大數(shù)據(jù)時代電子檔案工作的若干思考

張建

摘 要：隨著時代信息化不斷發(fā)展和革新，對于基于大數(shù)據(jù)時代背景下的電子檔案管理工作有了新的發(fā)展方向和發(fā)展要求。同時，在傳統(tǒng)電子檔案管理模式下的檔案管理工作弊端逐漸顯現(xiàn)出來。無論是從工作量，信息安全以及海量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率來看，對于電子檔案管理的工作方式以及在現(xiàn)代的檔案管理工作中工作重點(diǎn)都有了新的時代要求。本文就將從四個方面討論一下，大數(shù)據(jù)給電子檔案的管理工作帶來的巨大發(fā)展機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；問題；思考；方向

大數(shù)據(jù)的時代優(yōu)勢為電子檔案工作的有效開展提供了一定的基礎(chǔ)保障，使得基于大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理工作有了更大的發(fā)展前景和發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)然，隨之而來的是電子檔案管理工作更加嚴(yán)格的管理制度，有效的保障推進(jìn)電子檔案信息管理的質(zhì)量以及信息安全，也成為電子檔案管理工作的首要任務(wù)。那么如何從根本上加強(qiáng)這方面的工作，在本文中，將會有詳細(xì)的解決方案，希望能為以后的電子檔案管理工作，提供一些有效的參考意見。

1 電子檔案工作中存在的問題

1.1 管理機(jī)制

在目前的電子檔案工作中，存在了很多問題，使得電子檔案工作不能夠有效的進(jìn)行，達(dá)不到其工作目的。首先，在許多的電子檔案工作中的管理機(jī)制就存在了一定的偏差，導(dǎo)致電子檔案管理工作無法正常開展。對于電子檔案工作，其有幾個特性，它是一種非人工識別性，高密度性以及系統(tǒng)依賴性的工作。所以電子檔案工作在很大的基礎(chǔ)上是基于計算機(jī)系統(tǒng)，通過計算機(jī)系統(tǒng)的硬盤儲存以及光盤等方式來進(jìn)行電子歸檔和儲存[1]。如果沒有一個良好的管理機(jī)制，就無法促進(jìn)電子檔案工作的順利開展，同時也使得電子檔案工作的整個過程沒有規(guī)劃，沒有目的性。即就是如果電子檔案工作的管理機(jī)制存在很大的漏洞，很容易就會造成電子檔案管理的工作人員，沒有良好的工作意識，同時對電子檔案工作的強(qiáng)度也大大減弱。如此就會造成電子檔案工作達(dá)不到電子檔案管理的要求，同時使得電子檔案工作質(zhì)量得不到有效的保障，無法從根本上保證電子檔案的真實(shí)可靠性以及憑證作用，也使得信息安全無法得到保障。

1.2 信息保存質(zhì)量

電子檔案工作最主要的目的就是通過現(xiàn)代化的信息儲存技術(shù)，對所需要的信息進(jìn)行加密處理，以及長期保存具有時代價值和現(xiàn)實(shí)意義的數(shù)據(jù)資料等。對于檔案管理，它是作為企業(yè)生產(chǎn)，技術(shù)，科研以及經(jīng)營等活動真實(shí)記錄的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，相當(dāng)于是一種無形的資產(chǎn)。做好檔案工作，可以促進(jìn)企業(yè)的正常運(yùn)營，促進(jìn)其發(fā)展，為其長期發(fā)展提供一項(xiàng)有效的參考資料。所以就對檔案工作的質(zhì)量有了很大的要求。如果在檔案工作管理中，所儲存的信息達(dá)不到企業(yè)發(fā)展的需求，或者所儲存的數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重失真，就會導(dǎo)致企業(yè)對市場的把控度產(chǎn)生錯誤的判斷，從而造成企業(yè)的損失。當(dāng)然，如果信息保存質(zhì)量達(dá)不到要求，就完全失去了電子檔案工作開展的必要性。

2 電子檔案工作需求

2.1 技術(shù)支撐

針對電子檔案工作的重要性以及電子檔案工作的特殊性。就對電子檔案工作有了一定的要求，首先要保證電子檔案的不可抵賴性。就是要在一定的基礎(chǔ)上，保證電子檔案的真實(shí)有效性，即就是電子檔案記錄的內(nèi)容是符合真實(shí)情況的。而且工作內(nèi)容是大家共同所認(rèn)可的，尤其是牽扯到經(jīng)濟(jì)交易。這樣一來，就要求相應(yīng)的檔案工作能夠達(dá)到一定的憑證作用，能夠做到信息的真實(shí)有效記錄，同時也能夠保證所做電子檔案工作的信息質(zhì)量以及其中所涵蓋的價值[2]。在計算機(jī)系統(tǒng)中的電子檔案管理工作，首先在計算機(jī)這個網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，信息的儲存本來就面臨著網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，隨時都有可能會發(fā)生信息泄露的情況，這對于一些大型企業(yè)來說是致命的，尤其是對于公司機(jī)密性的文件以及數(shù)據(jù)記錄。這就需要在做檔案工作過程中有一定的技術(shù)支撐，保障其真實(shí)有效性以及權(quán)威性的同時，還要加強(qiáng)對信息的管理，使得信息安全能夠得到有效的保障。

2.2 數(shù)據(jù)儲存

在之前有提到，電子檔案工作的主要目的就是為企業(yè)的發(fā)展以及做一些相應(yīng)的信息管理工作，以及對一些有價值，有存儲意義的數(shù)據(jù)，進(jìn)行大量信息儲存的同時借助一下現(xiàn)代的計算機(jī)系統(tǒng)。因?yàn)橛嬎銠C(jī)系統(tǒng)能夠進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲，減輕電子檔案工作的存儲負(fù)擔(dān)，同時增加信息存儲的空間。這對于電子檔案工作的信息管理，有著極大的促進(jìn)作用。在電子檔案工作當(dāng)中，首先要求所獲得的信息真實(shí)有效，以及能夠及時的獲得所需要的信息。同時在數(shù)電子檔案的整個存儲過程，以及存檔過程當(dāng)中都需要保障信息的及時性及安全性。但畢竟計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個大環(huán)境，在其中有很多不安全的因素可能會造成信息泄露或信息失真等情況出現(xiàn)。所以為了加強(qiáng)這一方面的工作，就對信息的存儲有了更高的要求，在信息存儲的過程中做好信息的安全的管理工作，同時也要使得信息的檢索更加方便快捷。綜合以上電子檔案工作面臨的問題以及發(fā)展的必要性，提出了利用大數(shù)據(jù)的信息存儲優(yōu)勢，來進(jìn)行相應(yīng)的電子檔案管理工作。

3 大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢

3.1 信息儲存量大

相對于傳統(tǒng)的電子檔案管理工作來看，基于大數(shù)據(jù)的電子檔工作的管理更加方便快捷。由于電子檔案工作中信息儲存的必要性，使得在其具體工作過程中，會有很多的數(shù)據(jù)需要整理，分類儲存，而這樣一來傳統(tǒng)的電子檔案工作的信息儲存方式就存在很大的局限性，使得其信息儲存的速度，質(zhì)量以及能夠儲存的數(shù)據(jù)量都無法得到保障。然而，大數(shù)據(jù)能夠容納海量的信息，并且根據(jù)不同的信息，有不同的處理方式，使得整個檔案電子檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行[3]。同時大數(shù)據(jù)的信息儲存量，相對于傳統(tǒng)電子檔案工作儲存數(shù)量上來說，有一個較大的提升，使海量的信息能夠有一個足夠大的儲存空間，并且減小了電子檔案管理工作的難度。而且其信息儲存的方式，使得電子檔案的管理工作能夠更加高效快速的完成。

3.2 類型繁多

大數(shù)據(jù)時代給電子檔案的管理提供了更多更好的管理方式，不僅讓海量的電子信息能夠得到及時有效的儲存，同時也把海量信息進(jìn)行分類管理，讓信息的檢索和查找能夠更加迅速。相對于傳統(tǒng)的電子檔案工作管理方式，以及具體的信息儲存方式，大數(shù)據(jù)時代的電子檔案工作使得其工作范圍擴(kuò)大，不再局限于文檔，文字等文字類型的信息儲存，更多的應(yīng)用在海量的音頻，視頻以及圖片等方面的信息儲存。這種多形式化的信息儲存保障了電子檔案信息儲存的真實(shí)性以及可靠性。而且這一來就充分的體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時代給電子檔案工作管理帶來的巨大優(yōu)越性，使得信息的儲存變得可視化，也極大的豐富了信息儲存的類型。

3.3 時效性強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時代的信息儲存，有一個最大的優(yōu)點(diǎn)，就是時效性強(qiáng)。在很短的時間內(nèi)就可以收集到需要的信息，及時的反饋。電子檔案工作需要的就是這種時效性，能夠及時的把信息收集起來。在電子檔案工作中，對于電子檔案的存儲有著特殊的一個工作步驟。就是將信息處理完且具有保存價值的文件進(jìn)行一個備案的過程，即就是電子檔案的存檔。若在具體工作中獲得的信息，無法達(dá)到電子檔案工作的要求就會使得整個電子檔案工作出現(xiàn)延后的情況。這樣一來，將會影響電子檔案工作的正常開展。也就是說，大數(shù)據(jù)時代為電子檔案工作的信息獲取以及處理帶來了極大的優(yōu)勢，使得整個電子檔案工作能夠快速高效的進(jìn)行。

4 大數(shù)據(jù)時代下檔案工作的重點(diǎn)

4.1 數(shù)據(jù)加密

在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，檔案工作對其的信息安全有著極極高的要求，所以要保障大數(shù)據(jù)時代下檔案工作的信息安全。當(dāng)然，除了對檔案工作中重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份處理以外，還可以通過計算機(jī)技術(shù)對檔案工作中重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。在大數(shù)據(jù)時代下的檔案工作，可以根據(jù)信息加密技術(shù)對相應(yīng)的檔案工作進(jìn)行加密處理。即就是對檔案工作的進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理。這是基于大數(shù)據(jù)時代的計算機(jī)系統(tǒng)中對一些重要信息，資料以及數(shù)據(jù)的處理方式。而這樣的數(shù)據(jù)處理可以極大的保障信息安全，使得檔案工作能夠更加有效的開展。除了對檔案工作進(jìn)行數(shù)據(jù)加密以外，還可以通過和防火墻配合使用的數(shù)據(jù)資料加密技術(shù)，這樣一來就對檔案工作的數(shù)據(jù)信息安全形成雙重保障。

4.2 限制訪問

由于電子檔案工作的特殊性以及資料的機(jī)密性，不得不加強(qiáng)電子檔案的信息安全工作以及資料安全。除了對信息資料的加密處理，還可以通過對電子檔案訪問的設(shè)備以及人員進(jìn)行一定的限制處理[4]。例如：在企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)可以通過對不同崗位的工作人員進(jìn)行資料限制訪問制度。即就是對專業(yè)人員開啟專項(xiàng)的資料訪問權(quán)，例如財政部門，就只能訪問有關(guān)公司財政的相關(guān)信息和資料，不能跨區(qū)域的訪問一些資料和信息，如果真的需要使用其他部門的相關(guān)資料的話，要通過向上級申請獲得訪問資格。除了形成部門與部門之間信息資料訪問的權(quán)限以外，還可以通過對電子檔案訪問的設(shè)備設(shè)置訪問權(quán)限。只有企業(yè)授權(quán)過的設(shè)備才能訪問內(nèi)部資料檔案。對于私人設(shè)備訪問企業(yè)的電子檔案時就不予處理。如此，就可以通過設(shè)備的限制以及人員對電子檔案可查閱的范圍兩方面來進(jìn)行電子檔案的信息管理工作。

4.3 引進(jìn)技術(shù)人才

基于大數(shù)據(jù)的電子檔案工作，需要技術(shù)的支撐，如此，就需要加強(qiáng)對技術(shù)人才的引進(jìn)。因?yàn)橹挥幸欢ǖ娜瞬疟Ｕ希拍芗訌?qiáng)電子檔案工作的信息安全保障，促進(jìn)電子檔案的工作管理以及提高電子檔案工作的效率。首先，技術(shù)人員是電子檔案工作進(jìn)行相關(guān)的信息存儲，分裝，傳輸，整理，歸檔及保管這一系列過程的操作者。只有技術(shù)人員做好這一系列的工作才能夠保障電子檔案工作是符合要求的，能夠達(dá)到相應(yīng)的質(zhì)量要求，以及其蘊(yùn)含的信息價值。同樣技術(shù)人員也是電子檔案工作中信息質(zhì)量的保障，以及信息安全的保障。謹(jǐn)防因資料以及信息的泄露而造成企業(yè)，以及用戶等多方的經(jīng)濟(jì)損失。

5 結(jié)束語

總之，基于大數(shù)據(jù)時代的電子檔案工作，有了更新的發(fā)展方向。同時大數(shù)據(jù)時代也為其提供了更大的發(fā)展前景，使得電子檔案工作的質(zhì)量以及信息安全都有了一定的基礎(chǔ)保障。同樣也使得電子檔案工作的價值更加凸顯出來，為企業(yè)以及個人的發(fā)展提供一個大方向。在這里，希望電子檔案工作，能夠有一個全新的發(fā)展模式。

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