淺談現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策

鐘燕芬

摘 要：現代信息技術的發展對很多企業的工作展開都造成了沖擊與影響，企業檔案管理工作也不例外。基于此，本文分析了現代信息技術對企業檔案管理的影響，闡述了優化企業檔案管理信息化的工作理念、建立健全企業檔案管理信息化的制度、加大對信息技術設備的資金投入、“雙套制”檔案管理模式的建立這些企業檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：現代信息技術；企業檔案管理；優化策略

現階段，現代信息技術已經在各個領域得到了普及和應用，在企業檔案管理領域中也不例外。將現代信息技術應用進企業檔案管理行業，可以說是企業發展的一項重大的突破。如今，企業中使用電子文件進行工作交流的現象越來越普遍，為企業檔案管理提供了信息化發展的條件和機遇的同時，也為企業檔案管理的工作模式帶來了挑戰。

1 現代信息技術對企業檔案管理的影響

1.1 現代信息技術對企業檔案管理的積極影響

現代信息技術對企業檔案管理的影響是多方面的，其中積極影響包括四方面：轉變企業檔案管理模式、打破企業檔案管理的限制、優化企業檔案管理的工作方法、提高企業及企業檔案管理的工作效率[1]。

第一，轉變企業檔案管理模式。現代信息技術的普及讓企業檔案管理的工作人員在進行實際工作中接觸電子文件和檔案的概率大幅增加。現階段，在各個企業的日常工作及管理中，以現代信息技術為支撐的電子文件和檔案盛行，徹底改變了傳統紙質檔案的應用。與此相對應的，企業檔案管理的模式也發生了轉變，由傳統的針對紙質檔案管理轉變成了對電子文件和檔案進行管理。

第二，打破企業檔案管理的限制。現代信息技術大力應用于企業檔案管理，使檔案管理工作的時間與空間的限制得到了突破。企業檔案管理人員或是領導能夠在任何時間地點對企業的相關文件檔案進行查閱。企業內的各個部門之間也能夠有效的實現資源的共享。

第三，優化企業檔案管理工作方法。現代信息技術讓企業檔案管理工作中建立電子資料庫成為了可能。企業檔案管理的相關人員只需要利用計算機進行關鍵詞的檢索就能找出相應的電子檔案，使管理工作更加便捷。

第四，提高企業及企業檔案管理的工作效率。現代信息技術為檔案管理人員提供了便捷的工作方式的同時也提升了工作的準確性，使管理人員的工作效率得到大幅提升，也促進了企業工作效率的提升。

1.2 現代信息技術對企業檔案管理的消極影響

現代信息技術對于企業檔案管理的影響是兩方面的，有積極影響的同時也存在著消極影響。我國傳統的企業檔案管理模式由于發展時間長，所以并不容易發生改變。企業檔案管理信息化建設并不是短時間內就能夠完成的。紙質檔案轉化成電子檔案、電子檔案的長期保存等等，都需要大量的人力資源來進行。尤其是電子檔案的長期保存，需要更加先進的技術支撐，或是需要建立更加有效的管理方式，防止電子檔案中信息的丟失。

2 應用現代信息技術進行企業檔案管理的優化策略

2.1 優化企業檔案管理信息化的工作理念

可以說，隨著現代信息技術的發展，企業檔案管理信息化建設會不斷加深，成為未來發展的主要趨勢。在這樣的背景下，企業檔案管理工作想要實現更好的發展，就要優化并轉變工作人員在進行企業檔案管理時的工作理念。這項工作可以利用以下兩種方式相結合的方法進行實現：

第一，優化企業檔案管理的人員配置。招聘具有良好的企業檔案管理信息化專業素養的新鮮血液加入企業檔案管理工作隊伍可以說是最為直接的一種方式。這樣的策略能夠從整體上提升企業檔案管理團隊的專業素養，并能夠隨著新老員工之間的工作磨合，逐漸實現老員工傳統企業檔案管理工作理念的轉化。

第二，確立企業檔案管理信息化的工作制度。這樣的工作制度安排能夠使工作人員在進行實際檔案管理工作時樹立起信息化管理的意識，并能夠促進工作人員主動學習企業檔案管理信息化建設的相關知識，實現企業檔案管理工作理念不斷向信息化轉化。

2.2 建立健全企業檔案管理信息化的制度

上文中也提到，建立健全企業檔案管理信息化制度能夠促進相關工作人員的工作理念的轉變。同時，由于企業檔案管理信息化建設時間長的特殊性，建立健全企業檔案管理信息化制度能夠為相關工作人員提供工作上的指導意見，使整個信息化建設更加高效和準確，也能夠使企業檔案管理信息化成為實際工作的常態，避免工作反彈的出現。

首先，企業要根據自身的實際情況，對企業中的電子檔案和文件進行規范性的要求，這種要求包括格式以及存儲等。這樣能夠使后期進行企業檔案分類及管理工作更加順利。其次，要對電子文件和檔案保存與審查的時間進行規定。相關管理人員要定期對所有歸檔的電子文件的內容進行抽查，保證電子檔案信息的完整和準確。企業內的工作人員要及時提交相關的電子檔案和文件，保證企業檔案管理中保存檔案的全面。最后，對于傳統檔案管理模式下的遺留問題進行有針對性的解決[2]。企業要依據存在的檔案管理問題，例如信息完整性低、檔案質量低等問題進行解決。可以通過加強檔案信息審核，并將信息審核落實到每個負責人的形式，保證企業檔案管理的規范化。

2.3 加大對信息技術設備的資金投入

硬件條件的良好是保證企業檔案管理信息化建設的更加完善的前提，企業要加大對信息技術設備的資金投入。現階段，多數企業對于檔案管理的硬件設備并沒有投入更多的資金，工作人員使用的設備并不能夠很好的實現現代信息技術的應用。企業要意識到先進的硬件支撐能夠保證檔案管理信息化的有效展開，加大資金的投入，引進更加先進的計算機設備、復印設備等等，并請專業的人員搭建企業檔案管理與查詢的搜索系統，保證企業檔案管理信息化的有效性，為企業提供更加高效的檔案提取與查閱服務。

2.4 “雙套制”檔案管理模式的建立

“雙套制”檔案管理模式是現階段各行業進行檔案管理工作普遍使用的一種方式，它能夠實現傳統檔案管理與信息化檔案管理的有效過渡。“雙套制”檔案管理模式主要是通過利用紙質檔案與電子檔案相結合保存的方式來展開檔案管理工作。企業在進行檔案管理信息化建設的過程中，可以充分利用“雙套制”檔案管理模式來實現管理工作的模式轉化。首先，將企業內所有的檔案信息進行搜集和分類工作，并建立起檔案等級。在這一階段的工作中，相關管理工作人員要核對檔案內的信息完整度，并結合企業的實際情況，對所有檔案進行等級的確定。財務檔案、核心技術檔案等重要的檔案為一級，文件報表、制度文件等為二級，以此類推。其次，將檔案按照等級順序進行電子檔案的轉化工作。由于企業內檔案的數量過多，所以要依次進行電子檔案的轉化，要確保重要的檔案文件和常用的檔案文件都首先轉化成電子檔案。最后，在保存的過程中，要對企業內重要的文件檔案進行電子版與紙質版相結合的方式進行保存，并定期檢查所有重要文件的完整性，對于其他文件進行隨機抽查，一旦發現信息的丟失要及時進行文件的修復。利用“雙套制”檔案管理模式，能夠推動現代技術在企業檔案管理工作中的應用，實現相關工作人員管理理念與工作形式的逐漸轉變，是實現企業檔案管理信息化建設的最優策略。

3 總結

綜上所述，現代信息技術對于企業檔案管理既存在著積極影響，又存在著消極影響。通過優化企業檔案管理信息化的工作理念、建立健全企業檔案管理信息化的制度、加大對信息技術設備的資金投入、“雙套制”檔案管理模式的建立，實現了對企業檔案管理信息化建設工作的優化和推動，促進企業持續健康的發展。

參考文獻

[1]王肖.現代信息技術對企業檔案管理的影響及優化策略[J].城建檔案，2017（07）：30-31.

[2]張紅星.現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索[J].辦公室業務，2017（02）：79.