新形勢下煉化企業自備熱電廠辦公室文秘工作探討

趙曉勇

摘要：煉化企業自備熱電廠辦公室是企業指揮的輔助中心，承擔著熱電廠管理制度和上級方針政策上傳下達的責任，辦公室中的文秘工作是對該廠中的政策進行上傳、轉化、同時將政策的文件檔案進行整理和歸檔，辦公室文秘工作對企業正常運轉有著十分重要的意義，但因為熱電發電企業的特殊性，使得辦公室文秘管理工作相對較為繁雜，在管理過程中存在一些問題，本文就辦公室文秘工作進行探討。

關鍵詞：新形勢；辦公室文秘；探討

熱電廠是中石油克石化有限責任公司直屬二級單位，建設于1994年，是一家以供熱為主，發電為輔的生產單位。主要任務是為公司生產裝置提供蒸汽、風、氮、無鹽水以及向電網供電，是煉化生產動力保障系統。熱電廠的辦公室是一個全方面的管理部門，它在企業中主要起承上啟下的協調作用，是輔助廠領導實現高效的機構。每一個辦公室管理都存在著一個相同的共性，為領導提供綜合服務，是領導的參謀助手，認真貫徹落實公司各項工作部署，團結帶領全體員工，以業績指標為中心，以營造和諧為目標，克服困難，精細管理，因此，為保證辦公室工作的高效，做好煉化企業自備熱電廠辦公室文秘管理工作有十分重要的意義。

一、石油石化自備熱電廠辦公室文秘工作的特點

（一）辦公室文秘工作的綜合性

煉化企業自備熱電廠辦公室文秘工作與廠各部門之間有直接關系，負責將廠領導的決策傳達到各個部門，定期將各部門安全、生產運行、環保、經營狀況和意見建議統一收集和反饋。因此，辦公室文秘工作需要將各類信息進行按專業分類組合，整合成有效的信息，為廠領導的決策提供有效有價值的參考意見。文秘工作效率對領導工作進展有很大影響。辦公室文秘工作不僅是領導工作的基礎，還是領導工作任務的延伸，辦公室文秘日常需要對各專業信息進行編輯處理發布，因此需要文秘具有一定的處理綜合信息的能力，對與廠里各項黨政、經營、安全環保、生產運行等各類知識和現狀具有一定的了解，并具有各專業信息分類整合的能力，同時，辦公室文秘還需要對辦公室內部人員的工作崗位職能進行了解，明確個人負責的各項任務，進行內部上下級交流和信息的傳遞。因此，辦公室文秘工作對廠里管理工作者的組織協調能力、溝通交流能力、語言表達能力和協商能力都提出了較高要求，需要廠各級工作管理者具備較高的綜合素質能力。

（二）辦公室文秘工作的重要性

辦公室文秘工作是煉化企業自備熱電廠核心領導部門，辦公室是一個生產和經營活動政策落實的參謀部和服務部，上為領導服務，下為單位員工服務，中間為企業各部門和車間服務，一個廠辦公室文秘工作服務水平直接關系到廠生產和經營活動水平，在煉化企業自備熱電廠發揮越來越重要的作用，因此，在執行計劃和重大決策時，提高辦公室文秘工作效率對提高熱電廠的政策傳達效率十分關鍵，文秘將管理層的決策傳達到基層，同時反饋基層的眾多意見和建議，總的來說，辦公室文秘工作對煉化企業自備熱電廠運作效率起到重要的影響。

二、增強辦公室文秘工作的有效措施

（一）加強學習，不斷提高文秘人員素質

辦公室文秘工作者是領導與各部門之間聯系的橋梁，主要負責信息的上傳下達工作，并負責起草文件、記錄會議紀要、書面信息等內容的整合收集編輯處理發布。因此，文秘工作的核心是文字工作，主要是通過公文、寫作表達能力、學習能力和組織協調能力中體現，辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對來說培訓機會較少，文秘人員知識更新慢，現有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，文秘工作者在日常工作中需要不斷學習和提高自己的職業素養，多方面去了解煉化企業自備熱電廠的實際狀況，使文秘人員成為復合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高文秘的寫作水平作為增強能力的重點，不斷使文秘人員的綜合素質得到提高。

（二）樹立服務意識，做好文秘服務工作

辦公室文秘工作在熱電廠的制定和信息的傳遞中起到輔助作用，由于辦公室工作點多面廣，秘書是為領導提供綜合服務的辦公室人員，是領導的參謀助手，辦公室服務職能是一項多方位的工作，不但要對上級領導服務，還積極協調好其他部門的關系。在這個服務過程中，最重要的是要積極對上級領導進行服務，所以，辦公室文秘服務職能工作一定要有積極性，要慢慢轉向深層次的主動服務，要根據上級指示的想法、思路等方面來進參謀。要充分利用熱電廠信息網絡平臺、基礎管理平臺、微信群，電子郵件等及時安排布置各項管理工作，傳達上級的重要指示，溝通基層車間的安全生產信息，做到高效及時有效的創新服務。

（三）學會總結，確保各項工作和諧高效

由于煉化企業自備熱電廠處在不斷變化的市場競爭環境中，辦公室文秘人員工作比較繁忙，工作關系都錯綜復雜，辦公室文秘人員要不斷改進自己的工作方法，不斷提高自身能力，不斷摸索辦公室工作規律，并掌握這種規律，根據任務的重要性，工作的輕重緩急，時間長短，合理制定工作計劃，牢固樹立超前的理念，同時，對市場中的新形勢進行預測，做好參謀助手工作。此外，還需要做到對行業中新興的事物做出了解，提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不亂，穩而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余，并將高效的工作方法應用到日常的文字總結規劃中，因此，文秘人員不僅要協調好自身心態，還要在工作中不斷充實自己，確保各項工作和諧高效。

三、結束語

在現代經濟高速發展中，企業改革新環境下，企業在未來的發展道路上都會遇到很多問題，這就需要企業做好自身建設，重視辦公室高效運轉和有效的管理，結合時代的發展步伐，轉變傳統的辦公室管理理念，注重信息化建設，優化管理模式，因此，需要提高管理團隊的素質，從而實現提高辦公室管理效能的目的，對辦公室文秘工作進行改善是提高辦公室工作效率的重要方面，更好的提高企業在行業中競爭力。

參考文獻：

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