土地收儲檔案全程電子化留痕管理的必要性

周惠珠

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和中國檔案管理水平的提高，土地收儲辦理過程中的資料經(jīng)過電子化處理，錄入電子存儲系統(tǒng)，便于檔案日常管理，也提高查詢檔案的效率。但在實(shí)踐中傳統(tǒng)辦文模式仍占有較大比例，一些與土地收儲有關(guān)的次要資料不被重視、資料錄入不夠及時(shí)，不夠全面化和系統(tǒng)化，目前有的單位還未實(shí)現(xiàn)全程電子化留痕管理，降低了土地收儲檔案的完整性和真實(shí)性。本文就“全程電子化留痕管理必要性”做簡要分析，希望給檔案管理部門和管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：土地收儲；征地拆遷；電子檔案；留痕管理

痕跡化管理，是指在管理過程中，在時(shí)間上和管理內(nèi)容上做全程化工作記錄，從主要事項(xiàng)到日常的交接班，留下文字、圖片等資料進(jìn)行電子化處理后存檔，其應(yīng)用于土地收儲檔案管理有廣泛的意義。

1 土地收儲檔案管理概述

傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制是指各級檔案館 （室 ） 內(nèi)各構(gòu)成要素之間相互聯(lián)系和作用的關(guān)系及其功能[1]。應(yīng)用到土地收儲檔案管理領(lǐng)域具有輔助城建管理的作用，檔案收集要求原始性、準(zhǔn)確性、完整性，要及時(shí)、安全和系統(tǒng)。一般的城建檔案管理部門會根據(jù)國家的《檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》和地方法規(guī)、規(guī)章而制定管理制度和操作流程，一般分為前期、中期和后期三個(gè)階段。

1.1 土地收儲檔案的歸檔范圍

土地收儲檔案的歸檔內(nèi)容龐雜，涉及到相關(guān)的各方面的資料。主要可歸為6個(gè)重要類別：城市建設(shè)用地預(yù)審申請表和審查意見，建設(shè)用地請示和批復(fù)；城市建設(shè)用地報(bào)批文件；土塊收儲征地拆遷合同、協(xié)議等文件；土地收儲期間各項(xiàng)目工作發(fā)現(xiàn)的資料、明細(xì)匯總表；開發(fā)土地勘測、驗(yàn)收資料；其他土地收儲征地拆遷有關(guān)資料，如政策補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)等文書。另外，還有一些方案、圖紙、說明、登記表、價(jià)格表、調(diào)查表、照片、視頻等資料。

1.2土地收儲檔案的管理原則

同步性原則。在土地收儲檔案管理，通常需要堅(jiān)持“四個(gè)同步”：一是省、市收儲單位向各區(qū)、縣收儲單位下發(fā)的收儲委托書，同時(shí)收儲檔案材料的歸檔也隨即開始。二是省、市里收儲單位在指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各區(qū)縣收儲工作進(jìn)展的情況，也會檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理和歸檔情況。三是區(qū)縣收儲部門在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，應(yīng)及時(shí)移交檔案材料。四是以紙質(zhì)檔案為主，同時(shí)也有大量電子檔案，二者同步收集、整理、歸檔和保存。

專業(yè)性原則。土地收儲征地拆遷檔案在城建管理中有重要作用，因此是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。一是專業(yè)的管理機(jī)制規(guī)范了管理內(nèi)容和流程，保證了管理目的順利實(shí)現(xiàn)。二是檔案管理工作由專業(yè)人員實(shí)施，堅(jiān)持管理的各項(xiàng)要素和原則，確保科學(xué)合理地管理土地收儲檔案資料。三是檔案管理已經(jīng)形成幾類專業(yè)的模式，如各單位普遍采用的文檔集成多元管理體系，將檔案管理的行為前置到文件形成領(lǐng)域，在組織上初步形成了文件形成領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域的集成[2]。隨著科技的發(fā)展，專業(yè)人員對管理方式不斷創(chuàng)新，提高了檔案管理和檔案利用的效率。

責(zé)任制原則。行政單位長期實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和崗位責(zé)任制，在土地收儲檔案管理領(lǐng)域也有所應(yīng)用。一是“一把手”負(fù)責(zé)制，大部分單位的檔案收集、整理、歸檔、移交等工作都有區(qū)縣征地單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)或指派專人落實(shí)工作，領(lǐng)導(dǎo)通過文書、資料和信息掌握土地收儲過程中的動(dòng)態(tài)，并且布置下一步工作指示。二是各科室不同崗位的人員負(fù)責(zé)已分配的各項(xiàng)工作內(nèi)容，每一位工作人員分工合作完成整個(gè)檔案管理工作。

2. 土地收儲檔案存在的問題

檔案管理分為收集、存放、整理、歸檔和移交等環(huán)節(jié)，其中整理和歸檔環(huán)節(jié)工作量大，是檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

2.1 傳統(tǒng)檔案占比例大，利用率較低

當(dāng)前電腦技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，采取電子檔案的形式，將收集、整理的有價(jià)值文件、圖像、數(shù)據(jù)和信息錄入存儲系統(tǒng)，在空間和時(shí)間上有利于檔案信息的保存，也有利于檔案信息查詢和讀取。但是土地收儲檔案的內(nèi)容龐大，其形式也多種多樣，錄入電子存儲系統(tǒng)需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，因此有的單位只將認(rèn)為重要的資料錄入，一部分土地收儲中產(chǎn)生的資料依然以原貌的紙質(zhì)形式保存，不利于檔案資料查找，其利用和應(yīng)用率較低，有些細(xì)節(jié)方面存在問題不易被發(fā)現(xiàn)。

2.2 重視文書檔案，易忽略其他檔案

政府公文、合同、協(xié)議、數(shù)據(jù)等重要資料是檔案管理的重點(diǎn)，業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)資料、建設(shè)資料和各類圖片、表格、次要數(shù)據(jù)等不太受重視。有研究者認(rèn)為“在機(jī)關(guān)文件歸檔前，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。[3]”這一觀點(diǎn)歸屬于傳統(tǒng)檔案管理方式，應(yīng)用在現(xiàn)代檔案管理上有一定的偏差。美國信息管理專家霍頓提出信息生命周期管理理論，傳統(tǒng)檔案有特定的生命周期，而經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理的資料超越了傳統(tǒng)文件生命周期的界限，管理活動(dòng)沿著文件運(yùn)動(dòng)向更前端（即規(guī)劃設(shè)計(jì)）、更后端（即評估維護(hù) ）延伸。有一些資料和信息當(dāng)時(shí)看上去價(jià)值較小，卻有可能有長遠(yuǎn)價(jià)值。因此，不完整、不系統(tǒng)的檔案管理正是目前土地收儲中征地拆遷檔案管理存在的主要問題之一。

2.3 電子檔案錄入不及時(shí)，分批錄入

當(dāng)前，有些發(fā)達(dá)城市在土地收儲檔案管理采用痕跡化管理方式，即按照時(shí)間和管理內(nèi)容全面錄入電子存儲系統(tǒng)，基本上保存了開發(fā)項(xiàng)目全程的完整資料。由于在資料收集環(huán)節(jié)運(yùn)行效率不高，如有一些相關(guān)單位不按時(shí)上傳資料，導(dǎo)致資料不能及時(shí)錄入存儲系統(tǒng)，檔案管理人員在事后補(bǔ)錄，在一定程度上嚴(yán)重影響檔案的時(shí)效價(jià)值。此外，有些單位由于管理人員編制有限，而土地收儲檔案具有形成主體多、收集內(nèi)容廣、審查程序多、人員不固定等特點(diǎn)，工作人員面對大量資料和信息不能快速整理出來，也是客觀存在的現(xiàn)象。

3.采取全程電子化留痕管理的必要性

3.1 保存完整資料，增強(qiáng)檔案真實(shí)性、完整性

痕跡化管理比文檔集成多元管理更能保持檔案的原貌。土地收儲全程的資料和信息及時(shí)錄入電子存儲系統(tǒng)，增強(qiáng)了檔案的真實(shí)性、完整行。并且在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)已經(jīng)比較成熟，按照時(shí)間檢索或按照關(guān)鍵詞檢索都具可行性，有利于檔案查詢。

3.2 健全檔案管理機(jī)制，提高管理效率

無論是電子文件管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要有效的機(jī)制來推動(dòng)與保障。檔案管理注重的是一種推動(dòng)、指導(dǎo)、引導(dǎo)等工作軟環(huán)境的建立。一方面是技術(shù)帶來的變革，即采用數(shù)據(jù)化手段對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理。另一方面是管理帶來的變革，即健全檔案管理機(jī)制，避免在管理過程出現(xiàn)遺漏和死角。兩方面的變革都提高了檔案管理的效率。

3.3增強(qiáng)檔案留痕管理，促反腐倡廉

“數(shù)據(jù)鐵籠”是利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把政府各部門的行政審批、執(zhí)法行為、權(quán)力運(yùn)行通過全程電子化處理，然后聯(lián)網(wǎng)上傳，讓權(quán)力處處留痕并利于核查，以促進(jìn)權(quán)力規(guī)范、透明和高效運(yùn)行。電子檔案可通過互聯(lián)網(wǎng)異地查詢，消除傳統(tǒng)檔案只能在檔案室查找的弊端。全面的電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)，保持較高的可信度，提升利用效率，方便反腐倡廉部門核查各個(gè)工程項(xiàng)目的合法性和合規(guī)性，能夠發(fā)現(xiàn)土地收儲中有無“錢權(quán)交易”行為，也能通過核對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)有無貪墨行為。

4 結(jié)語

土地收儲檔案全程電子化留痕管理要抓好事前培訓(xùn)、事中指導(dǎo)、檔案審查接收三個(gè)環(huán)節(jié)工作。在項(xiàng)目開展前培訓(xùn)環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)全面錄入資料和信息的重要性，在項(xiàng)目開展中環(huán)節(jié)指導(dǎo)工作人員及時(shí)錄入和認(rèn)真操作，在檔案審查接收環(huán)節(jié)采用先進(jìn)軟件，便于查詢利用和上級部門核查。

參考文獻(xiàn)

[1]羅灤，傅榮校.電子文件管理機(jī)制與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制比較研究[J].浙江檔案，2012年9期；

[2]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機(jī)制[J].檔案學(xué)通訊，2009（5）；

[3]佚名.何為檔案歸檔范圍[J].檔案天地，2014年第2期；