網絡環境下檔案的管理與檢索研究

劉宇航

摘要：隨著社會的高速發展，互聯網的普及化，網絡時代的來臨讓人們的生活產生了翻天覆地的變化，各個領域以更高要求的信息化管理模式，來不斷適應時代的發展潮流。檔案管理與檢索作為信息管理系統中的重要組成部分，在信息管理工作中發揮著舉足輕重的作用，如何有效準確的進行檔案管理與信息檢索是管理工作中面臨的困難任務。本文通過對網絡背景下檔案管理與檢索的現狀分析，提出存在的問題并積極尋找發展的途徑，還望對相關工作有參考借鑒意義。

關鍵詞：網絡環境；檔案管理；信息檢索；分析研究

這個信息轟鳴的時代里，檔案管理與信息檢索成為人類社會建立智能化、數字化、自動化的網絡信息管理系統的重要途徑。檔案管理的范圍廣，包括高校學生檔案、企業檔案、醫療檔案、社會保險等檔案管理，即包括個人也承載集體，即是記載信息的工具，也是提供信息的渠道；檔案檢索主要包括手工檢索和計算機檢索兩大類，為社會提供信息檢索的用途。然而，網絡與信息管理往往是一把雙刃劍，一方面，檔案管理系統為相關人員的工作以及全社會提供了全方位、高質量、便捷化的信息服務；另一方面，特定的網絡背景為檔案管理檢索的發展提供了技術支持的同時，也帶來了新興的挑戰。

一、檔案管理與檢索的發展現狀

在網絡媒介高速發展的時代，有人說掌握了“信息”就是掌握了發展的“生命線”，于是乎，社會的各行各業緊隨時代的步伐，一方面享受著信息技術帶給社會的便捷，另一方面利用信息技術來實現網絡信息化的轉變。在信息網絡快速發展的21世紀，社會的各個領域、行業在信息化的道路上紛至踏來，享受信息技術帶來的便利，檔案管理信息化即是時代發展的要求，也是信息管理工作的需要。現階段檔案管理與信息檢索的發展成就是值得肯定的：一是提高了檔案信息工作的管理效率，各個行政單位、企業逐漸建立起獨立的數據庫，從而形成相對完備的檔案管理體系，譬如高校的學籍檔案系統；二是利用計算機設備建立信息檢索的導航系統（目錄與牽引工具），進一步實現檔案管理的便捷化的管理與查詢任務，提高檔案管理工作的有效率、準確率，比如圖書館的檢索系統；三是讓四通八達的網絡渠道（數據與來源兩方面）來豐富檔案信息資源，拓寬了獲取資源的途徑，進而改變陳舊迂腐的傳統檔案管理模式，為檔案的數字化發展提供了發展的空間[1]。

檔案管理工作的規范性、合理性很大程度取決于信息化的水平，正是由于網絡信息化的發展，檔案管理如今也面臨的諸多困境：一是檔案管理系統仍不夠完善，我國的檔案管理與信息檢索工作起步較晚，加上我國人口眾多這一特定的歷史條件，前期對于檔案資料的收集、整理工作尚未面面俱到，管理制度與工作流程缺乏系統規范的管理模式；二是缺乏專業的檔案管理從業人員，我國當前的檔案管理人員多為輪崗、兼職或是臨聘人員，存在著積極性不高的尷尬局面，而專業素養的缺失導致工作效率不如人意，難以完成有一定技術含量的工作，比如程序的檢查與系統的維護等相關工作，成為用戶流失的重要因素。三是信息媒介的硬件設施設備不夠完備，不同的地區與行政單位其經濟基礎與重視程度不同，無法一一為檔案管理提供基礎支持，信息化建設過程中基礎條件的“缺斤短兩”，造成檔案管理的停滯不前，從而制約檔案管理的規范化進程。四是檔案管理的從業人員在中國未受到充分的重視，即使信息技術的快速發展，檔案管理作為基礎工作的一部分，卻時常邊緣化，難以得到應有的理解和工作條件，檔案從業人員在此環境里工作，免不了滋生挫敗感和惰性。

二、網絡環境下提高檔案管理與檢索服務的發展路徑

（一）內部因素：“以人為本”，重視人才的培育，提升管理意識

網絡環境下我國檔案管理對管理人員提出了更高水平的要求，逐漸專業化、具體化，深入學習信息網絡的專業知識，較為熟練的掌握計算機操作，能夠應用檔案管理的相關知識，自主自發地更新管理信息系統，熟知檔案庫的內容和范圍，按具體需要建立對應的檢索系統，能夠真正做到“用專業的工作提供專業的服務”；與此同時，檔案管理人員的發展離不開相關部門的正確引導和科學監控[3]。比如，建立合理規范且適用于網絡環境下的獎勵體制、評估體系、考核模式；建立健全遵循時代發展和競爭要求的檔案管理體系；重視檔案管理從業人員的崗位培訓和繼續教育，同時加大對檔案管理信息化其優勢性的宣傳與推廣，轉變管理人員的思想觀念，樹立從事檔案管理工作的自信心，激發積極性。

（二）外部因素：落實于網絡環境下檔案管理與檢索的投入力度

加強檔案管理工作的改革和創新同樣是“三步走”原則，第一步落實在檔案管理信息化的基礎設施建設上，通過合理的規劃和準備，即使更新技術和設備，保證檔案管理工作的穩步進行，同時要重視設備的檢查與維護工作，盡可能保障檔案管理工作的基礎設備即標準又先進；第二步提供智能化、多樣化的檔案信息檢索，充分利用大數據時代的信息，通過在線交流、目錄索引、信息導航等方式了解不同人群的不同需求，進而挖掘檔案數據之間的聯系，提供多元化的檔案信息檢索；檔案管理工作者還應該主動客觀的征詢檔案信息者意見，總結出信息檢索的規律，利用網絡統計工具進行數據分析，建立起信息檢索的反饋機制，體現檔案管理的人性光輝。第三步是要將檔案管理邁向數字化的方向發展，保護歷史文本檔案資料的前提下，利用網絡信息實現檔案跨越時空的永久備份，建立規范標準的數據庫。

三、結語

在網絡環境的社會背景下，檔案管理與檢索系統的構建不可能一蹴而就，而是根據信息技術發展水平不斷發展、實踐、檢驗的過程。概而納之，檔案管理與檢索領域的高效便捷的使用與推廣，是我國信息化管理發展的必然要求，將檔案網絡建設作為立足點，優化檔案管理效率的同時，推動社會檔案數字化發展進程才是發展的目標。讓檔案管理與檢索的發展，借著信息時代積極向上的東風，揚帆遠航。

參考文獻：

[1]康蠡.網絡環境下檔案檢索學科建設與發展初探[D].云南大學，2010：30-31.

[2]軒紅.網絡環境下高校檔案館服務模式研究[J].檔案管理，2015 （3）：54-55.

[3]高霞.信息化環境下高校教學檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016 （4）：75-76.