實現(xiàn)機關(guān)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展路徑

摘 要：伴隨著國家信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的文字文件分類歸檔的檔案管理模式明顯已不能再適應(yīng)如今的管理工作。機關(guān)單位的自動化管理系統(tǒng)目前已慢慢步入正軌，而機關(guān)檔案的管理工作也是機關(guān)部門工作的重要任務(wù)之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)機關(guān)單位的運轉(zhuǎn)工作。如何能夠在信息時代飛速發(fā)展的前提下快速有效的對機關(guān)檔案進行管理，已經(jīng)成為機關(guān)部門必須考慮的問題。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；自動化管理；信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的機關(guān)檔案都是以紙張作為載體的，然而紙張時間一長必然會有破損，字跡也會不清晰，長久保存有一定的難度，而且人為的借入借出，有時也難免會造成丟失或未歸還的現(xiàn)象。并且，傳統(tǒng)的機關(guān)檔案主要是通過人工自己去翻閱查找的，即便檔案分類到位但由于數(shù)量繁多，查找起來也是相當?shù)馁M時費力，這也導(dǎo)致機關(guān)檔案管理工作的效率很低。然而，引入信息化管理技術(shù)后，只需通過掃描、照片等方式將檔案文件錄入電腦，并通過軟件按照步驟對檔案進行分類管理。需要調(diào)閱時只需要在計算機上進行查詢就可找到詳實的資料，這樣方便了查詢與檢索，并且通過系統(tǒng)還可以對借閱者進行提醒催還，這種操作很大程度上保護了機關(guān)檔案的完整，也方便了機關(guān)檔案的管理。那么，如何才能夠?qū)崿F(xiàn)機關(guān)檔案的信息化管理呢？

一、提升對機關(guān)檔案信息化建設(shè)的認知

相信很多人對于機關(guān)檔案的管理還是停留在以前的基礎(chǔ)上，理所當然的對機關(guān)檔案信息化建設(shè)還沒有很清晰的概念。因此，想要做好機關(guān)檔案的信息化建設(shè)，我們首先要做到“知其然，也知其所以然”，這是很關(guān)鍵的一點。

個人認為，所謂的機關(guān)檔案信息化是指依靠信息技術(shù)為機關(guān)單位提供了更優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)格化管理條件，通過圖片、數(shù)字、影像數(shù)據(jù)等幫助機關(guān)單位能夠更優(yōu)質(zhì)、快速、高效的進行檔案信息管理，龐大的信息承載量以及快捷的檢索方式使得檔案管理工作變得方便有序，從而實現(xiàn)了檔案信息更好的為社會服務(wù)的目的。利用信息技術(shù)管理機關(guān)檔案的目的是為了提高機關(guān)檔案管理工作的效率并且節(jié)約機關(guān)的經(jīng)濟資源，使得機關(guān)部門可以投入更多的人力物力財力去實行自己的政府職能。

二、遵循機關(guān)檔案信息化的相關(guān)準則

未來的機關(guān)單位的信息化建設(shè)追求的是無紙化辦公，將所有的信息以計算機語言的方式存儲起來，但是所有的計算機語言都是存在被篡改的可能的，一些重要的文件一旦被更改或被破壞，檔案文件便無法復(fù)原，這樣的損失是不可估量的。這也因此導(dǎo)致電子檔案的法律作用和憑證效益還不能夠完全替代紙質(zhì)文件，因此在建立電子檔案的同時一定要注意相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的保管。對于有些的機關(guān)部門，有時可能面臨檔案室面積有限的問題，這樣會阻礙檔案信息化建設(shè)。因此，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)人員一定要加強溝通與協(xié)調(diào)，各部門人員要增強協(xié)作意識，力爭在每個環(huán)節(jié)做到“無縫銜接”，這樣才能確保機關(guān)檔案信息化建設(shè)的完成。

三、建立機關(guān)檔案整合管理系統(tǒng)

機關(guān)檔案由于來源廣泛，因此在歸檔時要對信息做到有序分類，以前傳統(tǒng)的檔案管理大多是將檔案文件按編排目錄放入檔案盒，最后有序的排放在書架上。這樣的管理方式看似方便，但檔案再尋找起來還是存在難度的。通過檔案的信息化建設(shè)，我們可以將檔案數(shù)字化、信息化，通過多層的整理排序?qū)ξ募?nèi)容進行篩選，把檔案信息有序化，然后通過檢索系統(tǒng)進行查找，解決了政務(wù)信息量大，不集中的問題，大大提高辦公效率。

整合完善的檔案系統(tǒng)還可以實現(xiàn)與辦公網(wǎng)絡(luò)的連接，其主要作用在于方便相關(guān)人員工作時如若需要調(diào)用一部分的檔案資料時，可以通過實名登錄的方式，在線進行檔案資料的調(diào)度查詢和利用。檔案系統(tǒng)與辦公網(wǎng)絡(luò)連接的另一個好處在于，辦理成功的電子文件可以立刻通過網(wǎng)絡(luò)連接傳輸對其進行分類歸檔，從而簡化了工作步驟。

四、加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)

通過電子信息技術(shù)管理機關(guān)檔案的工作始終還是離不開人工操作的，信息化管理過程中可能會遇到復(fù)雜的應(yīng)用軟件和程序，這就需要檔案管理人員具有一定的計算機操作水平。目前我國的機關(guān)檔案管理綜合能力還處在世界較低的水平，與國際上一些強國大國的實力比起來還是相較甚遠的。在信息技術(shù)發(fā)展如此迅猛的時代背景下，機關(guān)檔案的管理人員必須要與時俱進，機關(guān)部門要更加重視檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，多提供外出學習的條件，學習借鑒別人的長處，做到“師夷長技以制夷”。側(cè)重關(guān)注管理人員對于計算機基礎(chǔ)知識的積累，提高管理人員的理論水準。同時也鼓勵管理人員多操作多練習，熟練機關(guān)檔案管理的操作流程，這樣才能夠滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

五、確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全性

機關(guān)檔案是國家行政事務(wù)方面的重要文件，是不能夠隨意外泄的。做好機關(guān)檔案的保密工作可謂是工作中的重中之重?，F(xiàn)代社會信息化發(fā)展迅速，辦公自動化如此普及，如果檔案一旦外泄，由于電子信息傳播速度極快而且很難控制，其造成的損失很難在短時間內(nèi)彌補。所以在機關(guān)檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要做到以下幾點：參與管理機關(guān)檔案的技術(shù)人員一定要遵守國家的法律法規(guī)，杜絕泄密事故的發(fā)生，管理人員要定期培訓(xùn)，適當進行考核以提高個人管理水平；建立完善的機關(guān)檔案信息化管理制度，對檔案的查閱、外接等要嚴格把控；對于不同級別的機關(guān)人員實行等級限制，不可越級查看檔案；對檔案系統(tǒng)進行定期的檢查，確保電子檔案儲存介質(zhì)的安全，做好防火防水工作并定期備份。在大力開展信息化機關(guān)檔案管理的同時，要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度上綜合電子信息管理系統(tǒng)的特點，制定更加完善的機關(guān)檔案管理制度。

六、總結(jié)

完全實現(xiàn)機關(guān)檔案信息化建設(shè)的過程是艱苦而又遙遠的，但這是信息時代潮流下的必然趨勢，所以機關(guān)檔案信息化建設(shè)的人員一定要注意前面提到的幾個方面。首先一定要加深對機關(guān)檔案信息化建設(shè)的認識，在檔案信息化管理過程中要遵循原則，加強與其他部門的協(xié)調(diào)協(xié)作意識。在檔案錄入時確保信息的準確、有效，同時要做好信息系統(tǒng)的保密和安全工作。其次，要不斷加強自我綜合素質(zhì)的提高，把身心都要投在機關(guān)檔案信息管理上，因為機關(guān)檔案是國家的機密，不能夠隨意泄露，即便往后道路會遇到很多困難和阻礙，只要牢記以上幾點，那么實現(xiàn)機關(guān)檔案信息化建設(shè)就是為期不遠的了。

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作者簡介：馮楚瓔，女，漢族，河北廊坊人，工學學士，助理館員，主要研究方向：檔案管理。