高校檔案借閱過程中幾個問題淺析

戴星星　　賈毅　　陳啟

摘 要：目前學校檔案借閱管理中存在制度不健全、職責不明確、借閱指導性缺乏、信息化程度不高、監管不力、檔案借出逾期不還等問題。為此筆者淺析了下解決策略，以期改進學校檔案借閱管理工作。

關鍵詞：學校檔案借閱管理；學校管理；制度建設

檔案借閱是檔案利用服務工作的重要組成部分，是檔案及檔案工作的價值得以體現的主要方式之一，是檔案工作的終極目標。但目前高校檔案借閱工作并沒有充分發揮檔案的價值，筆者將從目前學校檔案借閱存在的主要問題及對策兩個方面略述己見，和大家做個探討。

一、目前學校檔案借閱中存在的主要問題

（一）制度不完善，安全隱患大

目前筆者所在的單位絕大部分檔案借閱都履行登記手續，但也有個別檔案借出后到歸還時間，借出者沒有履行規定的續借手續，催還無果，而檔案的借閱工作與個人的考核不掛鉤，給檔案的安全帶來了很大隱患。

（二）職責不明，導致借閱無門

目前，筆者所在的單位尚未實現檔案的集中統一管理，如財務處保存自己的資料，有些機構成立的重要審批材料留存在各部門或財務處；學校檔案室隸屬圖書館，管理文書、科技、基建、聲像、專門檔案，形成在同一個單位內由多部門管理檔案，相互不隸屬、相互不銜接，歸檔職責不明、責任不清的局面。

（三）部分檔案管理人員業務不精，缺乏借閱指導性

目前筆者所在的檔案室，檔案管理者皆非檔案專業出身，雖然一直在學習檔案的法律法規，積極參加檔案培訓，但檔案管理人員的能力仍需進一步提高。

（四）信息化程度不高

目前筆者所在的檔案室，絕大部分的文書檔案、科技檔案進行了掃描，可以實現全文檢索，但是其他門類的檔案信息化程度不高。借閱檔案仍然是以傳統的紙質檔案借閱為主。

（五）監管不力，造成檔案丟失

一些學校工作人員出于工作需要，借出檔案后長期不還；有的被借出的檔案出現被涂改或者重新改寫的現象，使檔案內容失真。

二、優化學校檔案借閱管理的對策

（一）增強安全意識，優化借閱環境

學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容，與學校建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全校職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與學校日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。在此基礎上，建立學校檔案管理制度，并且率先垂范，帶頭重視學校檔案的安全管理。實行檔案管理問責制；不僅如此，全校職工也要認識到學校檔案是維護自身權益、服務人民群眾的重要工具，真正做到“安全第一、預防為主”，最大限度地避免因人為疏忽導致的檔案安全問題。

（二）規范借閱程序，健全管理制度

建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。檔案借閱制度的制定可從借閱范圍、歸還期限、手續以及注意事項幾個方面來制定，我校的檔案的借閱范圍對保密檔案以及珍貴檔案的借閱作出了特殊規定；歸還期限是一周，超期需要辦理續借手續；人事檔案以及涉及到學生個人信息的檔案（新生入學登記表及招生錄取名冊）的借閱要憑合法證明借閱，人事檔案的借閱還需要人事處的同意；注意事項一般是借閱時需要清點文件份數，告知不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等，我校檔案室還配備了清華紫光檔案軟件網絡版，可以實現電子檔案的借閱登記、統計、歸還、續借管理、催還等功能。

（三）整合檔案資源，提升檔案信息化水平，提高借閱效率

學校要加快構建科學的檔案管理體系，同時將學校的檔案進行分類，統一管理，將檔案管理工作也納入學校考核內容。學校檔案部門要做好檔案信息的收集和整理工作，并在日常工作中要針對文獻進行分類、編目、檢索和借閱，通過網絡化的檔案軟件，提高檔案的信息化程度，在學校內部建立起高效、快捷及嚴密的查閱和借閱系統，從而提高檔案的借閱效率。

（四）重視檔案管理人員的培養

檔案管理人員應不斷提升自身素質，不斷提升檔案服務水平，充分發揮檔案的價值。

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作者簡介：戴星星（1987—），女，漢族，安徽桐城人，檔案室檔案管理科副科長。