試析內控管理工作中的合同管理問題

彭海云

摘 要：合同管理是企業內控管理的重要內容之一，規范合同管理，既是財務人員了解掌握企業的經營狀況，準確核算經濟業務，控制財務風險的重要手段，更是企業實現科學化、制度化管理，提高經濟效益的有效途徑。對企業控制風險、維護企業自身的合法權益具有深遠意義。本文從內控管理的角度，闡述了合同管理的重要性，剖析了企業合同管理的現狀，指出了從設計合同審批簽署到實施全過程中有可能出現的問題，并提出了相應的對策及建議。

關鍵詞：內控管理 合同管理 問題 對策

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）05（c）-082-02

合同作為企業經濟行為往來的法律及信用的依據，在企業經濟業務中發揮著越來越重要的作用，通過對合同流程的優化、合同各環節目標責任的解析，可以規范合同管理、規避合同風險、提高企業的經濟效益。但很多企業目前的現狀是：沒有建立健全完善的合同管理體系，合同風險管理意識淡薄，財務管理與合同管理嚴重脫節。財務部門對涉及到采購、銷售等業務部門的合同履行情況無法做到參與及全程監控，結算業務來了后也只能根據自己的理解進行簡單的核算，即“死記賬、記死賬”，財務核算內容不全面、不準確，財務信息嚴重滯后，從而導致財務評價數據失真，背離企業會計準則，在一定程度上影響了企業的健康發展。因此，加強企業合同管理已經刻不容緩。

1 企業合同管理的重要性

1.1 合同管理有助于監控和規避企業經營風險

合同是企業從事經濟活動、取得經濟效益的依據，合同管理包括：合同策劃、調查立項、談判、擬定文本、審核、簽署、履行等環節，企業的經營風險也貫穿于各個環節中，規范的合同管理，首先能從調查立項的開始就能發現項目合同隱藏的投資風險，通過加強對立項的審查，能判斷并避免企業的無利益投資，也可從合同管理的其他各個環節監控到合同執行過程中的動態，對可能產生的風險，可以有效規避，維護企業的合法權益，保障企業正常經營。

1.2 合同管理有助于提高企業的管理水平，提升企業的整體形象

隨著市場經濟的不斷發展，現代企業之間的競爭也日益激烈，這些競爭已不僅僅是單純的產品價格和質量競爭，更重要的還有企業信用及企業形象上的博弈。規范、有序的合同管理不僅有助于員工建立良好的信用意識，提高企業經營者的管理水平，更能使企業的合作者與客戶感受到企業的嚴謹與守信，從而樹立誠信、守規的良好企業形象。

1.3 合同管理有助于節約成本

經濟效益是企業發展的推動力及方向標。規范的合同管理能有效地控制非理性的投資決策、發揮科學的談判技能，通過對合同條款的設計，正確引導合同的履行，最大限度地降低、規避財務風險和法律風險，可以大大降低合同成本，創造更好的經濟效益。

2 企業合同管理存在的問題

2.1 合同授權審批管理制度不健全

很多企業的合同管理機制建設滯后，對外的經濟業務僅由企業的法人代表作為合同的簽約人，沒有健全的逐級授權審批制度。而實際工作中，由于經濟業務的繁雜，很多簡單的業務往往原本僅需負責業務的二級單位自行完成，但因企業沒有建立有效的逐級授權審批制度，造成簡單的業務也要走繁瑣的流程，很多業務因沒有及時簽約，而痛失良機；也有一些企業的合同沒有有效的審批管理，金額不論大小，均由某一人審批，對合同的立項、協商、擬定、審核、簽約沒有全面的布署，缺少崗位牽制，不能形成相互監督的機制。

2.2 信息化、保密性管理落后

近年來，很多企業雖然都在提倡無紙化辦公，但對于合同管理范疇，大多數企業仍是耗費大量人力物力施行手工管理或簡單的電子表格查閱，管理手段落后，信息化、無紙化管理也只是口號而已，并未能真正實施。執行中的合同文本大多由辦公室人員代管或業務部門內勤人員兼管，缺少系統的管理流程；合同履行也是部門之間各自為政，特別是因經辦人員工作崗位發生變動，或調離本單位后，合同資料更是無處查詢，經常會發生合同遺失，甚至導致企業重要資料泄露的現象。即便有少數企業引入了相關的合同管理系統，卻也往往忽視了與財務系統對接，從而無法提取財務系統中的相關信息，財務人員也不能做到全程跟蹤、監控合同的動態，增加了合同執行、監管過程中潛在的經濟風險。

2.3 合同履行缺乏相應的評審環節

合同審計評估是合同管理的總結階段，一些企業往往重視合同的調研、決策、簽訂，履行，卻忽視對合同執行情況的審計評估。以至于合同執行完后，對合同好壞，管理得失、經濟業務的成敗都無從評價，即使出現投資失誤也無法實施責任追究制度。其實，合同后的審計評估工作相當重要，它可為下一工程或下一經濟業務提供可借鑒的經合。通過合同的審計評估，總結合同的利弊得失，對合同履行好、管理好的經驗加以總結推廣，對不嚴謹、不合規或是不適宜的條款加以調整及改進，可以有效預防后期的合同風險，規避合同陷阱、增強防范措施。

3 加強合同管理的對策及建議

3.1 優化合同管理的流程

合同管理包括合同策劃、調查立項、合同談判、擬定文本、審核、簽署合同、履行、執行情況評審、合同整理歸檔保管等環節。如圖1所示，將合同管理流程化、制度化、規范化，有利于明確責任主體、目標任務和工作措施，有針對地實施對合同全過程監控，有效控制和防范合同風險。

3.2 加強合同管理內控制度的執行力

3.2.1 賦予財務人員對合同管理的權限

財務人員是企業內部控制的主要參與者，賦予其對合同管理的權限及職責，對合同的規范管理有著積極的推進作用。理由一：財務人員掌握的企業經濟信息比較全面、專業、準確，財務人員參與進來，能夠更科學、更全面地理解合同的經濟指標、項目獲利能力、結算方法等。從而在合同履行時確保合同不產生歧義，順利結算。理由二：因職業性質原因，財務人員對合同條款中涉及賬務處理的內容會更專業和專注，能夠從賬務處理的角度提出意見，有助于企業在實際業務操作過程中更規范、更嚴謹。理由三：確定財務人員參與合同全程監控的權限及職責，可切實發揮自身應有的監督與管理的職能，有利于企業財務的公開、透明，防止業務部門為了簽約方便或是其他的什么目的隨意變更合同內容、損害企業利益。理由四：對于企業的重大投資項目，財務部在合同簽約前通過對方提供的財務報表數據等，可以有效分析對方的經濟狀況、財務狀況、現金流等信息，從而為合同的簽訂提供更為專業、可靠的決策依據。因此說，賦予財務人員對合同管理的職責和權限，使其參與到合同的監督、管理中來，可以保證合同管理工作的良好運行，從而達到全方面提高財務監督。

3.2.2 對合同的各個環節進行全面部署，實行崗位分離

合同是經濟行為法律依據，是企業信用的保證，合同履行過程中的各個環節若操作不慎，勢必會引起企業的經濟糾紛，甚至法律風險。因此，企業要根據企業自身的情況建立合同管理相關的配套制度，制定合同執行重要環節中的實施細則，逐級規定審批權限、考核追究制度辦法等，使每個環節的執行都有據可依、有章可循。根據企業精細化管理要求，全面細致測算合同執行過程的預算，財務部門定期提供合同預算執行情況報告；審計部門對報告進行分析并提出建設性意見；業務分管部門詳細登記合同的訂立、履行、轉讓、變更撤銷等情況；合同歸口管理部門還要定期對合同進行統計、分類整理；從而合理確定各部門的權利與責任、分工與制衡，實行崗位分離，有效牽制，使合同管理有章可循、有章必循、違章必究。

3.3 完善合同的事后評價及歸口存檔管理

3.3.1 完善合同的事后評價

對于經濟合同特別是項目合同尤其重要，合同履行過程中如出現人為異常，監管對方須將異常情況、原因分析和初步判斷及擬處理意見等形成報告，報經監管主體審核后予以處理或實施；合同履行完畢或終止后，應對項目實施的目的、執行進程、效益指標進行檢查和總結，對項目的作用、影響等進行系統、客觀的分析，并做有效、合理的評價；建立并完善風險評估制度；通過分析評價，特別是對虧損的項目，應找出虧損的原因和問題的根源，提出有效的解決方法，總結成功的經驗并吸取失敗的教訓，通過及時的后評價工作，為未來新項目的決策提供依據，有效預防和減少投資風險，提高管理層投資決策水平。

3.3.2 完善歸口存檔管理

劃定合同歸口管理部門或單位、規定合同借閱的審批流程，明確相關責任人員的職責；實行合同簽收管理，并制定配套的責任追究制度；防止經辦人員崗位變動造成合同的缺失；定期和不定期對合同保管、存檔情況進行抽查，防止合同泄密、濫用。

3.4 提升財務人員合同管理的水平

合同管理是企業運行發展中的一項長期、重要的工作，為了保證簽訂合同的質量以及履行的順暢，加強對財務人員在合同管理知識的考核和培訓、提升財務人員合同管理水平的工作勢在必行。為了更好地提升企業經營運行質量，結合本企業經營范圍、工作出現的問題情況，“量體裁衣”，可通過“請進來”“走出去”等方式，定期不定期地組織財務人員合同及合同管理知識的學習和培訓，進一步提升財務人員的合同管理水平。并結合企業的實際情況，有針對性的對企業的財務人員進行法律等相關知識的專業培訓，規避合同陷阱、著實解決企業經營管理中過程遇到的經濟問題及法律盲點，使財務人員能夠將學習到合同管理、法律知識，更好地融入到財務管理工作中，提升合同管理的水平。

參考文獻

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