基于機關文書檔案整理存在的問題及對策

楊寶芳

摘 要：機關文書檔案整理是一項重要的機關工作，當前機關文書檔案整理工作中存在著諸多問題，本文通過分析文書檔案整理存在的問題，提出通過加強工作人員的重視程度、提升工作人員專業技能水平、完善文書檔案管理信息化建設等措施改善文書檔案管理水平。

關鍵詞：機關；文書；檔案；問題及對策

文書檔案管理工作是黨政工作、行政工作等管理活動形成的重要文件材料，記載著機關職能部門相關人員及其部門歷史的信息。按照一定規則對檔案進行排列、組合、分類、編號及基本編目，使檔案管理有序化就是檔案管理工作的意義所在。當前，機關文書檔案管理還存在諸多的問題，對這些問題必須有清醒的認識，并及時改善。

1 機關文書檔案整理存在的問題

1.1 工作人員重視程度不高

當前，機關文書檔案整理工作存在工作人員重視度不高的問題，部分工作人員在文書檔案管理工作中心生懈怠，認為文書檔案管理工作不重要，只是隨便敷衍了事。比如，有個別工作人員在進行檔案編制頁碼時，為了省事將多份文件集中起來一起進行流水編頁碼，這就導致單獨一份文件的頁碼無法確定，一旦需要查找必須重新進行編頁，造成重復工作。而還有一些工作人員在收集文件時，沒有進行分類歸檔，不管文件性質類型全都歸置一處，一些不需要歸檔的文件也混雜其中。這樣的處置方法不僅造成了工作量加大，也增加了檔案管理的成本。

1.2 種類繁多，整理不易

當前，大部分文書檔案還是以紙質的方式進行歸檔的，紙質文件存放對環境有著硬性要求，室內空氣濕度、溫度都會影響紙張的保存壽命。而隨著機關文書內容愈加復雜，形式越來越多樣化，文書檔案整理工作也面臨著更大的挑戰，文書檔案管理人員必須耗費大量的精力對文件進行分類歸檔，如果工作人員此時心生懈怠，文書檔案整理的質量更加得不到保障。

1.3 管理不夠專業化

機關單位中的文書檔案管理人員并非都是檔案管理專業畢業的人員，一些非專業的工作人員在沒有經過系統的培訓前，就盲目的進入、從事了文書檔案管理工作。這就造成文書檔案管理人員缺乏專業知識，對檔案分類整理、匯總等工作沒有頭緒。一般情況下，由于對文書檔案管理工作不重視，檔案室成為了流動性極高的科室，大部分工作人員沒有留下的意愿，這導致一些新人剛剛熟悉了文書檔案管理知識就調離轉崗，導致無法培養出專業的管理人才。這些問題都給開展文書檔案管理工作帶來很大的難度，因此，建立一支專業的、穩定的文書檔案管理隊伍十分重要。

1.4 信息化安全管理有待加強

因信息技術的發展，辦公自動水平提高，增強了文書檔案整理效率與質量。不過因信息化辦公平臺的升級換代，在設備更替時極易導致部分文檔數據丟失，發生安全隱患。

2 強化機關文書檔案管理的措施

2.1 加強工作人員的重視程度，完善機制

在強化機關文書檔案管理時，首先要做到的就是思想觀念的轉變。必須從思想上認識到文書檔案管理工作的重要性，文書檔案整理工作不僅是檔案工作人員的責任，更是每一位工作人員和每一位在職領導的責任。各部門的領導應該做好帶頭工作，督促自己部門按時、高質的上交檔案材料。同時，各個機關單位都應不斷創新機關文書整理的模式，完善機關文書檔案整理機制。

以云南省為例，該省為了加強民生檔案制度建設，要求各州市、縣于2015年年底完成機關材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的修訂工作，并建立民生檔案工作機制。同時爭取在“十二五”期間完成州市涉民電子檔案向備份庫的專線遠程或者脫機傳輸。從全省高度重視機關文書檔案整理工作，使所有機關單位都重視文書檔案整理工作。

2.2 建立專業化隊伍，加強內部管理

做好文書檔案管理工作，離不開專業的管理人才。首先，必須要提升檔案管理人員的專業水平，引進專業檔案管理人才。檔案管理工作專業性極強，從收集、整理到分類、編研再到開發檔案信息以利用各個環節，都要求熟悉檔案管理人員高效的開展，所以必須及時引進專業管理人才。其次，要加強內部工作人員的培訓，提升已在職人員管理水平。例如，定期邀請專業老師開展文書檔案管理講座，對培訓成果進行考核；并舉辦機關部門間的聯誼，對文書檔案管理工作進行溝通和交流，以改善文書檔案管理隊伍的專業水準。此外，要暢通文書檔案管理人員的職業上升通道，對于在崗位上表現優異的工作人員要給予相應的職位和待遇，這樣才能穩定人才，避免人才不斷流失。最后，應加強內部管理制度，督促工作人員照章辦事，杜絕怠工、懈工的情況出現。再比如，安排工作人員外出學習培訓，單位應鼓勵工作人員參加學習以提高專業技能。

2.3 完善檔案整理的信息化建設

隨著黨政、機關工作越來越多元化、復雜化，機關對文書檔案的利用要求也越來越高，完善檔案整理工作的信息化建設，已經迫在眉睫。文書檔案數字化建設，是利用數據壓縮、數據庫等技術手段，將影像文件、紙質文件等傳統媒介文件和現有的電子檔案整理保存，組織成有序排列的數字檔案信息庫。首先，必須引進先進的信息化技術設備，改革傳統文書檔案管理整理模式。其次，重視電子檔案的整理歸納，計算機網絡系統可以存儲大量的信息，工作人員在進行文書檔案文件錄入時，要懂得進行分類、歸納，使檔案文件能夠被及時查詢和修改。同時，要注意文書檔案的維護和保管，完善安全措施，避免出現紕漏。

2.4 解決電子文件信息化管理安全問題

數字技術的飛速發展為文書檔案信息化管理提出了更高要求，加上保存、記錄電子文檔的產品更新換代速度快，提高了電子文件數據丟失發生率。還需做好如下幾方面工作，提高機關文書檔案管理安全性：

1）建立防火墻。防火墻的建構可避免其它網絡非法進行信息資源訪問，預防信息外漏，還可使信息免受非法篡改，保障文書檔案信息安全性。

2）保證文書檔案信息管理規范性。（1）檔案管理人員應具備信息化安全管理意識，對文書檔案信息實施加密，制定科學的密級標準，對檔案資料根據公開、內部、秘密、機密等級別實施界定，對檔案信息的使用人員實施網絡身份驗證，結合不同身份的檔案使用者予以查詢權限，避免無關人員非法侵入系統進行信息訪問，保障信息安全性；（2）使用U盤、磁盤等進行信息備份，以便于在檔案信息受損后無法恢復的情況下可使用備份檔案資料。

2.5 健全機關檔案管理制度

一方面，針對現有的《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等與檔案管理相關的法規政策以及機關內部制定的文書檔案管理準則等加大宣傳力度，使機關單位內上至領導干部，下至職員均意識到檔案管理的重要性，從而自覺、積極的配合做好管理工作，做到按時進行文檔資料上交。

另一方面，需嚴格考核制度。機關文書材料歸檔整理工作任務重、時間緊，故而應制定相應的規章制度與行業標準，并將歸檔工作的開展納入議事日程，列進業務工作考核范疇，若因疏忽大意而使文書檔案丟失的行為需給予嚴厲懲處，使機關文書檔案管理工作的開展有章可循，并逐漸步入正軌。

3 結語

機關文書檔案管理工作是一項重要的機關工作，它記錄著機關工作中所有重要的活動，為機關工作高效運轉提供著保障。要做好機關文書檔案管理工作，就要求相關單位從思想上予以重視，不斷提升文書檔案管理人員的專業技能，完善文書檔案信息化建設，從而提高文書檔案的實際價值。

參考文獻

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