學(xué)校檔案信息化的問題與對(duì)策

郭偉

摘 要 檔案管理的相關(guān)工作是所有學(xué)校教學(xué)工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分，而在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)行信息化則各大學(xué)校構(gòu)建信息化系統(tǒng)的關(guān)鍵構(gòu)成部分。本文就學(xué)校檔案管理相關(guān)信息化體系的構(gòu)建情況，并且就其信息化建設(shè)進(jìn)程提出相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞 檔案信息化；產(chǎn)生的問題；應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-7661（2018）09-0072-01

伴隨網(wǎng)絡(luò)的廣泛推廣以及信息科技的不斷發(fā)展，中國已經(jīng)步入信息化年代。對(duì)于一家公司抑或是單位而言，檔案都是一種珍貴財(cái)富，而檔案管理的重要性則更加突顯出來。所以我們?cè)趯?shí)際工作當(dāng)中，需要在檔案管理時(shí)需要借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)科技與信息技術(shù)進(jìn)行改造，勢在必行。本文綜合當(dāng)前各大學(xué)校檔案信息化組建情況，再結(jié)合個(gè)人的具體實(shí)踐工作，提出了相關(guān)的解決措施，以供參考。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案一般都是學(xué)校教學(xué)與教育工作中的重要材料，同時(shí)，也為教學(xué)改革以及提升教育事業(yè)提供了珍貴的材料。伴隨學(xué)校規(guī)模與師資力量的不斷提高與發(fā)展，檔案信息數(shù)量迅速增加，再加上對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)與要求的復(fù)雜化，在這種情況下，唯有借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)才能完成如此大工作量，保障學(xué)校檔案信息管理工作的正常有序進(jìn)行，以便于可以更好的為教學(xué)與教育工作提供良好服務(wù)。然而由于全國各地各個(gè)學(xué)校的情況復(fù)雜多樣化，其在信息建設(shè)過程當(dāng)中，出現(xiàn)了不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）學(xué)校投資力度不夠

受地區(qū)經(jīng)濟(jì)等因素的影響，全國各地各個(gè)學(xué)校在信息化建設(shè)過程當(dāng)中，學(xué)校的投資力度，有很差異，對(duì)于有些地區(qū)而言，因?yàn)槭艿缴匆约罢猩矫娴南拗疲滟Y金投資力度不足，導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案信息改造過程中，心有余而力不足。

（二）沒有統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

因?yàn)楫?dāng)前我國還未制定相關(guān)的統(tǒng)一的學(xué)校案管控信息組建標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，導(dǎo)致其檔案訊息保存格式差異化較大，不能使其充分進(jìn)行共享。此外，國家還沒規(guī)定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)與編碼標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)學(xué)校各自為戰(zhàn)。這些因素都嚴(yán)重制約著其信息化程度，阻礙著學(xué)校間的檔案共享與交流。

（三）檔案信息資源匱乏

學(xué)校要組建其檔案管理信息化系統(tǒng)，需要投資大量的資金用來購置硬件設(shè)備以及應(yīng)用軟件，不過因?yàn)閷W(xué)校資金的相對(duì)緊張，導(dǎo)致其投入資金較少。所以，導(dǎo)致學(xué)校相關(guān)檔案館信息化建設(shè)程度相對(duì)較低，更不可能把原有紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變化電子化信息，導(dǎo)致其能夠利用的信息化來源相當(dāng)少。這就出現(xiàn)檔案管僅能起到檔案保存作用的現(xiàn)象，限制了檔案資源應(yīng)有價(jià)值的充分發(fā)揮，導(dǎo)致其利用率的低下。

（四）安全性相對(duì)較低

對(duì)于各個(gè)學(xué)校而言，其檔案訊息都是保密的，不許隨便外泄，所以其安全性十分重要。不過，因?yàn)闄n案相關(guān)信息化管理都是應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來達(dá)到傳輸目的，在傳輸過程中，就加大了其外泄風(fēng)險(xiǎn)，此外，網(wǎng)上充斥的病毒以及黑客也會(huì)造成重要的安全隱患。

二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念

學(xué)校需要主動(dòng)擁抱時(shí)代變化，轉(zhuǎn)變相關(guān)檔案管理觀念，從傳統(tǒng)人工方式操作思維當(dāng)中轉(zhuǎn)變過來，借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)與信息科技帶來的便利，來積極主動(dòng)的提高檔案管理效率。然而隨著學(xué)校硬件條件的有所好轉(zhuǎn)，各個(gè)學(xué)校都在逐漸實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)，但是學(xué)校相關(guān)管理人員還需要從其傳統(tǒng)的管理思維中走出來，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，適應(yīng)時(shí)代的變化。

（二）在檔案信息建設(shè)進(jìn)程中需要關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)化

學(xué)校實(shí)行信息化建設(shè)，可以有利于學(xué)校間的交流與資源共享，但須有一個(gè)前提，就是其所使用的信息格式是統(tǒng)一的，如此，才能實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)，跨部門間的交流與共享。所以，學(xué)校在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，關(guān)注其標(biāo)準(zhǔn)化程度。其一，在最大程度上使用國際通用標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)需要結(jié)合國家、教育領(lǐng)域以及各地標(biāo)準(zhǔn)；其二，確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主體的管理，并利用制度加以強(qiáng)化與規(guī)范。

（三）增加檔案資源，提高其豐富性

檔案相關(guān)信息資源是進(jìn)行檔案信訊息化建設(shè)進(jìn)程中的主要因素與必要構(gòu)成部分，在其建設(shè)進(jìn)程中，需要把現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案完全電子化與數(shù)字化，同時(shí)還需要注意對(duì)零散檔案信息的收集與整理，因?yàn)閷?duì)于檔案信息而言，其完整性是十分重要的。另外，學(xué)校還需要構(gòu)建關(guān)于學(xué)校師資方管控方面的數(shù)據(jù)庫，將所有在校教師信息記錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫，為提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，提供必要的數(shù)據(jù)支持。

（四）增強(qiáng)專業(yè)人才的培育

建設(shè)檔案信息化需要更高的人才，其不但要具備計(jì)算機(jī)技能以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而且還需要具有相關(guān)的檔案管控能力，而目前狀況是，學(xué)校比較缺乏這樣的專業(yè)人才，所以，需要增強(qiáng)專業(yè)人才的培育。學(xué)校進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，不但需要提升其硬件先進(jìn)性，還需要提高學(xué)校專業(yè)人才等軟實(shí)力，所以不能一味追求硬件的先進(jìn)性，而忽視專業(yè)人才培養(yǎng)的重要性。為了做到這一方面，其可以利用良好薪資待遇引入高級(jí)專業(yè)人才；其二，提升對(duì)現(xiàn)有相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，使其盡快掌握新技術(shù)，以勝任其工作。

三、結(jié)語

檔案信息化是學(xué)校現(xiàn)代化的關(guān)鍵構(gòu)成部分，組建并運(yùn)用好這樣一個(gè)管理訊息體系，首先要轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的傳統(tǒng)觀念；其次，必須借助現(xiàn)代化的信息科技，體現(xiàn)人才優(yōu)勢，融合各種檔案訊息資源，以實(shí)現(xiàn)其長久穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳丹.高校檔案信息化建設(shè)研究[J].信息與電腦（理論版），2016（13）：245-246.

[2]智通海.高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對(duì)策思考[J].鹽城工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011，24（02）：88-91.