域當中都得到了廣泛應用，將大數據技術和圖書館檔案管理進行結合，成為促進其管理質量水平的重要手段。高校的圖書館檔案管理要和時代發展要求相滿足，從整體上提高檔案管理的質量水平。本文先對高校圖書館檔案管理的現狀以及大數據下對其產生的影響加以分析，然后就大數據下高校圖書館檔案管理的重要性和優勢進行闡述，最后探究大數據背景下高校圖書館檔案管理的策略，希冀在此次對高校圖書館檔案管理的理論研究，能為實際管理有所裨益。

關鍵詞：大數據技術；高校圖書館；管理現狀

大數據時代的到來改變了人們的工作方式，并改變了人們的思維方式，高校的圖書館檔案管理中對大數據的技術應用下，就使得圖書館檔案管理的整體效率得到了有效提高，這就對促進圖書館檔案管理改革有著重要意義。大數據背景下，利用大數據技術應用能將檔案管理的高效性以及多樣性和規模化等特征鮮明呈現，從而促進檔案管理的整體效率。

一、高校圖書館檔案管理的現狀及大數據下對其產生的影響

1.高校圖書館檔案管理的現狀。

當前的高校圖書館檔案管理受到傳統的觀念影響比較深，在信息化時代，缺乏大數據技術的應用意識。檔案管理的模式單一化的問題比較突出，在檔案管理過程中，比較重視檔案考查利用的歷史價值，對組織活動以及下發文件作為重要對象，采集檔案信息也是單線程返回考查利用[1]。檔案管理的模式沒有和實際的發展需要緊密的結合起來，這就比較容易造成管理效率低以及管理的質量得不到控制的現象，大大影響了高校圖書館的檔案管理的整體水平提高，也對實現數字化的檔案管理目標有著很大阻礙。

從高校圖書館檔案管理的現狀能發現，其中比較突出的問題就是重視檔案信息的采集，但是對檔案的存檔沒有充分重視。高校的圖書館檔案的分編歸類的方法存在著不科學之處。出現了重視結果而不注重思路的管理現象。而在檔案的構成比例上也有著不科學之處，主要體現在對于圖書館的會議性的記錄類型比較多，但是在技術性檔案以及業務性的檔案內容就比較少，有的價值的檔案常常得不到重視，如設備檔案等內容。這些問題的存在對高校圖書館檔案管理工作的進一步開展就會產生阻礙。

高校圖書館的檔案管理中資源信息利用效率低的問題比較突出，主要是沒有充分重視檔案收集管理，在檔案資源的使用方面的研究工作沒有做好，造成了檔案資源的閑置。還有的是圖書館檔案內容上不豐富不完善，對使用者的引導工作也沒有做好，這些都比較容易造成檔案資源得不到充分利用的現狀[2]。而一些檔案管理人員的服務意識不強，沒有主動將這些檔案信息進行向使用者介紹提供，一些數字化的系統不完善，以及檔案管理的制度不完善等，這些都造成了檔案資源利用效率低的現象。

2.高校圖書館檔案管理在大數據下的變化。

高校圖書館檔案管理的改善需要有新技術的支持，而大數據技術在近些年的發展速度比較快，在大數據的發展環境下，對高校圖書館的檔案管理工作就產生了很大影響，主要體現在檔案管理的體系發生了很大的變化。大數據環境下比較突出的就是檔案數量的增加，整體檔案服務質量以及要求得到有效提高，對圖書館檔案管理體系產生了很大影響。大數據環境下檔案管理的大檔案觀念有效建立，將傳統紙質檔案轉變成數字檔案，在檔案資源的管理數量上比較龐大，管理的方式應用也比較便捷，這些都是和傳統的檔案管理有著不同的。另外，大數據環境下對高校圖書館檔案管理產生的影響還體現在安全保障體系方面。大數據下的圖書館檔案管理所發生的變化主要是建立了高效化的管理體系，在資源管理的安全性能上也大大提高，在對檔案的綜合管理安全方面有效加強。

高校圖書館檔案管理工作的實施中，大數據環境對其管理服務業產生了很大影響。傳統的檔案管理主要是被動式的服務，而大數據環境下的高校圖書館檔案管理服務方式有了改變，變被動為主動，這就大大提高了檔案資源的利用效率，對檔案管理服務體系也產生了很大影響，大數據環境中的檔案管理項目需求以及對象比較完整化，從整體上提高了服務管理的水平。不僅如此，大數據環境下的圖書館管理在資源體系方面也產生了很大影響，主要是在圖書館數字的來源方面更為豐富性，提高了檔案資源的結構，使得檔案數據的價值密度有效提高了。

二、大數據下高校圖書館檔案管理的重要性和優勢

1.大數據下高校圖書館檔案管理的重要性。

大數據環境下的高校圖書館檔案信息的管理創新是比較關鍵的，和大數據技術進行結合就能大大提高檔案管理的效率。圖書館的檔案資源作為文獻資源內容，是通過多種載體形式存在的，也是高校圖書館發展的有價值財富，在檔案資源實施管理過程中，就要能通過和時代發展的要求緊密結合起來，充分重視方法的科學應用。檔案管理是重要的依據，對圖書館管理工作的評估發揮著重要作用，并是提高圖書館整體管理水平的重要基礎內容[3]。圖書館檔案所包含的內容比較多樣化，是對圖書館的整體管理工作的記錄，所以通過科學化的檔案管理工作的開展，就比較有助于提高高校圖書館的整體管理水平。

再者，大數據環境下的高校圖書館檔案管理工作的開展過程中，也能為教學科研提供材料。圖書館檔案資源的管理為師生學習以及研究提供了方便，對于涉及到圖書館的工作文件以及材料，要及時性的歸檔，逐步的完善圖書館檔案管理的系統。圖書館檔案中的文件以及歷史資料，這些能為領導的管理工作方案制定提供有力依據，所以在大數據環境下要充分重視將檔案管理工作按照相應的要求進行落實到位。

2.大數據下高校圖書館檔案管理的優勢體現。

大數據環境下高校的圖書館檔案管理有著鮮明的優勢體現，主要體現在對檔案信息能夠進行虛擬化存儲，這樣就對圖書館檔案管理整體成本得到了有效降低。時代化的發展過程中，高校的圖書館的藏書數量也會不斷的增加，并且有珍貴的紙質檔案，這些都是圖書館以及學校發展的歷史見證，在資料以及檔案信息的增加下，對檔案信息的管理就存在著很大難度，采用傳統的檔案信息管理的方式，不僅在管理的效率上比較低，從管理的質量上也很難得以有效保障。大數據環境下，通過大數據技術和檔案管理工作緊密結合起來，就能實現檔案信息的虛擬化存儲，這樣就能將檔案管理的整體成本有效降低。

大數據環境下高校圖書館檔案信息管理優勢還體現在，能將檔案信息的內容長期性的保存。傳統紙質檔案信息的保存在時間期限上相對比較短，并且也比較容易遺失，在對檔案信息的查詢搜索方面就有著很大不足之處。但是在大數據技術的應用下，對圖書館檔案信息的長期保存的優勢就能充分發揮，并且對檔案信息的查找也比較方便化，用戶通過賬號密碼的輸入就能迅速的達到查詢的目標。查詢檔案的時候結合數字日期以及類型等關鍵詞的輸入，就能迅速的找到。

大數據技術的應用下對檔案信息管理的專業化目標實現有著促進作用，為其規范化的檔案信息管理提供了很大方便。在大數據技術的應用下使檔案管理向著更為專業化的方向邁進。大數據技術應用也能促進檔案管理人員的專業化程度，這對整體的發展就有著促進作用。

三、大數據下高校圖書館檔案管理的策略實施

大數據環境下的高校圖書館檔案管理策略的實施，要注重從多方面考慮分析，注重結合實際的需要進行建立相應的策略：

第一，建立完善的檔案管理數據庫。高校圖書館的檔案管理質量水平的提高，要能和大數據時代發展的需求緊密結合起來，從整體上提高檔案管理的質量。通過強化檔案數字化建設的力度，將數據庫在檔案管理中加以科學應用，就能有助于檔案管理工作效率的提高。在數據庫技術的應用下，能夠對圖書館檔案信息電子化采集以及傳輸和存儲等，以及將檔案信息進行共享，這對高校圖書館檔案管理的整體水平提高就發揮著重要促進作用。將科技為先理念在高校圖書館檔案管理工作中加以融入，并落實好數據庫技術的應用工作，才能真正有助于實現檔案管理的目標。

第二，注重檔案管理元數據的完善化建立。圖書館檔案管理工作的實施過程中，在元數據的完善建立方面要加強重視。大數據環境下，要通過數據庫將圖書館檔案信息進行完整性的記錄，保障檔案信息能完整的反映圖書館檔案管理的工作，通過大數據技術以及云計算等作為檔案元數據的完善支持技術，從而提高檔案信息的質量[4]。檔案信息的采集過程中，要保證檔案信息的完整，通過大數據技術檢索功能對檔案信息記錄內容進行查詢，擴充不完善的檔案信息。

第三，加強檔案管理技術人才的培養。大數據環境下高校圖書館的檔案管理工作開展，也要充分注重技術人才的培養，這是保障檔案管理工作良好發展的基礎。新時期對檔案管理人員的要求也在不斷提高，在對信息數據技術的應用操作方面要熟練，能滿足檔案管理工作的要求。高校領導層要充分重視圖書館的檔案管理大數據技術應用人才的培養，通過聘請專家的方式，以及組織相應檔案管理人員學習的方式，提高檔案管理人員的大數據技術操作應用水平，這樣才能繁重的檔案管理工作的環境中得到解脫，從而提高檔案管理的整體質量。

第四，建立完善的檔案管理制度。高效圖書館檔案管理工作的實施中，要充分注重以大數據的技術應用作為基礎，從新的發展環境方面加強重視，制定完善的檔案信息監管機制，在大數據技術的應用下存在著安全隱患，故此要能從監管機制方面進行完善建立，這樣才能保障檔案管理工作規范化的開閘。通過檔案信息準入制度的制定和落實，從多方面類型的檔案信息保護力度上加強，最大化保障信息的安全，這樣才能真正為高校圖書館的檔案管理水平提高打下堅實基礎。

第五，注重技術共享引進績效模式應用。為保障高校圖書館的檔案管理工作質量水平提高，就要充分注重對分散的業務文檔以及業務績效量化，大數據技術的應用下對參考咨詢服務以及采購服務等，都能通過制定量化標準，這樣在績效機制技術共享的方式應用下，對檔案管理工作的整體質量效率提高就打下了基礎。通過圖書館內部以及館際的交流溝通和學習，完善技術類業務文檔元數據，通過大數據可視化查找的方式創造新的檔案管理環境，這樣就能有助于對信息壁壘的問題得到有效解決。

第六，加強檔案管理的安全保障。大數據環境下的圖書館檔案管理工作實施中，在安全管理環節是比較重要的，這就需要從多方面加強重視，做好相應的安全保障工作，要通過技術以及管理等措施的實施從整體上提高檔案管理的安全性能。要有專門的檔案管理安全檢查工作人員的參與，通過制定安全管理制度以及對安全防護技術的應用，提高檔案管理的整體應用質量和水平。

高校圖書館檔案管理工作的開展中，通過對大數據技術的科學應用，就能從整體上提高檔案管理的質量。大數據技術對圖書館檔案管理模式的創新發揮著重要作用，在此次對圖書館檔案管理研究下，能從一些側面對其進行深化，這對高校圖書館檔案管理工作的開展就能起到一定啟示作用，希望能為實際檔案管理工作順利實施有所裨益。

參考文獻：

[1]姜翠娥.解析高校圖書館檔案工作的現狀及其問題[J]. 企業改革與管理. 2016（23）.

[2]孫明節，謝蓉.論高校圖書館中的檔案建設管理[J]. 才智. 2017（25）.

[3]娜日蘇.高校圖書館檔案管理的問題及解決措施[J]. 現代經濟信息. 2016（11）.

[4]張曉鳳.高校圖書館電子檔案管理體系的建立及分析——以河南牧業經濟學院圖書館為例[J].內蒙古科技與經濟. 2017（17）.