醫院會計檔案管理信息化建設探討

李晶晶

摘 要：新時代網絡技術的快速發展，信息技術隨之廣泛應用于檔案管理中，進而推動醫院會計檔案管理的信息化建設。本文結合新會計檔案法及醫院實際執行中存在的問題進行分析，提出如何運用信息化平臺去歸檔整理利用醫院會計檔案，實現動態管理檔案的目標，使醫院會計檔案管理工作規范化、科學化，從而有效提高該檔案的管理水平。

關鍵詞：醫院會計檔案；信息化建設；探討

一、醫院會計檔案管理的主要內容及重要性醫院會計檔案是指醫院在各項會計業務、財務活動中形成的財務報表、賬簿、會計憑證等應歸檔保存的材料，分為以下幾類 ：

（1）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（2）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

（3）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

（4）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料[1]。

（5）采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的。

醫院會計檔案是記錄和反映醫院經濟活動的重要史料和證據，為充分發揮會計檔案在經濟管理工作中的作用，必須加強會計檔案管理信息化建設工作，建立和健全會計檔案信息化管理制度，確保會計檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。

二、醫院會計檔案信息化建設的意義

（一）引進先進信息技術，保證會計檔案管理的安全性。新時期引進先進的信息技術，推動了會計檔案管理信息化建設，進而創新會計檔案管理方法，改變了傳統的管理模式，以便檔案管理人員運用先進的信息技術，對醫院的會計檔案進行加密管理，需要指定的密碼才可以使用，有效避免出現會計檔案丟失的現象，使會計檔案管理更具有安全性。將整理好紙質的會計檔案統一錄入到相應的信息數據庫中，利用檔案管理軟件對其進行信息化處理，不僅節省了存放空間，還增強了會計檔案管理的嚴密性，需要特定的密碼才能存取會計檔案，進而保護好重要的會計檔案和文件，充分發揮出會計檔案管理的優勢和特點，由此提高會計檔案管理的安全性，體現出會計檔案管理信息化建設的重要性。

（二）改變了傳統的會計檔案管理模式，為整理查找會計檔案提供更便捷的服務。時代的發展與進步促進了科學技術的發展，信息化作為科技的重要產物也推動了醫院檔案管理的進步與改革[2]。運用信息技術管理醫院會計檔案，創新和改變了傳統的管理模式，借助信息技術的處理功能，將紙質的會計檔案資料轉為電子的形式，存放在相應的文檔中，通過軟件檢索功能便可快速找到所需的會計檔案，明確會計檔案存在的具體位置，并且便于檔案管理人員整理諸多的會計檔案資料，改善傳統管理的不足之處，使會計檔案管理規范化、信息化。與此同時，檔案管理人員運用網絡化平臺，可以相互交流管理經驗，進而共同進步，實現遠程交流和傳遞的目標，推動了會計檔案管理信息化建設，解決了以往會計檔案管理中存在的問題，便于會計檔案管理人員高效率完成本職工作，從而提高會計檔案管理水平。

（三）結合新醫改及醫院發展的要求不斷更新軟件的新功能， 讓會計檔案更好發揮在醫院業務中的經濟作用，保證醫院會計檔案管理的科學性。比如：增加會計檔案查閱端口，為相關部門提供自主查閱的權力，方便其利用。

三、醫院會計檔案信息化建設的相對策略

（一）增強管理人員的自身業務素質及信息化意識。不斷增強檔案管理人員的業務素質及信息化意識是會計檔案信息化建設的基本條件。隨著科技發展，信息化手段已逐步運用到檔案管理中，這不但要求檔案管理員掌握過硬的理論知識，更要懂得如何運用現代科技手段來管理醫院的會計檔案，對信息化檔案建設提供支持和保障，促進醫院檔案管理能早日實現信息化。作為領導者應該以發展的眼光去看待檔案管理信息化的未來，加大力度對檔案管理信息化投入人力財力資源，加強檔案管理人員的培訓，使其扎實掌握信息技術的知識，借助信息技術快速整理會計檔案，高效率分類各種會計檔案，利用網絡平臺準確便捷的查找到會計檔案存放的位置提高利用效率。

（二）完善檔案管理的軟件技術開發工作。當今社會已經基本實現了信息化，檔案管理相關系統和軟件的開發和升級直接影響著檔案管理信息化，軟件的升級和不斷更新需要用到大量的資金，這時就要院方做好充足的資本籌備工作，在選用軟件時一定要選有針對性專業性的，創立適合醫院體系的管理系統，同時和醫院行政及辦公體系相結合，使得其有足夠的兼容空間，以便資料都以計算機進行處理和管理。特別是大數據時代后，應將反映醫療改革經濟運行影響的會計資料嵌入會計檔案信息化管理系統中，通過精確內容定位、單獨歸集此類會計檔案形成專門模塊管理。為后續醫院自身運行情況及改革的經驗數據提供檔案保障，并為未來醫療改革大數據云平臺的形成提供對接依據。（三）標準化管理信息化建設中的會計檔案，依照檔案管理的相關法律法規制定其管理制度。標準化管理會計檔案對于醫院的未來發展有著重要的意義，也是能實現檔案有序歸檔和合理利用的前提保障。在實現標準化的過程中，要結合自身實際情況，并在有關部門引導下完成標準化管理的制定工作。同時對于至關重要的會計檔案應設置相應權限，通過授權才能將管理信息打開。因目前國家法律對電子文件的管理還在逐步完善中，這就要通過醫院的自身結合地方法規為電子文件和簽名創設出部分法律空間，且把統一的技術充分融入其中，形成統一規范的相關文件和格式。

（四）會計檔案信息化建設中也有諸多問題，比如：電子化會計檔案未能由系統控制，沒有嵌入在諸如HRP內部管理系統中。一方面是電子會計檔案信息化管理系統研發少，不能與會計賬務處理系統相連接，未能實現會計會計檔案資料的直接生成與存檔、形成會計大數據云平臺；二是醫院在預算編制及實際運營中，均缺少支持電子會計會計檔案信息化管理系統自籌、財政補助來源的資金，在業務系統更新換代迅猛的情況下，會計檔案管理信息化未能有效全面實現，無法滿足電子化管理要求，與業務發展不匹配。完善電子化會計檔案與檔案管理系統的對接工作，是醫院會計檔案信息化建設的重中之重，這要求檔案管理人員聯合醫院計算機中心、檔案軟件開發公司共同完成，不斷改進。

綜上所述，加快醫院會計檔案管理的信息化建設，不僅可以有效保障檔案資料的安全性，并且能夠提高其利用效率，更好的推動醫院社會經濟的創新發展，提高醫院的經濟效益與社會效益。但是，從整體角度分析，現階段我國醫院會計檔案管理信息化工作中還存在很多問題，比如缺乏對信息化的認識，信息化水平低等，這需要檔案管理人員提高自身素質，做好檔案信息化建設的宣傳工作，提高醫院工作人員對檔案管理信息化建設的認識，完善醫院會計檔案管理制度，提高信息化水平等，推動醫院會計檔案管理信息化建設工作的有序發展。

參考文獻：

[1]中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法

[2]孫慶平.信息化時代對醫院會計檔案管理的思考[J].現代營銷（下旬刊），2014，10：38.