關于電子文件歸檔管理的思考

黃鳳媛

摘 要：隨著計算機的普及和科技的快速發展，電子政務、辦公自動化、文檔一體化進程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數字化發展。如何有效的對電子文件歸檔管理成為眾多專家、學者討論和研究的熱門話題之一，且由于各自研究的角度、出發點、工作的性質和接觸的行業的不同等眾多原因，因此研究的側重點也略有不同。但最終的目的都相同即通過對電子文件歸檔管理的深入研究，推動電子文件歸檔管理工作理論的日益完善，進而指導歸檔管理的實踐工作。

關鍵詞：電子文件；歸檔；鑒定；管理；思考

進入21世紀后，信息技術、計算機網絡技術等先進技術在迅猛發展，信息化大潮席卷全球，且隨著電子政務、辦公自動化、文檔一體化進程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數字化發展。電子文件歸檔，將成為未來檔案的重要組成部分。因此，如何提高對電子文件歸檔管理的認識，如何應對在電子文件管理工作中所產生的問題，如何切實做好電子文件歸檔管理，都是值得我們認真思考的現實問題。筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，正確鑒定其價值，明確其歸檔范圍、時間及要求等方面著手，促使電子文件歸檔納入辦公自動化信息管理，建立比較完善的歸檔制度和相關理論，使得電子文件歸檔管理日益成熟，以便日后的查找、利用等，實現其價值的最大化。

1 電子文件的鑒定與歸檔

我們知道，檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。由此可知具有保存價值的文件才有歸檔的意義。電子文件歸檔也是如此。因此，電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定主要包括文件價值鑒定、安全性鑒定、識別性即可讀性鑒定、完整性鑒定等內容。1）價值鑒定。可以從在本單位形成或產生的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有憑證價值、查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。而且要根據本單位的實際情況，準確地判定每份電子文件的保管期限，若對同一文件采用雙套制歸檔管理則對該文件的電子版文件、紙質文件，保管期限必須一致。2）安全性鑒定。安全性鑒定主要是針對電子文件的載體及載體自身的環境的安全，例如是否有病毒感染、是否損壞（變形、劃傷、污染等）。因為載體作為電子文件信息的直接生存環境，其質量好壞將直接影響到今后檔案信息的完整性和準確性。因此，在鑒定時應認真查看電子文件所依賴的磁盤、光盤或硬盤等介質是否有損壞，若有損壞，應及時的對其采取拷貝、轉換或是更新等補救措施。值得注意的是，計算機病毒對電子文件造成的傷害是致命的，因此，收集來的電子文件必須經過對其所依賴的系統及其存儲介質進行全面地、精確地病毒測試，使其盡可能少的或避免病毒的侵害，確保電子文件的歸檔質量及安全。這為日后電子檔案的提供利用打下了基礎。3）識別性（可讀性）鑒定。識別性鑒定是電子文件歸檔管理過程中一個至關重要的環節，也是技術鑒定中極為重要的方面。其實質是通過計算機系統來確認文件內容是否能正常識別并讀出，是否有丟失、亂碼或與原文有差異等現象，確定文件內容是否齊全、完整，以便日后工作的正常利用。識別性鑒定是由電子文件的信息形態以數字編碼的形式存在這一特征決定的。4）完整性鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。其需要相關部門的積極配合，如電子文件的形成部門、檔案管理部門等，此外還需有關法律法規作支持，才能更好的開展完整性鑒定工作。

鑒定后需要歸檔的電子文件均應按照各單位的實際來編制歸檔文件的順序號，確定文件的保管期限，并打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。這一過程應充分考慮到電子文件歸檔管理的各項標準、法規的建立，以避免有長期保存價值的電子文件在形成、整理、使用、歸檔等過程中遭受損失或遺失等等。

2 電子文件歸檔過程中要注意的問題

2.1 歸檔的電子文件質量較差，內容真實性無法保障

《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016） 8.2.2規定，“應基于安全的網絡環境或者專用離線存儲介質，采用在線歸檔或者離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統客戶端或歸檔接口完成電子文件及元數據的歸檔”， 但有些單位對電子文件歸檔的意識還不夠高，僅處于坐等電子文件歸檔的階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理后進行刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內容不真實，歸檔手續不夠齊全，形成電子文件的背景信息及元數據未同時歸檔，無法提供真實、可靠便于利用的資料。而有些電子文件在網絡中提供共享，使用者在使用過程中可能會依據自身的實際需要對電子文件進行相應的改動，這就影響了電子文件的真實性。因此電子文件的形成單位要妥善保存其原件，保證日后歸檔的電子文件的原始性。

2.2 電子文件歸檔管理缺乏規范化、制度化

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，電子文件數據的易消失性、數據的易改動性及易復制性等特點，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、便于操作。目前電子文件收集、整理鑒定、歸檔保管等通常缺乏相關制度的保障，或即使有明確的制度，執行卻常常不到位。這也就導致了電子文件歸檔嚴重缺乏規范化、制度化。隨著有關電子文件歸檔的法規制度不斷完善，檔案工作人員要嚴格依法辦事，維護檔案的完整。

2.3 電子文件歸檔管理人員職責不明確

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，所受制約的因素更多，且在歸檔過程中對計算機操作等技術要求比較高。為了確保電子文件能夠最佳歸檔，在明確歸檔人員職責時，可以采取檔案部門、電子文件形成部門和計算機與信息管理部門相協調的管理方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史的聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作時最具有發言權；檔案部門掌握歸檔原則、方法，可以發揮把關和統籌作用：計算機和信息管理部門既是電子文件的形成部門，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。這三個部門的智能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔工作中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

3 有效地進行電子文件歸檔管理

針對上述電子文件在歸檔過程中常會出現的問題，我們要不斷的完善電子文件歸檔管理制度，從根本上進行有效的解決。使得在電子文件歸檔工作中有法可依，不斷完善其管理。

3.1 明確電子文件的歸檔范圍、時間和要求

明確電子文件的歸檔范圍，它是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。確定電子文件的歸檔范圍時，應參照相關的規定和其他科技文件、專門文件歸檔的規定，并結合電子文件的特點，將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文件，都納入歸檔范圍，包括與之相關的文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件等。而電子文件的歸檔時間一般分為實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔是指電子文件形成后立即歸檔；定期歸檔是指按照機構有關規定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。值得一提的是雙套歸檔的電子文件和紙質文件，歸檔時間應統一，保管期限應一致。

3.2 把好技術鑒定關

電子文件的技術性鑒定包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體的性能的檢測。可讀性鑒定目的在于確認電子文件中的內容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進行可讀性鑒定時不僅要確認文件在當時的可讀狀態，同時需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內容，也不可遺漏。對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內容的真實、完整性上去把關。電子文件的易修改性使得計算機系統中同一文件經常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質文件的稿本那樣易于識別，管理人員可借助計算機中記錄下來的時間進行比較和鑒定。從文件的相關性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計算機網絡的發展，一套電子文件中的文字、圖表、數據分布在幾個甚至幾十個地方的情況會越來越多，即使在同一主機內，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現其全貌。

3.3 紙質文件與電子文件同步歸檔

紙質檔案與電子檔案長期并存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點，可概括為兩句話：紙質檔案便于長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會在一定時期內長期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。所謂“雙套制”。

即將確認歸檔的電子文件打印出相應的紙質文件，收集時必須將電子文件的硬盤拷貝與相應的紙質文件一并歸檔。這樣對弄虛作假破壞檔案“原始性”等現象，能夠起到“雙保險”作用，同時也可適應利用者查閱紙質文件的需要。 兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應注意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。而隨著時代的發展。以電子文件為主，紙質文件為輔，最終會過渡到電子文件運行與管理的時代，這是檔案管理方式發展的必然趨勢。

3.4 完善制度，措施到位，合理配置資源

完善電子文件歸檔管理制度，除認真貫徹國家頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》外，還應，專門針對本單位的檔案信息化范疇的擴展情況，結合實際制定專門的（電子文件歸檔與管理制度）來規范責任。防止管理漏洞的出現，同時也促進檔案工作的規范化、標準化、科學化！明確歸檔電子文件是項目負責人的職責并納入質量管理體系文件中。由于電子文件內容復雜、專業性強，入庫前后都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統，明確規定及時、有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經濟手段，保證電子檔案的質量。

總之，隨著時代的進步，網絡的不斷健全，技術的不斷提高和電子文件歸檔制度的不斷完善，在一批訓練有素的檔案人員的管理下，電子文件的歸檔管理無論是從理論上還是實際工作中定會日益完善和成熟。

參考文獻

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