關(guān)于縣級(jí)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的思考

李朝霞

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)力不斷提高，人才的需求量也在逐年增長(zhǎng)。由于企業(yè)能夠提供的機(jī)會(huì)和平臺(tái)的增加，人員也在不斷的增長(zhǎng)和流動(dòng)，那么對(duì)于這些企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理就是其必不可少的工作。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶來(lái)了信息時(shí)代，而信息時(shí)代又帶來(lái)了檔案電子化。本文就縣級(jí)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作展開討論和分析。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)人才交流服務(wù)中心 檔案管理工作 思考

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2018）10-00-01

引言

一直以來(lái)，我國(guó)的檔案管理形式主要以人工檔案管理的傳統(tǒng)形式為主，這種形式漏洞多、隱患大、管理模式落后，根本滿足不了信息化發(fā)展的需求，更無(wú)法有效的發(fā)揮其在檔案管理中的作用。在高速發(fā)展的大環(huán)境影響下，信息化管理在檔案管理工作中的應(yīng)用將會(huì)占有非常重要的地位。只有在檔案管理中充分應(yīng)用信息化的優(yōu)點(diǎn)，才能更好地提高檔案管理的時(shí)效性及高效性。而人才交流中心由于其人員的流動(dòng)性，更需要檔案信息化管理的支撐以保證人員信息的準(zhǔn)確流動(dòng)。縣級(jí)人才交流中心人員要求不及市級(jí)和省級(jí)，雖然其人員較少，但是也依然需要進(jìn)行檔案管理。

一、縣級(jí)人才交流服務(wù)中心開展檔案管理工作的意義

人才交流服務(wù)中心主要是為人才和企業(yè)之間提供交流的平臺(tái)，在這個(gè)人才噴發(fā)的時(shí)代，企業(yè)之間對(duì)人才的需求量以及人才量極度失衡。[1]為了讓企業(yè)和人才都能準(zhǔn)確找到需要的雙方，人才交流服務(wù)中心營(yíng)運(yùn)而生。人才服務(wù)中心是政府深化人事制度改革的產(chǎn)物，它在人力資源配置從統(tǒng)包統(tǒng)配模式向發(fā)揮人才市場(chǎng)基礎(chǔ)性作用模式的轉(zhuǎn)換中形成的，其最基本的業(yè)務(wù)就是為單位招聘和個(gè)人求職提供信息和平臺(tái)，發(fā)揮政府在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的引導(dǎo)服務(wù)作用。我國(guó)是人口大國(guó)，無(wú)論大到省份還是小到鄉(xiāng)鎮(zhèn)，人才量都非常巨大，面對(duì)這樣巨大的人才資源，如何進(jìn)行整合分配成為一個(gè)巨大的問(wèn)題。而開展檔案管理工作卻能夠簡(jiǎn)單的解決這樣的問(wèn)題。在大型的人員流動(dòng)密集的單位，幾乎都采用了檔案管理的資源整合方式。

然而巨大的人群密度，紙質(zhì)化檔案顯然招架不住。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息化處理技術(shù)的健全，檔案信息的建立很快朝著無(wú)紙化方向發(fā)展。當(dāng)前的檔案管理更為便捷，電子化的檔案信息容易調(diào)取也方便移動(dòng)和打印，更受到廣大青年人的青睞。在電子設(shè)備如此發(fā)達(dá)的今天，隨時(shí)隨地連接網(wǎng)絡(luò)獲取自己的檔案資源比起抱著自己的紙質(zhì)檔案挨家挨戶的投遞要方便的多。

開展檔案管理工作是人才交流服務(wù)中心的重要內(nèi)容。對(duì)人才市場(chǎng)的完善也有著推動(dòng)作用。發(fā)展檔案信息化必定需要對(duì)口的計(jì)算機(jī)人才，這也及時(shí)的增加了就業(yè)崗位，滿足當(dāng)前的就業(yè)需求。該項(xiàng)工作的開展具有極其重要的意義，主要表現(xiàn)在：第一，檔案的發(fā)展能夠簡(jiǎn)便企業(yè)的人才挑選，通過(guò)檔案的過(guò)濾，能夠最大程度的選取需要的人才，以免在人才選取上浪費(fèi)多余的時(shí)間。第二，從檔案的發(fā)展預(yù)測(cè)未來(lái)行業(yè)的動(dòng)態(tài)，檔案中的內(nèi)容總是變更的，通過(guò)對(duì)檔案資料的把握，能夠準(zhǔn)確預(yù)估市場(chǎng)走向，并且及時(shí)做出相對(duì)的規(guī)劃。

二、強(qiáng)化檔案管理工作有效性的相關(guān)策略

在檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程總有很多的問(wèn)題和困難需要解決，但是無(wú)論是縣級(jí)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的開展還是市級(jí)，在產(chǎn)生問(wèn)題時(shí)都有一定的相似性。通過(guò)經(jīng)驗(yàn)的積累，我們可以熟知常出現(xiàn)的問(wèn)題，在面對(duì)這些常見問(wèn)題時(shí)，我們可以順利的進(jìn)行解決。檔案管理工作發(fā)展到今天已經(jīng)逐步完善，然而縣級(jí)人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作才在起步階段，本文就當(dāng)前大環(huán)境下檔案管理工作的一些問(wèn)題舉例，以期對(duì)人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作有所啟發(fā)，強(qiáng)化檔案管理工作的有效性。

1.檔案的丟失問(wèn)題

在很多檔案管理機(jī)構(gòu)都會(huì)有檔案丟失的問(wèn)題存在。檔案丟失對(duì)一個(gè)人的影響非常大，檔案記錄的是一個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐和工作經(jīng)歷，那是一個(gè)人幾年努力的總結(jié)。一旦丟失重新補(bǔ)充很多重要信息也會(huì)丟失。檔案丟失一般設(shè)計(jì)兩個(gè)原因。一是人才數(shù)量膨脹，工作量加大，增加了檔案管理的難度，檔案管理人員極易出現(xiàn)失誤。[2]二是檔案持有人對(duì)檔案本身的重視度不高，在人才流動(dòng)的過(guò)程中就容易導(dǎo)致檔案的丟失。那么如何防止這樣的問(wèn)題呢？由于縣級(jí)人才交流中心人流量巨大，紙質(zhì)化的檔案管理必然會(huì)造成遺失，及時(shí)采用電子化檔案管理方式，即使檔案被誤刪也可通過(guò)技術(shù)手段找回。另一方面就是加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，要讓管理人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，完善檔案丟失責(zé)任劃分機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人即可減少檔案丟失。

2.檔案整理繁瑣的問(wèn)題

檔案信息紛繁復(fù)雜，因此許多檔案的錄入相當(dāng)麻煩。由于檔案都是人工錄入的，因此不可避免的會(huì)出現(xiàn)檔案信息錄入錯(cuò)誤等等整理上易出現(xiàn)的問(wèn)題。這其實(shí)就是檔案工作者的問(wèn)題，在進(jìn)行檔案整理時(shí)要保證清晰的思路，提高自身的工作效率。

當(dāng)然，我們不否認(rèn)當(dāng)前檔案整理工作的人員過(guò)少，而我國(guó)本身對(duì)口檔案整理的專業(yè)也很少，檔案整理工作本身缺乏人力。因此在開展檔案整理工作的過(guò)程中，及時(shí)分配工作，并且根據(jù)人數(shù)，及時(shí)招聘人才。在人才招聘上，也更偏重于適合這份工作的人選。

另一方面，檔案的整理本身就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)工作，因此在整理過(guò)程中，管理者要注重培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量提高工作效率。

3.改變管理模式

在對(duì)檔案信息資源的管理模式上，不能夠一味采用傳統(tǒng)的管理模式。人才交流服務(wù)中的人力環(huán)境也與企業(yè)間的人力環(huán)境不同，在管理上也不盡相同。我們這里的管理指的是對(duì)于檔案系統(tǒng)安全的管理。很多系統(tǒng)做了加密和防盜，這對(duì)于檔案的管理非常有幫助。但是這些系統(tǒng)維護(hù)需要專業(yè)的管理人才，因此，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視此類人才的培養(yǎng)，對(duì)系統(tǒng)的防盜和防中毒防泄漏問(wèn)題給予重視。

三、結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前的人才和企業(yè)的現(xiàn)狀，縣級(jí)人才交流服務(wù)中心非常有檔案管理工作的開展必要。信息化覆蓋全世界的今天，檔案信息管理的各種方法都在不斷健全，與人才交流服務(wù)中心的融合更是對(duì)檔案信息更深層次的保護(hù)網(wǎng)。雖然人才交流服務(wù)中心和檔案信息當(dāng)前處于磨合階段，但是在不久的將來(lái)，我們相信檔案信息會(huì)在人才交流服務(wù)中心的環(huán)境下取得更好的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，縣級(jí)人才交流服務(wù)中心對(duì)檔案信息資源的管理應(yīng)當(dāng)是攜手并進(jìn)。在實(shí)際的工作開展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)要求全體職工共同努力，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭利，淺談干部人事檔案整理中存在的問(wèn)題和建議[J].人力資源管理2015（10）.

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