ERP環境下的會計信息系統內部控制研究

摘 要 近年來隨著科學管理技術的不斷發展與完善，內部控制制度成為研究的重點與熱點，這也是現代企業管理的一個重要內容。同時，由于系統在企業中的廣泛應用，會計信息系統已經與系統高度融合。系統為企業的內部控制創造了良好的條件，同時也帶來了新的風險，產生了較大的影響。ERP環境對內部控制的影響以及其存在的問題是本文研究的重點，從而在次基礎上提出相應問題對策以及政策建議。

關鍵詞 會計信息系統；ERP（企業資源計劃）；內部控制

一、研究背景

ERP具體指的是通過運用信息技術構建基礎、融合計算機技術與企業管理學的新型科學化企業管理思想。在知識經濟爆炸式發展的今天，企業生存和發展所面臨的壓力越來越大，在這種前提下，市場上企業之間的競爭也正在朝著更高科技水平、更高知識水平的方向發展。為了順應時代發展趨勢，ERP以一種新性企業管理思想的身份獲得了管理者們的認可并得到了不斷的推廣與發展，并被人們命名為企業資源管理計劃。

會計信息系統作為ERP的重要組成部分，在企業管理中發揮了至關重要的作用。ERP為會計信息系統提供了一個全新平臺，能夠使會計信息得到及時、快速、高效的處理，企業管理者可掌握企業的基本運作狀況，提高企業的經營成效。但企業的會計信息系統能否適應ERP系統是一個非常值得探討的問題。

（一）研究的意義與目的

ERP作為一種先進的企業管理思想，在短短的數年時間以信息系統的模式在企業管理實踐中得到了廣泛的應用。電子信息技術的發展，使得會計信息系統的服務職能在不斷提升，并趨于完善。由于ERP的應用，企業的內部環境發生了較大的變化，企業的會計信息系統也需要適應這種變化，并通過會計業務流程，內部控制、會計信息處理、實時控制、內部控制等方面的調整來及時響應企業經營決策的需要，提高企業的經營效益。

目前，關于ERP環境下對企業會計信息系統內部控制的研究還不多見，如何發揮ERP給企業會計帶來的優勢，實時反映經濟活動，促進企業的良性發展，滿足經營管理的需要在理論和實際上都具有一定的意義。

（二）文獻綜述

1.國外研究綜述

傳統企業會計由于其天生的信息滯后性，無法與企業管理層的決策進行無縫連接，因而受到會計信息使用者的廣泛批評。為了獲得高質量的會計信息，一些專家和學者對會計體系的整個流程提出了革命性的思想，并希望通過IT技術實現會計信息系統的重新塑造（Robertmednick，1988）。基于ERP環境下的會計信息系統開始應用于企業管理領域，Edward等（2003）的研究將ERP系統定義為“一個完全的集成信息系統，將工廠、職能、公司以及分部的業務過程、信息過程和人力資源進行整合，使整個企業集團可通過一個實時的數據庫實現相互之間的協調與配合協作。

但由于現行的會計制度和業務流程都是基于工業社會的需要而產生的，與ERP管理思想中的信息化流程、內部控制都存在一定的差異，因此，國外部分學者對ERP環境下的會計信息系統做了進一步的研究分析。如Robert.Thony（1974）從財務管理角度進行了深入探討，認為企業的會計內部控制流程應當與企業的經營戰略、管理者的決策需要相匹配，通過對會計流程的改造和設計提升企業經營成效。Jujrij和MojCa等認為可以通過企業業務流程的重組方法加強對電子商務模式內部控制的評價，并介紹了電子商務模式下會計信息系統內部控制的流程和方法。

2.國內文獻綜述

國內學者關于會計理論的研究已經具有非常豐富的研究成果，對我們系統分析ERP環境下的會計信息系統內部控制提供了重要的借鑒和參考。羅莉（2008）指出會計具有特殊的社會性，由此決定了在會計處理中該做什么，而落實到具體事務中則由相應的技術決定怎么做，通過會計資料提供的信息掌握發生的經濟活動，使企業管理者能通過信息反饋對整個經營活動進行掌控。姜北萍（2009）的研究認為ERP的運用對企業的控制環境、風險評估、信息與交流都產生了重大影響，企業需要在業務流程與控制流程風險、信息安全和質量風險進行控制和防范，同時在程序控制、崗位設置和操作上進行內部控制。

從上述文獻綜述中可知，目前國內外學者對如何將內部控制制度與ERP系統緊密結合以充分發揮ERP效果的研究還相對較少，由于ERP的運用在我國尚處于不成熟階段，ERP環境下內部控制的研究還具有較多可挖掘的地方。因此，筆者認為在ERP環境下對內部控制進行系統研究，并根據實際情況提出一些改進措施，提高內部控制的實際作用具有重要意義。

二、理論概述

（一）會計信息系統的定義

會計信息系統是會計和信息系統理論相結合的產物，是企業管理信息系統的核心子系統，為會計信息使用者提供可靠與相關的財務信息。它以計算機為主要工具，對各種會計數據進行收集、記錄、存儲、處理與輸出，并完成對會計信息的分析，反應企業的資產狀況、經營成果和資金變動情況，向使用者提供所需的會計信息，為他們的管理、預測和決策提供依據，滿足企業現代化管理要求，提高企業的經濟效益。

（二）內部控制的相關理論

隨著現代管理科學的不斷完善，內部控制尤其成為會計界和管理理論界廣泛關注的熱點。內部控制貫穿企業經營管理的整個過程，它是為了確保組織目標以及為此而擬定的計劃能夠得以實現，在各個組織和經濟活動中建立的一種相互制約的業務組織形式和職責分工制度。在企業出現與既定目標偏差時予以糾正，或者根據內外部環境變化和企業發展需要，修訂原計劃，調整整個企業管理工作過程。

三、ERP環境下會計信息系統對內部控制的影響

從本質角度出發，ERP是一種企業管理者進一步加強內部控制的重要工具，也是企業內部控制的客體。但是受本身所具有的局限性影響，ERP只是企業管理工具中的一種，并非全部。在ERP構建的環境下，企業的信息系統相對于傳統的會計信息系統在功能和效率方面有了明顯的進步，他們的集成度更高、信息傳遞速率更快等同時，對于企業的內部控制開展和內部控制制度執行等諸多方面也同樣起到了一定的作用。接下來我們就進行詳細的分析：

（一）ERP實行與企業內部控制的支撐關系

對于企業來說，ERP是只是一種控制系統，結合企業會計信息系統內部控制相關內容，ERP系統可以直接為企業內部控制的具體運行帶來支撐。運用ERP系統的信息交互功能，可以有效的消除企業營過程中的溝通障礙，促進企業內外和企業各部門之間的信息溝通。計算機可以自動執行業務處理流程中所需的相關操作，為后續的管理工作提供有力的支持。在企業的日常生產經營過程中，通過ERP系統的強大控制功能，可以更有效的實現系統控制領域的擴大。

（二）ERP系統對內部控制制度執行方面的影響

在ERP系統形成的特殊環境中，企業會計信息系統的內部控制采取了控制與應用相結合的模式，一方面提高了對會計信息系統控制能力，另一方面實現相關部門對企業生產活動的控制加強，同時對企業全局各方面的內部控制也可以起到增強的作用另外，通過ERP可以進一步建立起檢測、預防、糾錯于一體的系統化章程，直接有效的降低了企業會計工作過程中存在的風險。

（三）對企業會計內部控制環境的影響

內部環境是與企業經濟息息相關各類因素的綜合，是企業內部控制存在的基礎。它包括企業員工的個人素質、管理經營風格、人力資源政策以及董事會等等。在環境下，企業組織結構趨于扁平化，企業能夠快速反應市場變化的要求，滿足了企業內外部環境的需要，這不僅降低了企業日常的運營成本，提高了控制效率，也增強了企業內部控制的靈活性。

四、ERP環境下會計信息系統中內部控制存在的問題

（一）內部控制環境存在的缺陷

實施內部控制是企業生存與發展的需要，完善企業內部控制環境是建立和完善企業內部控制的關鍵。ERP下系統對數據處理后，數據訪問和數據交換也都通過應用服務器進行，大部分會計處理步驟不再存在，復核、審查等控制機制隨之削弱，甚至消失。集成化處理促使傳統手工會計中的制單、復核、記賬等不相容崗位相互牽制制度的效力逐步削弱，傳統的組織控制功能弱化。

（二）會計信息失真的風險加劇

在ERP下，系統對會計崗位和工作職責進行了嚴格劃分，各個會計崗位權限通過設置口令或授權密碼來獲得。而口令或密碼存儲在計算機系統中，一旦被人竊取或破解，會計信息便有遭到破壞和篡改的可能，從而缺乏真實性。隨著計算機和網絡的普及應用，計算機病毒的傳播、網絡黑客的惡意破壞給會計信息系統的使用帶來了很大風險，極有可能使會計數據丟失或毀壞，導致會計信息失真。

（三）信息與溝通存在的缺陷

為了使職員執行其職責，企業應注意內部信息和外部信息的識別、捕捉和交流。一個有效的信息與溝通系統有利于提高企業內部控制的效率。在ERP下往往由于網絡技術上存在的一些問題，導致企業在網絡上處理的經營業務情況受到影響，造成企業各個部門間的溝通不及時，產生信息不對稱或不完全信息。

五、存在問題的對策以及政策建議

（一）問題對策

1.完善內部控制環境

企業的內部控制環境是企業內部控制的基礎，是實施內部控制的根本保障。不管是定制的還是外購的ERP軟件，企業在實施時都必須進行業務流程重組。會計業務處理流程包括企業的會計組織機構、會計工作崗位設置、崗位職責、會計人員職責、會計的內部控制制度的建立和完善。新的會計業務流程不是對現有會計業務流程的完全否定，而是在其基礎上進行改進，能使其適應信息系統的建立，使ERP的信息可以更有效地集成和傳遞。

2.加強企業風險管理

保證會計信息的質量和安全，防止會計信息失真，可以從以下幾個方面入手：

（1）加強對數據輸入的管理。由于多個用戶可以同時共享數據庫，所以必須嚴格進行授權控制，分級授權管理用戶權限，操作人員對口令密碼應嚴格保密并定期修改，同時注意建立會計信息崗位責任制。

（2）建立會計信息數據的備份制度，對重要的會計信息數據應實行雙備份，并由專門人員負責管理。

3.解決信息溝通問題

做好信息溝通，解決信息不對稱問題，企業應做好以下幾項工作：建立健全信息溝通制度；由專門的部門、人員負責信息篩選、核實，并保證其權威性，以克服信息溝通中的阻力，使企業各利益相關人都能得到真實、可靠、有用的信息；多方面拓寬獲取信息的渠道，以保證及時獲取信息。信息溝通工作的加強有利于協調企業各方的利益，對內部控制的完善非常重要。

4.加強內部審計

內部審計是企業內部控制的一部分，也是監督內部其他環節的重要手段。為監督并促進會計信息系統運行質量的提高，企業應設立獨立的內部審計部門或內部審計小組，嚴格依據財政部下發的《會計基礎工作規范》和企業財務管理制度》，定期或不定期對本單位財務進行內部審計，及時發現會計工作中的舞弊行為和管理上存在的問題，編寫內部審計報告，并提出整改意見，將檢查評價結果反饋到企業最高層。

（二）政策建議

1.樹立ERP環境下企業內部控制的思想意識

在會計信息系統的運用中，企業內部控制的性質并沒有發生改變，抓好內部控制工作仍然是企業管理的重點之一。

2.加強內部控制環境建設

企業內部控制的執行需要良好的內部環境來保證。ERP的采用，會影響到會計內部控制的執行情況，同時也會改變原有的辦事流程。在會計業務流程改組期間，要以企業的發展目標為基礎，做好信息溝通建設，解決企業管理中部門間信息不對稱的問題。

3.提高員工素質，保障內部控制的執行

堅持以人為中心。針對各部門人員的職責賦予相應的權限，特別是財務部門。這樣可以有效的加強財務信息的控制與監管力度，實現部門內部員工之間的互相監督、互相制約。財務人員要注重自身素質與能力方面的提高，加深對內部控制的認識，并能迅速的融入到ERP系統中去。

4.加強系統安全與網絡安全措施

當前計算機病毒嚴重威脅著計算機系統以及網絡的安全。企業會計信息系統一旦受到病毒入侵，造成財務信息的丟失與改變，不但嚴重的影響了企業相關工作的開展，造成企業工作流程上的混亂，而且會給企業帶來無法估計的經濟損失。做好病毒的防范工作，保持良好的計算機使用習慣，定期對會計信息系統進行維護升級以及有關數據的備份，可以有效的降低病毒危害。

作者簡介：

周國璽，（1995-），女，漢，貴州貴陽人，研究生，單位：西南大學經濟管理學院會計專業，研究方向：財務管理。