“互聯網+”時代檔案管理的挑戰

雷彩榮

摘要：隨著我國信息技術的快速發展，當前“互聯網+”行動已經普遍應用于各個領域當中。“互聯網+”理念的提出，有效提高了檔案管理工作效率，為了進一步發揮檔案管理工作的作用，不但要大力開發其中的數據資源，而且還需提高其利用率。

關鍵詞：“互聯網+”時代；檔案管理；解決對策

隨著互聯網技術的不斷發展，檔案信息化建設逐漸完善起來。目前，我國各行業、各級部門已基本實現了檔案管理的信息化，傳統的紙質檔案管理逐漸轉為信息化管理，然而由于我國的檔案管理信息化建設過于依賴信息技術，還缺乏健全的安全管理保障體系以及信息安全監督體系。因此，在檔案信息安全方面存在著較大的風險。只有結合先進的信息技術、科學有效的管理以及完善的信息安全保障制度，才能建設有效的檔案信息安全體系。

一、基于“互聯網+”檔案管理概念

“互聯網+”的核心理念是互聯網思維。“互聯網+”與檔案管理更多的是“互聯網+”對檔案管理思維、服務模式和基礎架構的融合與創新。實際工作中，“互聯網+”背景下檔案信息資源建設和科技檔案管理進行創新，將“互聯網+”應用到實際的檔案管理業務范圍中，取得了較好的示范效果作用。

“互聯網+”理念下的檔案管理要求從互聯網角度變革思維與理念，強調以數字化、網絡化形式，實現用戶的普遍獲取并借助新的媒體為用戶提供方便快捷的服務，運用網絡化實現綜合服務創新，建立多元化、知識化的服務模式。

“互聯網+”理念對檔案管理組織模式的影響則是依靠互聯網技術重新鍛造業務結構、關系結構和文化結構等價值鏈，將企業檔案管理與企業公眾化、個性化需求相結合，構建協同融合、智慧互聯的新的管理與服務模式，從而提升企業檔案管理的文化價值功能。

“互聯網+”為企業檔案管理帶來了新的信息技術，進一步推動了數字檔案、智慧檔案館、大數據知識服務平臺的發展，利用互聯網的信息技術開展管理與服務，能夠構建一個“開放、平等、協作、分享”的多主體的企業檔案管理平臺。

二、基于“互聯網+”檔案管理中存在的不利因素

1、不能及時轉變管理理念。雖然我國檔案管理工作已逐步認識到檔案數據發掘的重要性，檔案管理信息化也得到了一定程度的發展，但檔案管理理念卻沒有及時更新，傳統檔案管理意識還對人們的思想有著重要影響，檔案管理工作不能及時實現創新，傳統檔案管理模式占據著主導地位，還不能有效引入新型管理模式，導致檔案管理工作效率低下、工作質量不能提高。

2、不能有效保障網絡安全。最近幾年，我國互聯網技術得到了快速發展，并普遍應用于檔案管理工作中，大大提高了檔案管理效率，但同時檔案管理工作也遇到了許多新問題，如檔案管理的安全性與保密性。進入“互聯網+”時代以來，由于辦公自動化水平不斷提高，經常發生檔案泄密事件。我國很多單位不能有效應對檔案信息泄露問題，不能有效保證檔案信息安全。

3、檔案管理工作不能實現標準化和規范化。當前開展檔案管理工作首先要實現信息化與標準化，但進入“互聯網+”時代以來，檔案管理工作不能及時實現信息化與標準化，在信息系統建設與網絡建設方面還存在較大差距，檔案管理工作還不能實現有效共享與規范性發展與“互聯網+”時代的要求不適應，我國檔案自動化水平還有待進一步提高。

三、互聯網時代檔案管理存在的信息安全問題

1、信息技術不均衡不完善。一般的檔案管理信息系統的功能都較為簡便，在信息安全方面采用的技術也較為基礎，主要有：數字認證、證書簽名認證、密鑰認證、防火墻、加密技術以及訪問權限管理，在這些技術防火墻和加密技術又是最常被使用的。加密技術是指檔案管理部門通過特定的加密指令，對受保護資料進行隱藏，同時禁止未授權的訪問者下載和閱讀資料，從而起到了保護信息安全的作用，而防火墻技術則可以自由靈活地管理端口，禁止身份不明的 IP 地址訪問，阻止非法入侵，從而保障檔案信息安全。在一定時期內，上述技術對檔案信息安全十分重要，但隨著互聯網技術的發展，傳統的信息安全技術已相對滯后，檔案泄露、丟失等信息安全事故屢見不鮮，特別是當面臨破壞性強、規模大、傳染性強的惡意攻擊時傳統技術就更顯無力，2017 年 5 月比特幣病毒爆發，學校成為“受災重地”，大量檔案被惡意加密導致無法正常使用。此類蠕蟲病毒以及跨站腳本病毒對檔案管理工作造成了重大威脅，這就給檔案管理部門的信息安全保障工作提出了更高的要求。

2、缺乏信息安全意識及規范的信息安全制度。我國關于保障檔案信息安全的制度還不完善，在過去主要依靠 《計算機信息系統保密管理暫行條例》 和 《計算機信息系統安全保護條例》 來規范檔案信息安全，但是針對互聯網網絡管理的法律還不夠完善，缺乏相應的規范。各檔案管理部門在進行檔案管理時缺乏頂層設計的引導，同時又由于互聯網的飛速發展使得檔案信息安全的環境異常復雜，檔案管理部門在制定信息安全相關制度時就缺乏技術以及法律上的支持，導致了相關制度一方面無法對信息安全工作起到行之有效的規范，另一方面也無法適應日益復雜的檔案管理需求。此外，我國對于信息安全意識的普及力度還不夠，部分檔案管理人員缺乏信息安全意識，這主要體現在：不注重個人信息的保護，檔案管理人員個人信息的泄露容易導致檔案訪問權限的改變，進而可能引起檔案信息的丟失和損壞；檔案信息管理規定執行不嚴謹，檔案管理人員對管理條例不夠重視，執行不嚴謹，如下班時不按規定關機、離開工作崗位時不鎖屏加密等等，這些行為都會給檔案信息安全埋下隱患。

四、結論

“互聯網+”背景下的企業檔案管理要積極導入“互聯網+”思維，改變企業檔案管理與服務發展觀念，利用互聯網技術打造智慧檔案館、開放的大數據知識服務檔案館；同時，要關注用戶需求的變化，重構管理服務價值鏈，不斷提升高端咨詢+綜合服務能力，創新管理服務新模式，最終形成“互聯網+檔案管理”新模式。

參考文獻

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