淺談新時(shí)期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

朱艷梅

【摘要】通過翻閱醫(yī)院的人事檔案，不僅可直觀了解到所有員工的履歷及工作情況，且能為醫(yī)院開展人事管理工作提供依據(jù)。故醫(yī)院方面要想獲得有效發(fā)展，便需務(wù)必對(duì)人事檔案管理給與足夠重視，如此方能切實(shí)發(fā)揮人事檔案的巨大價(jià)值，繼而為醫(yī)院選拔出更多有培養(yǎng)價(jià)值的優(yōu)秀人才。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；醫(yī)院；人事檔案

對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)而言，相關(guān)人才的培養(yǎng)與選擇將直接關(guān)系到該事業(yè)的有效發(fā)展。而醫(yī)院的人事檔案，其詳細(xì)記載著所有員工的履歷與工作情況，故基于此，若醫(yī)院在選拔與培養(yǎng)人才過程中，能基于人事檔案所提供的各項(xiàng)資料信息，則勢(shì)必能確保人才培養(yǎng)與選擇的正確性。因此，醫(yī)院要想獲得有效發(fā)展，便需對(duì)其人事檔案管理工作給予足夠重視，繼而不斷提升對(duì)醫(yī)院人事檔案的利用率，如此方能為醫(yī)院選拔出更多優(yōu)秀人才，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

一、新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度比較陳舊。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革步伐的不斷加快，使得人才流動(dòng)以及人事調(diào)動(dòng)工作在醫(yī)院中的發(fā)生率日漸增長(zhǎng)。對(duì)此，醫(yī)院要想滿足這樣的時(shí)代變化趨勢(shì)，便必然需要引進(jìn)更多的先進(jìn)設(shè)備并聘請(qǐng)更多優(yōu)秀的專業(yè)人才。然而當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院顯然未能意識(shí)到此點(diǎn)，以致其在開展醫(yī)院的人事檔案管理過程中，仍舊采用傳統(tǒng)老舊的人事檔案管理制度，以致人事檔案的重要作用始終無法得以充分發(fā)揮。甚至部分醫(yī)院因未能將人事檔案與工作人員的薪酬以及職位晉升等方面聯(lián)系到一起，從而嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的正常開展。

（二）人事檔案管理手段比較陳舊。在醫(yī)院的人事檔案中，往往涉及到個(gè)人的隱私，故基于其內(nèi)容的特殊性，也使得人事檔案被蒙上了一層神秘色彩。然而，大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理人員并未意識(shí)到此點(diǎn)，而醫(yī)院方面也未能指派專人對(duì)其予以專項(xiàng)管理，以致醫(yī)院針對(duì)員工的工作評(píng)價(jià)，往往僅是基于其近段時(shí)間內(nèi)的工作表現(xiàn)，如此評(píng)價(jià)方式，勢(shì)必?zé)o法確保評(píng)價(jià)公正、客觀與全面。此外，由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式至今仍被醫(yī)院所廣泛沿用，而在信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，此方式不僅無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，且隨著醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)，其人事檔案數(shù)量也會(huì)逐漸增多，基于此，傳統(tǒng)的人事檔案管理手段便容易導(dǎo)致管理陷入混亂，甚至于出現(xiàn)人事檔案丟失、損壞等嚴(yán)重情況，而這些都將對(duì)醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展造成巨大阻礙。

（三）管理人員缺乏檔案管理理念。雖然當(dāng)前各類管理型人才亦呈現(xiàn)出供不應(yīng)求的狀態(tài)，但有關(guān)人事檔案管理方面的人才卻仍舊較為匱乏。而即便是擁有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的管理人才去從事人事檔案管理的相關(guān)工作，也難免會(huì)因檔案的龐大數(shù)量而感到無從下手。基于此，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，其在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必重視信息化管理技術(shù)的引進(jìn)，以替代傳統(tǒng)手工編輯、檢索等老舊、落后的管理方式，如此方能在減輕工作人員的工作量同時(shí)降低該崗位的工作難度。

（四）人事檔案的真實(shí)性和完整性不夠。醫(yī)院的人事檔案由于醫(yī)院人事檔案中所記載的人員經(jīng)歷，其信息來源渠道相對(duì)較寬，加之時(shí)間跨度相對(duì)較大，故久而久之便很難確保人事檔案的真實(shí)性與完整性。與此同時(shí)，由于最初的人事檔案大多是由醫(yī)院所填寫，故基于此操作的不規(guī)范性，難以確保醫(yī)院的人事檔案信息能全面、客觀地反映出所記錄的相關(guān)人員資料真實(shí)性與客觀性，由此使得人事檔案的作用難以得到充分發(fā)揮。

二、新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的制度建設(shè)。醫(yī)院的人事檔案管理，自然也包括具體檔案的搜集。因此，針對(duì)具體檔案的搜集工作，也因建立相應(yīng)的管理制度，確保信息資源收集齊全。此外，作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)與各部門之間的溝通交流，以避免遺漏現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)，通過多種渠道增強(qiáng)全體人員的檔案管理意識(shí)，使其能積極配合檔案管理人員的資源搜集工作，從而保證檔案管理工作的順利開展。

（二）加快跟進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達(dá)的今天，人們對(duì)信息化建設(shè)也越來越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運(yùn)用，基于信息化本身所具備的動(dòng)態(tài)性、及時(shí)性以及快捷性等特征，故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，醫(yī)院方面要想切實(shí)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識(shí)外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當(dāng)引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè)，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對(duì)此，作為醫(yī)院人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過程中，需務(wù)必做到以下幾點(diǎn)：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習(xí)態(tài)度，如此方能積極投入到對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)過程中，繼而確保對(duì)先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為醫(yī)院人事檔案管理人員，其本身需始終具備良好的管理意識(shí)，并在實(shí)際的管理過程中，堅(jiān)持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過程中應(yīng)務(wù)必意識(shí)到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實(shí)際，并積極聯(lián)系信息化、自動(dòng)化的管理思想，如此方能切實(shí)促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時(shí)確保理想的管理質(zhì)量與成效。

（三）提升人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。在醫(yī)院具體的人事檔案管理工作中，檔案管理人員是管理工作的開展核心，故其本身的綜合素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)將直接關(guān)聯(lián)到醫(yī)院的人事檔案管理水平，因此，基于當(dāng)前，國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理人員不滿足人事檔案管理工作的需求，故醫(yī)院的當(dāng)務(wù)之急應(yīng)集中于人事檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)上。與此同時(shí)，醫(yī)院方面也應(yīng)積極改進(jìn)當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀，如此前，醫(yī)院的人事檔案管理人員大多數(shù)由其他科室人員所兼任，而鑒于科室人員并不具備此方面的專業(yè)素質(zhì)，故醫(yī)院還應(yīng)變兼職為專職，并增加人員數(shù)量，以切實(shí)提升檔案管理工作高度，繼而促使醫(yī)院的人事檔案管理逐步往規(guī)范化、專業(yè)化的方向發(fā)展。當(dāng)然，針對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)亦當(dāng)成為醫(yī)院關(guān)注的重點(diǎn)。而具體的培養(yǎng)方式，醫(yī)院既可采取人員自學(xué)，亦可通過醫(yī)院培訓(xùn)的方式來進(jìn)行。除了培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)外，基于如今這樣的法治社會(huì)，針對(duì)檔案管理人員法制意識(shí)的激發(fā)亦應(yīng)成為培養(yǎng)工作重點(diǎn)，故在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，醫(yī)院還應(yīng)適當(dāng)開展一些法制方面的教育，以切實(shí)深化管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，繼而促使其逐步樹立起正確的人事檔案管理思想，如此一來，有助于維護(hù)醫(yī)院人事檔案管理工作的正常開展。

（四）收集、更新有價(jià)值的人事檔案資料。醫(yī)院的人事檔案應(yīng)當(dāng)成為員工職稱考評(píng)、加薪提干等事項(xiàng)的主要評(píng)價(jià)依據(jù)。然而，就國內(nèi)醫(yī)院當(dāng)前對(duì)人事檔案的運(yùn)用現(xiàn)狀而言，其顯然未能充分考慮到此點(diǎn)。故基于此，醫(yī)院的考核工作必須以人事檔案的資料數(shù)據(jù)為依據(jù)。當(dāng)然，鑒于現(xiàn)有的人事檔案，其內(nèi)容大多較為片面，且無法體現(xiàn)出員工個(gè)人的綜合素質(zhì)與能力，因此，針對(duì)人事檔案的資料搜集，醫(yī)院還應(yīng)將部分能反映員工個(gè)人素質(zhì)及能力的信息加入其中，以進(jìn)一步增添人事檔案資料的利用價(jià)值，且基于對(duì)個(gè)人情況的綜合體現(xiàn)，亦能同時(shí)確保人事檔案管理工作的公正、客觀與全面。

總之，新時(shí)期的人事檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展而言至關(guān)重要，故醫(yī)院方面必須對(duì)此給予高度重視。且基于如今這種信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化的方向發(fā)展，如此方能最大限度地發(fā)揮出人力資源管理的重大作用，繼而通過對(duì)醫(yī)院人力資源的合理配置，以切實(shí)發(fā)揮出人員合力，并最終維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

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