第三方支付環境下收銀系統內部控制的優化

張鳳元　王馨萍　常紀鋒

【摘 要】 隨著我國第三方支付行業移動支付業務的高速發展和“新零售”模式的出現，對線下銷售的收銀系統提出了更高的要求。針對收銀系統數據的流轉障礙以及人機之間銜接的多重漏洞等問題，首先從收銀系統內控制度進行整合，利用信息媒介實現精準銷售，科學制定崗位責任制度；其次從收銀系統功能整合收銀及自動結轉、流程優化；最后基于數據采集集成功能建立收銀系統數據庫、提升收銀系統功能定位三個方面提出了內部控制優化的建議。

【關鍵詞】 第三方支付； 收銀系統； 內部控制

【中圖分類號】 F832；F275 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）13-0100-03

一、引言

智能通信設備的普及與應用推動了支付方式的電子化，移動網絡的進步更是推動著第三方支付的迅速發展。這種借助于各種形式的移動終端和設備，并且通過互聯網、手機短信等對所消費的商品或服務進行操作的支付方式日漸流行。中國是世界第一大手機用戶國，iResearch艾瑞咨詢數據庫2016年對中國第三方支付行業的數據進行調查，中國市場移動支付交易規模已達41.3萬億元，同比增長89.2%，第三方支付平臺眾多，付款方式多樣，移動支付的技術與產業模式也在逐步地完善與成熟。

商業流通企業收銀系統向著精細化和制度化發展的同時，現行收銀系統的缺陷也漸漸顯露出來。錢款的流通越來越多地體現于數據信息在顧客和商戶之間流轉，每一筆交易都以雙方共有的電子憑證記錄在支付的APP中，大批量數據的流轉由于受制于目前的網絡和設備，致使移動支付所產生的大量數據信息沒能充分使用，產生數據的流轉障礙甚至出現人機之間銜接的多重漏洞。這種障礙的出現也使一些不法分子有了可乘之機，利用數據漏洞進行錢款的偷盜以及不正當交易等行為，制約了金融市場的進一步發展和完善。受線上零售的影響，傳統的零售業倍受沖擊，面對新經濟形態的影響，傳統營運資金管理是否仍具可持續性，這也是流通企業必須考慮的問題[1]。對于線下銷售，商場收銀支付錯誤所導致的數據信息安全問題，售后的保障問題等都時時影響著消費者的消費心理，進而影響著線下零售行業的發展。所以商業流通企業需要一個多功能、高定位的收銀系統來為其決策提供支持和幫助，而商業流通企業其特有的庫存量大、交易次數多、流通速度快的特點也對收銀系統的精度和效率提出了迫切要求，收銀系統的完善與優化成為必然趨勢。

基于以上研究背景，在當前網絡安全技術和云端傳輸功能日趨完善的發展趨勢下，順應移動電子支付為代表的第三方支付發展方向，合理地避免“新零售”行業帶來的沖擊，商業流通企業需要對收銀系統進行全面的整合優化，根據按需定制的原則將收銀系統打造成企業數據倉庫和決策支持系統，成為企業發展的必要條件。企業在收銀系統的功能定位、數據處理、權責分配等方面進行優化改革勢在必行。

二、第三方支付環境下收銀系統內部控制的優化

（一）收銀系統內控制度整合優化

1.利用信息媒介實現精準銷售

目前商場的購進與銷售缺少一個具有引導性和支持性的信息支持，收銀系統作為直接接觸消費者的第一系統有必要利用一個媒介來為企業購銷提供數據信息支持，達到推薦促銷的目的，實現精準銷售。

利用電子支付留下的電子支付憑證及微信號等，進行信息收錄和存檔，并標記為電子會員，避免實名認證會員出現信息泄露的情況發生，增加信息的安全性。利用留存的電子會員信息，以及前期購物信息進行愛好偏向的預測性分析，做出銷售情況的未來規劃，將顧客傾向的商品進行整理，在對應的微信平臺上進行推薦促銷，實現精準銷售。精準促銷實現數據流程如圖1所示。

2.科學制定崗位責任制度

科學劃分收銀系統相關的各部門及部門內部各部分之間的職責權限，明確各崗位職責與權限，使不相容崗位形成相互制衡的關系，做到各崗位互相促進、互為監督，防止挪用物資的現象再發生，保障企業資產安全[2]。收銀系統崗位設置如圖2所示：部門內設分組，崗位配置相關人員，減少組間人員調動，加設報賬審核機構，杜絕身兼收銀主管及備用金管理員雙職。收銀與備用金管理相分離，報賬與稽核檢查相分離，業務與記錄、保管、審查相分離等，借此杜絕身兼數職，連帶用人等情況的發生。嚴格劃分職責權限，明確界定收銀主管等中層主管人員能夠處理的最高金額，避免收銀系統中出現重大疏漏造成財務風險的事項發生。加強內部稽核，促進收銀系統中報賬階段的規范化進程。在收銀中心單獨設置收銀報賬審核人員，不由收銀員或收銀主管代兼，不僅審查收銀員的當日報單與軟件后臺顯示是否相同，銀行存款入賬金額和現金數目與軟件后臺是否相同，而且要審查收銀人員提交的原始憑證的真實性、合法性，是否出現虛假銷售，以完善企業內部控制制度，降低財務風險。

（二）收銀系統的功能優化

收銀系統未來改革發展要遵循“三模塊，一概念”的功能優化理念，將功能進行模塊化定位。“三模塊”是指在收銀模塊實現單一收銀設備的整合，形成收銀與自動結轉功能；在數據庫模塊，突出數據的采集功能，將收銀業務與風險管理、數據信息生成等多種功能糅合，形成一個整體性的數據倉庫；在銷售模塊利用數據信息生成無記名電子會員，利用偏好分析實現推薦促銷和精準銷售。“一概念”是指云端電子發票的概念，建立永久性云端電子發票留存機制與查詢服務功能，以此達到使商品質量可追溯，從而更好保護消費者權益，增強客戶信賴度。

1.整合收銀及自動結轉功能優化

將所有使用的收銀功能集中整合到一臺收銀設備上，使收銀機器的操作更為便捷，改變原始的單一功能，進行功能與功能之間的合并，實現全面管理，從而減少程序重合及數據的冗余。

日常消費付款有時候會選擇掃碼移動支付方式，使用不同的手機APP來掃對應的二維碼，比如付款方要用支付寶付款，就要打開支付寶的APP來掃由賣方提供的支付寶付款二維碼，但是如果是使用支付寶的APP掃取了微信支付的二維碼，就屬于無效操作，所以為了應對不同顧客的付款方式，賣方需要準備多張二維碼以供顧客選取。2016年4月份，出現了一種新的掃碼支付方式，一張二維碼對應一個店家的支付平臺，能使多種付款方式并存。這種二維碼叫做統一支付二維碼，指向的是一個多元化的支付界面，在掃碼的同時會在所使用的APP內打開這個二維碼，打開的同時判斷這個二維碼的應用類型，微信掃碼就會跳轉到微信支付接口，支付寶掃碼就會跳轉到支付寶支付接口。所以用同樣的原理來看待收款，當收銀員用掃碼槍對買方提供的一維支付碼進行掃取之前要提前人為進行判斷支付APP并進行選取，而如果收銀軟件內能具備一個收款平臺，自動識別收款接口，就會精簡收銀的流程，從而減少設備的操作。

2.收銀系統流程優化

結合電子支付方式的工作要求對收銀的系統流程進行改進，在實際操作中，企業的系統流程可以優化為以下三個控制環節，如圖3所示。

企業的系統流程優化的第一個控制環節就是收銀階段，收銀人員在銷售商品時開具收款小票，小票共分為顧客持有，柜組留存以及收銀留存三聯，同時將銷售情況錄入貨物管理系統。第二個控制環節就是報賬階段，收銀人員對當日所收現金、購物票等在收款結束時一并交與現金暫存管理人員并當面點清填寫報賬單，管理人員清點清楚填寫清點單后入庫封存。第三個控制環節就是入賬階段，由管理人員出庫現金與出納進行交接，杜絕第三人接手，當面清點是否與前一日清點單數目一致。

通過對流程的優化提前了收銀報賬的時間，降低了收銀員所承擔的風險，同時，能夠準確獲知錢款在收銀中心流動產生問題的階段，確認賠付責任，在報賬階段進行雙重的報賬審核，單獨設置了報賬階段審核人員，以降低風險，提高效率。對賬階段進行人機二次對賬，防止出現利用收銀設備漏洞的舞弊或偷盜行為，提高企業的資金財產安全性。

（三）數據采集集成功能優化

1.建立收銀系統數據庫

建立收銀系統數據庫就是將收銀業務、風險管理與數據信息生成系統等多種功能高度集成一個整體性的云端數據庫，包括自行開發的數據倉庫、交易流水數據、一級二級研究數據等。在大數據時代，財務共享服務模式其IT架構更多地運用到云計算技術，并需要大數據進行技術支撐[3]。數據類型示例如表1所示，企業將這六類數據進行整合，通過可視化的后方平臺，更好地幫助管理層掌握實際發生和計劃之間存在的差異和企業的運行情況。同時通過操作簡單交互式的可預測模型，將不同的參數輸入，進行數據化模擬分析，來預測企業未來的財務、經營狀況，為戰略決策提供信息和依據。

利用信息整合優化產品結構引導購銷。將制度進一步轉化為流程和表單，進而將業務嵌入信息系統，提高制度執行的剛性和權威性。信息化是企業內部控制從規范走向成熟的重要標志[4]。有效的信息管理系統能夠暢通企業內部信息的溝通機制，保障信息傳遞的完整性和時效性，實現上達下銷。其次能產生有效的反饋作用，使商業流通企業的各個方面不管是從市場到資源的整合，還是從戰略到成果的轉化都能夠有機地結合起來，從而保證企業經營目標的實現。所以在完善企業內部控制制度的基礎上，健全商業流通企業管理信息系統，能夠保證經營信息的最大利用效率，同時也使信息在收銀部門和財務部門之間實現有效傳遞和反饋，滿足商業流通企業在市場經濟體制下對經濟快速發展的及時應對，為商業流通企業的發展提供足夠的動力和保障。

2.提升收銀系統功能定位

全面更新設備適應多樣化收款方式，收銀中心下設設備監管組，一是對設備使用人員的專業培訓，二是捕捉電子支付信息記錄，利用電子信息如微信號等開發無實名認證性會員。

商業流通企業商品種類多、交易頻繁，要求收銀設備及時更新，優化設備版本適應多樣化的收款方式，將有利于降低使用內存，分散CPU的壓力，降低系統出現差錯的可能性；通過改變內設來簡化商品信息、更新程序和節省時間，減少由于商品信息錯誤出現長短款的可能性。此外，設置設備監管組專職維修，管理部負責處理收銀設備的日常維修工作以及相關操作人員的培訓工作。收銀軟件方面主要是要定期安裝必要的防攻擊軟件或進行網絡加密，同時提前準備網絡風險應對策略并對相關人員進行培訓，避免在收銀系統中形成不可控區域，以便合理規避風險。企業通過加強對硬軟件的監管，確保收銀系統內部程序運行順暢，有效降低收銀風險，更好地促進企業經營發展。鑒于第三方支付平臺強大的實時交易記錄和交易分析功能，該平臺能夠有效規避交易雙方可能的交易抵賴行為并為隨之出現的糾紛提供依據，很大程度上保障了交易雙方的利益，為規范虛擬金融市場環境做出了貢獻[5]。利用第三方支付留下的電子支付憑證及微信號等，進行信息收錄和存檔，就是為了防止實名認證會員出現信息泄露情況的發生。

三、結論

收銀系統的健全穩定是商業流通企業的發展基礎，而在市場中第三方支付方式盛行的環境下，收銀系統的健全穩定依賴于企業內部控制制度的全面程度，優化收銀系統是以企業價值為目標，參與并完善風險管理、內部控制和公司治理的過程，以其特有的安全性、準確性和效率性來滿足企業發展的需要。通過深入調查，并結合企業實際需要，嘗試提出了流通企業收銀系統的優化與功能集成理念，這不僅有利于降低收銀系統的風險，還為企業戰略決策定位提供了信息基礎與技術支持。

【參考文獻】

[1] 楊海燕，王伊，韋菁韓.零售業營運資金管理現狀及優化策略研究——以華聯綜超為例[J].會計之友，2017（3）：57-61.

[2] 殷義左.提高商品流通企業內部控制的有效性分析及策略[J].財經界（學術版），2016（19）：87.

[3] 程平，白沂.大數據時代基于財務共享服務模式的IT審計[J].會計之友，2016（24）：128-131.

[4] 婁權，鄧超然，付細軍.搭建內部控制信息管理系統的探討[J].中國管理信息化，2016，19（5）：44-46.

[5] 謝瑤華，欒福茂.我國第三方支付的現狀、風險及控制對策[J].財會月刊，2017（13）：41-45.