醫院電子檔案管理面臨的問題與對策

屈若卿 杜穎 賈欣

【摘要】當前醫院電子檔案管理中存在著一系列的問題，嚴重影響了醫院電子檔案管理的實效性。本文通過具體分析醫院電子檔案管理中存在的問題，并根據實際情況提出醫院電子檔案管理的策略，為提升醫院電子檔案管理水平提供重要的依據。

【關鍵詞】醫院；電子檔案；管理問題

隨著信息技術產生發展進程的不斷加快，使得傳統檔案管理手段下所形成的諸如行政公文、圖文、影像等資料均可將之轉化為電子文件，所以管理者可直接借由電腦來對所生成的電子文件進行管理。但基于目前醫院對電子檔案的管理現狀而言，其中還存在不少的問題，故相關管理者應將之視為管理工作的重點，以切實促進醫院檔案現代化建設的發展。

一、醫院電子檔案管理面臨的問題

（一）電子檔案管理意識薄弱，管理制度不合理。基于如今這種紛繁復雜的現代社會以及形勢多變的時代背景，部分醫院雖意識到檔案現代化建設以及電子檔案管理的重要性，但卻因意識不夠強，以致其在實際的管理過程中容易出現各種各樣的疏漏，諸如電子檔案保存不完整、電子檔案信息歸檔不及時以及不真實等。此外，由于醫院在建立電子檔案的同時，并未重視同步推出相應的管理制度，故導致許多現代先進的信息技術以及有效的管理方法均未能得到充分運用，以致醫院的電子管理檔案工作尚且無法滿足電子檔案管理工作的需求，更遑論促進醫院電子檔案管理的現代化發展。

（二）電子檔案管理不夠規范性，電子檔案不完整。當前許多醫院在開展電子檔案管理工作中，不同部門與科室所產生的電子檔案均是由其部門或科室自己負責。而此管理模式不符合標準化的管理思想，又因管理缺乏統一性與協調性，故嚴重降低了電子檔案的使用價值，以致電子檔案無法為醫院制定各類發展決策提供有效參考。與此同時，基于檔案管理電子化，也便意味著檔案的管理過程需仰賴于計算機，但醫院在管理計算機方面，既未采取有效的安全防范措施，加之存儲方式的不規范，從而嚴重影響了醫院電子檔案的可靠性。至于對電子檔案的搜集、整體等方面，由于醫院方面均未能提出具體的要求，故而導致電子檔案不完整、不真實的現象普遍存在。

（三）電子檔案管理安全性較差，影響了檔案資料的利用率。由于針對電子檔案的使用，醫院方面并未做好安全方面的管理工作，故只要基于醫院網絡，便能借由任何的終端設備與醫院的網絡終端相連接，從而可輕松獲取其中所包含的各類數據。遭到入侵的網絡，若有心人施以一定的攻擊手段，則將導致醫院的信息系統癱瘓，或者出現“黑客”并惡意刪除醫院的電子文件，這樣將給醫院造成難以補救的經濟損失。

二、醫院電子檔案管理的策略

（一）構建完善的醫院電子檔案管理網絡體系。基于醫院的發展現狀我們可以得知，醫院在開展電子檔案管理過程中，普遍存在著以下幾大特點，即涉及范圍廣、涉及種類多以及信息更新速度快。基于醫院電子檔案管理工作特點，故為切實保障醫院的運營效率，則相關負責人更需重視現代信息技術的合理運用，以真正實現無紙化的檔案管理，進而在保證理想的管理質量同時，提升醫院的檔案管理效率。當然，關于醫院電子檔案管理工作的加強，另一管理重點便是需注重網絡體系建設，并構建出由醫院、醫院檔案室以及各職能科室所共同參與的管理機構；方能進一步明確各部門、科室及其不同崗位工作人員各自所應擔負的職責，如此方有助于促進醫院的電子檔案管理工作逐步往規范化、統一化以及標準化的方向發展。就目前而言，許多醫院針對自身的電子檔案管理，通常采取信息科與綜合檔案室兩部門主要負責的方式。其中，信息科具體負責對醫院病案的統計與管理以及對計算機的管理；而綜合檔案科則主要是管理各種門類檔案以及載體檔案，針對以上兩方面工作，醫院方面仍需給予學科的監督，如此方有利于促進醫院電子檔案管理水平的全面提升。

（二）制定完善的醫院電子檔案管理制度和機制。在當前紛繁復雜的社會背景下，醫院的電子檔案管理工作變得越來越復雜。因此，通過加強對相關管理制度及體系方面的建設，方有助于提升醫院電子檔案的實際利用價值。當然，醫院電子檔案管理制度及體系的建設，除了需建設完善的保管、歸檔、保管期限等制度外，尚需與醫院的考核機制相結合，以實現對醫院電子檔案的動態管理，如此方能切實提升醫院的電子檔案管理規范化水平，繼而維護醫院電子檔案管理工作的有序開展。

（三）建立信息安全防范體系。醫院的電子檔案管理工作既是一項基于網絡信息技術的管理手段，那么在實際的運用過程中，醫院方便必然需要對信息安全防范體系的建設給予足夠重視。當然，面對醫療問題便不能采取舉一反三的態度，而是要基于對個體與治療差異性的了解，以免對檔案信息的運用以偏概全。其次，考慮到電子信息的應用過程，極易遭受病毒、黑客等方面的影響，故醫院方面亦需采取一定的措施，譬如：使用最新的加密技術；對使用人員予以身份驗證；及時備份數據、定期轉移載體、設置系統恢復功能等。總之，對一切可能影響到醫院電子檔案管理的因素，醫院均應一一進行排除，以切實維護醫院電子檔案管理工作的正常開展。

總之，隨著網絡信息與計算機技術的不斷發展，使得醫院傳統的檔案管理手段已然無法滿足時代發展的需求。故基于此，醫院應務必對電子信息技術的引進給予高度重視，并將之積極運用到醫院的檔案管理工作中，以實現檔案管理電子化。

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