知識管理應用于企業檔案管理信息化建設的必要性研究

李博

摘 要：目前，我們正處于一個知識經濟的時代。要面對變化莫測的市場環境，企業就必須利用知識來為自己創造優勢。因此，知識管理變得越來越重要。本文研究了知識管理在企業的檔案管理信息化建設中應用的必要性。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；信息化建設；知識經濟

1 背景介紹

1.1知識管理簡介

企業中的知識管理，簡單來說，就是這個企業整體關于知識方面的一個管理過程。這主要包括企業中的員工對知識的獲取、吸收、化為己用以及共享的過程，將知識真正落實到具體工作中。采用知識管理，可以幫助企業中的員工提高自身的工作效率、培養突破傳統自主創新的能力從而為企業帶來更大的效益。

1.2企業的檔案管理信息化

先了解一下傳統的企業檔案的管理：傳統模式下，企業的檔案對于企業來說并不是很重要，只是作為企業歷史的一種記錄，可能檔案從建立開始，就不會去動用，檔案的內容對于企業的發展也沒有起到很大的作用。并且，檔案的保存也有很多弊端，從前以文字形式保存的檔案很容易受到外部環境因素的影響而損壞，如潮濕、火種等，而這種紙質檔案又很難進行復原，因此對企業來說，也是一種損失。隨著全球經濟以及信息化時代的發展，企業的檔案管理模式也發生了改變。企業檔案的管理漸漸趨于信息化管理。企業檔案管理的信息化，其實就是在傳統管理模式的基礎上，保留原有的檔案，但是轉換了另一種存在形式，更好的實現資源共享。現在企業的檔案包含著大量企業的機密文件以及重要數據，且檔案的數量比以前大很多，用文字形式保存不便于文件的查看以及管理。因此，不同于傳統模式下的企業檔案管理，現在的大部分企業為了方便管理企業的檔案并且提升檔案的價值，都選擇采用了電子企業檔案，并利用現代化信息設備來管理企業的檔案，管理人員也要求具備熟練掌握信息設備知識的基本素質。但是，在企業檔案管理的信息化建設中，在存儲方面實現信息化知識一部分，更重要的還是實現檔案內容的信息化。也就是說，將檔案中的內容重新進行整合，并深入挖掘、分析、總結，將舊的知識轉化為新的東西，并且是有效用的東西。由此可見，企業檔案管理的信息化是對企業的工作人員也是有很大的要求的，他們除了要具備計算機等方面的操作技術外，還要具有敏銳的文字捕捉能力，能抓住檔案信息中的重點。

2 目前企業檔案信息化管理存在的問題

要明確知識管理在企業檔案管理信息化建設中應用的必要性，首先我們要知道當下建設企業檔案管理信息化存在的一些問題。主要有以下幾點：

2.1技術水平落后

實現檔案管理的信息化，當然是需要一定的技術支持的，技術方面主要是在網絡技術方面。用網絡技術來管理檔案固然方便，可是目前網絡環境日益復雜，各種病毒、網絡黑客等的存在很難完全保證檔案存儲的安全性，這將對企業的發展造成很大的威脅。因此，需要更先進的網絡技術來支持檔案信息化管理的建設。

2.2知識管理意識的薄弱

知識管理雖然對企業的檔案管理很有幫助，但是，事實上，企業對于知識管理的意識還是相對薄弱的。因此，他們還是停留在改變形式，而沒有從根本下手的層面。也就是說，企業對于檔案的管理，還只是停留在管理的層面，并沒有達到應用的高度。企業需要加強對這一方面的學習，普及知識管理的方法。由此可見，知識管理意識的薄弱，阻礙了企業檔案管理信息化的發展。

2.3缺乏有效的信息庫

這一點是從檔案的內容來講的。企業存入的檔案的內容，并沒有進行硬性規定。但是，我們可以想象如果檔案中的內容是已經經過嚴格篩選，都是很有用的信息，那么當企業需要檔案中的信息的時候，便可以直接拿過來使用，這就減少了很多時間，能幫助企業更快的完成項目，盡快收回成本以及收益，保證企業的資金運轉正常。因此，檔案的管理者在整合檔案的時候，應該把重點放在對企業的發展有益的資料上，并進行重點總結與分析，這樣便可以得到一份相對來說更加有效用的檔案。可目前，很多企業仍然缺乏這種思想。

3 知識管理應用于企業檔案管理信息化建設的必要性

從上述內容我們可以得知目前的企業檔案管理信息化的發展存在很多問題，總結起來，其實和知識管理意識的缺乏有很大的關系。因此，在企業檔案管理信息化的建設過程中，知識管理是很有必要的。它的必要性主要體現在以下幾個方面。

3.1企業檔案管理信息化就是知識管理

在信息時代，最重要的東西其實就是知識。企業要想在眾多企業中脫穎而出，就必須掌握重要的、具有創新性的知識訊息，而這些都需要從企業的檔案中提煉出來。因此，對檔案進行管理已經不再是簡單的存儲，更重要的就是對其中的內容進行管理。同樣的建設企業管理的信息化，也不是停留在形式上的信息化，而是對內容進行管理。而這不正是知識管理的思想嗎？其實，企業的檔案管理信息化就是知識管理。

3.2企業檔案管理信息化的建設需要知識管理的指導性

首先，我們了解到企業檔案管理的信息化的建設并不僅僅是字面意思地把企業的檔案信息存儲到信息化設備中就可以了，這里面涉及到企業檔案的整理、分析以及應用等問題，這是涉及到一整個流程的問題。因此，其他野檔案的管理信息化的建設需要知識管理的指導。前面提到，知識管理最主要的思想就是將知識吸收消化，化為己用，并且在此基礎上創新、升華，將知識轉化為企業有用的資本。如果少了知識管理的指導，企業檔案管理的信息化建設應該是進行不下去的，簡單的借助信息化設備，將檔案存入電腦中，最終還是和傳統的管理方式一樣，只不過是換了一種存儲方式，并沒有在實質上改變什么。

3.3知識管理能更好的實現資源共享

企業是一個整體，無論是制定企業的制度還是企業未來的規劃等重大決策時，都需要將各個部門的檔案、文件結合起來考慮，各個部門也需要互相幫助，這就是所謂的資源共享。企業的檔案對于企業來說是一筆巨大的知識資產，是很好的資源。通過知識管理對企業檔案進行管理，對企業的信息進行系統的分析、整合，使原本的檔案內容變得更加的有價值，這就在很大程度上縮短了資源共享的時間，加快了各個部門的工作進度，從而提高企業整體的工作效率，為企業節省了很多成本，并且在最短的時間內得到收益。

3.4知識管理幫助企業實現自主創新

知識管理很大的一個特點就是解放思想，強調自主創新，將知識不斷的提煉，不斷轉化，最終變成具有企業本身特質的知識財產。事實上，每個企業的檔案管理大同小異，最重要的就是怎么去使用它，提升檔案本身的價值。檔案中可能隱藏著很多對企業很有幫助的信息，這同樣也是在考驗檔案管理者的能力，如何在這些檔案中深入挖掘出有用的信息，不放過細節部分。如果能把一些有效的隱形的信息挖掘出來，那企業就實現了自主創新，這就是和其他企業不一樣的地方，和其他的企業拉開距離。知識管理同時也提高了檔案信息的利用率。

4 總結

自古以來，社會經濟就是優勝劣汰的，不好的總是要被淘汰的。在日益復雜的經濟環境以及激烈的企業競爭的背景下，企業要想取得優勢，就必須要有自己獨特的以免。在企業檔案管理的信息化建設過程中，知識管理的應用可以在很大程度上幫助企業提高工作效率、節省項目成本、并提高自主創新的能力，將企業檔案的價值充分發揮出來，保證企業的長遠發展。

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