高校信息化建設工程項目成本管理的探討

戚德瑜

[摘 要]2016年5月，筆者作為項目負責人參加了廣東輕工職業技術學院南海校區骨干網升級改造工作。原骨干網因多年前建設，功能和性能都已無法滿足學校發展的需求，經分析評估對原校園骨干網進行升級改造，建設內容包括網絡規劃及安全系統部署、互聯網出口擴容、骨干網設備更新、綜合布線系統和校園一卡通系統等內容。該項目投資200萬元，工期為1年，2017年5月通過校方驗收，并獲得學校師生的好評。本文結合項目施工經驗，主要從項目成本管理的角度探討一些常見的問題和解決方法。

[關鍵詞]信息系統；成本控制；項目管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.005

[中圖分類號]TU723.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-00-02

1 研究背景

廣東輕工職業技術學院南海校區位于該鎮軟件科技園區內，校區占地84 hm2，有教學樓、行政樓、實訓樓和學生公寓等50多棟建筑。園區網于2004年開始建設，在2005年開始投入使用，已運行超過10年，因系統運行多年，設備出現老化，導致故障頻繁。隨著園區的擴建，建筑物及用戶數不斷增多，互聯網出口設備及帶寬已無法滿足日益增加的需求，經常由于用戶量大產生線路擁塞及設備宕機的情況。經過分析研究，學校決定對原校園骨干網進行重新規劃及升級。建設方案包括：網絡重新規劃及安全系統部署、互聯網出口擴容、核心網絡設備升級、開發認證計費系統、核心層與匯聚層光纖鏈路擴容和改造寬帶業務撥號方式等。

2016年5月，南海校區校園骨干網升級改造工程立項，該項目投資200萬元，工期為1年，筆者作為建設單位信息化建設中心網絡部部長，被任命為該項目的甲方項目經理，負責與承建商項目經理進行溝通協調。項目成本管理是項目管理中的一個重要組成部分，其目的是在項目的實施過程中，將項目花費的實際成本控制在預算成本內，為了實現這一目標，需要進行成本估算、成本預算和成本控制等管理活動。成本超支是項目成本管理中最突出的問題，在筆者參與過的信息系統項目建設中，經常出現成本超支的情況，原因多種多樣，例如項目范圍不確定、成本估算方法太粗糙、成本預算考慮不全面等，但如果運用有效的方法和對應的措施，項目成本是完全可以維持在可控范圍內的。筆者結合本次項目案例，主要從制訂成本管理計劃、估算項目成本、制定項目預算和控制項目成本4個角度出發，探討信息系統成本管理過程中一些常見問題的解決方法。

2 制訂成本管理計劃

本項目是包干項目，合同金額為200萬元，是固定金額合同，在項目中標價內中標方要完成招標方需求書里的建設內容。筆者作為甲方項目經理，在項目立項時就需要明確投資金額。筆者和項目團隊的成員，首先根據本次項目的需求確定項目范圍，然后從甲方角度規劃項目管理計劃，制訂成本管理計劃，成為本項目成本估算、預算、控制的標準。比如：綜合布線的管槽、線材方面，規定必須將“米”作為計量單位，避免一些承建商報價隨意使用“條”“箱”“批”等單位造成混亂。

3 估算項目成本

成本估算的內容是制訂一個為完成項目各項活動所需要的資源成本的近似值。在筆者以往參與管理過的項目中，也有部分成本管理失敗的案例，出現項目實際成本超支的情況。這種情況產生的原因是使用的估算方法不當，造成成本估算的結果不夠精確，例如對項目范圍確認不準確或對項目了解不足，沒有考慮項目的技術難度和風險導致的成本增加等。在本項目中，管理團隊總結以往成本估算的失敗經驗，避免采用專家頭腦風暴或經驗估算這類相對比較粗糙的估算方法，轉而采用識別分析成本的構成科目，分別估算各科目的成本，通過采用多種估算方式相結合的方法，力求令成本估算更加精確。

成本估算的金額由不同的科目構成，在本項目案例中，項目團隊首先將成本分為幾個大的構成科目：硬件采購部分、綜合布線實施部分、現場安裝調試部分。不同科目采用不同的成本估算方法。在這個項目中，對于硬件成本根據硬件材料清單，請以往學校合作過的多家集成商提供報價，比價后進行采購成本估算。綜合布線實施部分、現場安裝調試部分，則通過本單位的信息系統項目知識庫，仔細尋找以往項目與本項目在同類施工科目中的相似點，采用成本類比估算法，根據類似項目進行估算。例如：綜合布線實施部分，以近兩年校內的宿舍樓、辦公樓綜合布線項目做類比；現場安裝調試部分，以去年實訓樓網絡設備安裝項目做類比等。另外針對本項目實施時間較長，人員容易產生流動的風險，為軟件開發組、綜合布線組、設備調試組的重要技術人員配備AB角制，由技術水平較高的組長搭配技術水平相對低的副組長，也可以節約部分培訓成本。

最終根據大科目匯總出總成本并分析成本估算結果。這種估算方法的優點是總成本誤差小，使項目成本可控度較高，因為不同的科目總有一種相對比較適合的估算方法。

4 制定項目預算

完成項目總成本估算后，即可制定項目預算。作為甲方，若成本預算比實際成本多，則會出現多花錢少辦事；若成本預算比實際成本少，則出現辦事不夠錢、成本超支。所以校方的項目團隊在進行預算時，花費了較多的時間參考以往類似項目，對項目工作進行了十分細致的結構分解，用自頂向下的方法，將項目總成本分攤到工作分解結構的各個工作包中，然后將各工作包分配到的成本再往下分配到工作包內的活動上。最后確定各項目成本預算支出的時間計劃和成本預算計劃，并形成成本基準，作為成本控制的依據。同時識別項目可能遇到的人員和時間等方面的風險，預留部分資金作為管理儲備資金。

5 項目實施過程中的成本控制

成本控制的內容是監督成本的實施情況，識別可能引起成本基準變動的潛在因素，找到發生偏差的原因，然后采取相應措施糾正的過程。在項目實施的過程中，常見的成本管理問題是一些技術人員和施工人員在思想認識上存在誤區，缺乏成本控制的理念，遇到技術難題時簡單地靠提高成本來解決，而項目經理在項目建設中也沒有制定成本管理的規范或標準，或者有制定但沒有嚴格執行，導致成本管理失控，最終超支。筆者根據成本基準、項目管理計劃，在項目實施過程中，隨時跟進承建商的施工進度，并記錄項目所花費的成本，與承建商項目經理一起，綜合采用組織手段、技術手段、經濟手段，對項目成本進行有效控制，同時使用Project項目管理軟件為成本管理提供輔助。

在組織手段上，筆者和承建商一起，根據資源計劃、資金計劃等情況，及時調整施工方案，達到控制成本的目的。高校的情況比較特殊，工作日白天及夜晚課室均有學生上課，為了不影響日常教學，筆者與承建商項目經理及綜合布線施工隊長進行積極溝通，在保證施工安全的前提下，施工隊通宵施工，白天休息，既保證了施工進度，也不會對學校教學造成影響。在設備安裝的階段，由于涉及歸屬不同部門的多個房間，需要進入室內安裝，如果協調不當，某些辦公室或實驗室無法開門的話，將拖延整個施工進度。筆者與承建商項目經理采取網格方法，先以“天”為單位規劃好要安裝設備的區域網格，然后提前通知，協調該區域的部門密切配合，留人在室內值守配合安裝，大大提高了工作效率，加快了施工進度。

另外，在項目實施的過程中，筆者積極跟進項目進度，針對項目實施的不同人員，如軟件開發組組長、綜合布線組組長、設備調試組組長等，進行目標分解及項目整體規劃培訓，加強不同施工階段、各小組之間的工作銜接，制定各小組的成本目標和控制職責，保證目標責任到組，提高各小組成員的成本意識，避免出現扯皮現象。

在技術手段上，根據施工進度、資源計劃、資金計劃等情況及時調整施工方案，達到控制成本的目的。例如，在進行核心層與匯聚層光纖鏈路擴容時，由于施工進度緊張，施工方熔纖設備不足，無法在預定時間內完成任務，但增加采購設備又會增加承建商成本，經過和承建商商討評估，決定將光纖鏈路擴容工作外包給其他有充足熔纖設備的集成商處理，有效控制了成本。

在項目實施中，采取每周例會的方式，要求承建方每周匯報項目情況及成本情況，分析成本超支原因，雙方商討解決措施，然后形成下周的工作計劃。在軟件工具上，借助Project項目管理軟件協助項目管理團隊進行成本管理，根據前期完成的成本、進度等數據，軟件可自動統計出成本基準和實際成本的偏差，承建方再對偏差情況進行分析，提出針對性的解決方法。

在經濟手段上，比照成本控制目標，對軟件開發組、綜合布線組、設備調試組進行分階段檢查和考核，對超額完成任務的小組進行獎勵，對完成情況不好的小組進行懲罰，達到責、權、利的成本控制效果。加強質量控制的力度，杜絕返工和各重要節點驗收延期的情況，就可以杜絕成本失控的風險。

經過校方和承建方項目團隊的不懈努力，該項目于2017年5月通過驗收，試運行期間各子系統運行穩定，獲得師生的好評。該項目提高了校區信息管理工作的效率，滿足了校區日常業務性能指標，經過軟硬件的升級和更新，校園網基本消除了擁塞情況，也有效提升了用戶網速，用戶體驗良好。由于本項目的預算準確，控制措施得力，在實施的過程中，項目沒有出現成本失控的情況，在原定預算內完成建設。本項目再次印證了信息系統項目的成本管理并不只是收集、處理和統計數據，而是貫穿整個項目的實施過程，在過程中發現問題并采取相應措施，將成本控制在可控范圍之內。綜上所述，正確、有效的成本管理對項目成功具有舉足輕重的作用。

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