基于機關(guān)文書檔案整理存在的問題及對策

楊寶芳

摘 要：機關(guān)文書檔案整理是一項重要的機關(guān)工作，當(dāng)前機關(guān)文書檔案整理工作中存在著諸多問題，本文通過分析文書檔案整理存在的問題，提出通過加強工作人員的重視程度、提升工作人員專業(yè)技能水平、完善文書檔案管理信息化建設(shè)等措施改善文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；文書；檔案；問題及對策

文書檔案管理工作是黨政工作、行政工作等管理活動形成的重要文件材料，記載著機關(guān)職能部門相關(guān)人員及其部門歷史的信息。按照一定規(guī)則對檔案進行排列、組合、分類、編號及基本編目，使檔案管理有序化就是檔案管理工作的意義所在。當(dāng)前，機關(guān)文書檔案管理還存在諸多的問題，對這些問題必須有清醒的認(rèn)識，并及時改善。

1 機關(guān)文書檔案整理存在的問題

1.1 工作人員重視程度不高

當(dāng)前，機關(guān)文書檔案整理工作存在工作人員重視度不高的問題，部分工作人員在文書檔案管理工作中心生懈怠，認(rèn)為文書檔案管理工作不重要，只是隨便敷衍了事。比如，有個別工作人員在進行檔案編制頁碼時，為了省事將多份文件集中起來一起進行流水編頁碼，這就導(dǎo)致單獨一份文件的頁碼無法確定，一旦需要查找必須重新進行編頁，造成重復(fù)工作。而還有一些工作人員在收集文件時，沒有進行分類歸檔，不管文件性質(zhì)類型全都?xì)w置一處，一些不需要歸檔的文件也混雜其中。這樣的處置方法不僅造成了工作量加大，也增加了檔案管理的成本。

1.2 種類繁多，整理不易

當(dāng)前，大部分文書檔案還是以紙質(zhì)的方式進行歸檔的，紙質(zhì)文件存放對環(huán)境有著硬性要求，室內(nèi)空氣濕度、溫度都會影響紙張的保存壽命。而隨著機關(guān)文書內(nèi)容愈加復(fù)雜，形式越來越多樣化，文書檔案整理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)，文書檔案管理人員必須耗費大量的精力對文件進行分類歸檔，如果工作人員此時心生懈怠，文書檔案整理的質(zhì)量更加得不到保障。

1.3 管理不夠?qū)I(yè)化

機關(guān)單位中的文書檔案管理人員并非都是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員，一些非專業(yè)的工作人員在沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)前，就盲目的進入、從事了文書檔案管理工作。這就造成文書檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，對檔案分類整理、匯總等工作沒有頭緒。一般情況下，由于對文書檔案管理工作不重視，檔案室成為了流動性極高的科室，大部分工作人員沒有留下的意愿，這導(dǎo)致一些新人剛剛熟悉了文書檔案管理知識就調(diào)離轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致無法培養(yǎng)出專業(yè)的管理人才。這些問題都給開展文書檔案管理工作帶來很大的難度，因此，建立一支專業(yè)的、穩(wěn)定的文書檔案管理隊伍十分重要。

1.4 信息化安全管理有待加強

因信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動水平提高，增強了文書檔案整理效率與質(zhì)量。不過因信息化辦公平臺的升級換代，在設(shè)備更替時極易導(dǎo)致部分文檔數(shù)據(jù)丟失，發(fā)生安全隱患。

2 強化機關(guān)文書檔案管理的措施

2.1 加強工作人員的重視程度，完善機制

在強化機關(guān)文書檔案管理時，首先要做到的就是思想觀念的轉(zhuǎn)變。必須從思想上認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，文書檔案整理工作不僅是檔案工作人員的責(zé)任，更是每一位工作人員和每一位在職領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。各部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭工作，督促自己部門按時、高質(zhì)的上交檔案材料。同時，各個機關(guān)單位都應(yīng)不斷創(chuàng)新機關(guān)文書整理的模式，完善機關(guān)文書檔案整理機制。

以云南省為例，該省為了加強民生檔案制度建設(shè)，要求各州市、縣于2015年年底完成機關(guān)材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的修訂工作，并建立民生檔案工作機制。同時爭取在“十二五”期間完成州市涉民電子檔案向備份庫的專線遠(yuǎn)程或者脫機傳輸。從全省高度重視機關(guān)文書檔案整理工作，使所有機關(guān)單位都重視文書檔案整理工作。

2.2 建立專業(yè)化隊伍，加強內(nèi)部管理

做好文書檔案管理工作，離不開專業(yè)的管理人才。首先，必須要提升檔案管理人員的專業(yè)水平，引進專業(yè)檔案管理人才。檔案管理工作專業(yè)性極強，從收集、整理到分類、編研再到開發(fā)檔案信息以利用各個環(huán)節(jié)，都要求熟悉檔案管理人員高效的開展，所以必須及時引進專業(yè)管理人才。其次，要加強內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)，提升已在職人員管理水平。例如，定期邀請專業(yè)老師開展文書檔案管理講座，對培訓(xùn)成果進行考核；并舉辦機關(guān)部門間的聯(lián)誼，對文書檔案管理工作進行溝通和交流，以改善文書檔案管理隊伍的專業(yè)水準(zhǔn)。此外，要暢通文書檔案管理人員的職業(yè)上升通道，對于在崗位上表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員要給予相應(yīng)的職位和待遇，這樣才能穩(wěn)定人才，避免人才不斷流失。最后，應(yīng)加強內(nèi)部管理制度，督促工作人員照章辦事，杜絕怠工、懈工的情況出現(xiàn)。再比如，安排工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，單位應(yīng)鼓勵工作人員參加學(xué)習(xí)以提高專業(yè)技能。

2.3 完善檔案整理的信息化建設(shè)

隨著黨政、機關(guān)工作越來越多元化、復(fù)雜化，機關(guān)對文書檔案的利用要求也越來越高，完善檔案整理工作的信息化建設(shè)，已經(jīng)迫在眉睫。文書檔案數(shù)字化建設(shè)，是利用數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，將影像文件、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)媒介文件和現(xiàn)有的電子檔案整理保存，組織成有序排列的數(shù)字檔案信息庫。首先，必須引進先進的信息化技術(shù)設(shè)備，改革傳統(tǒng)文書檔案管理整理模式。其次，重視電子檔案的整理歸納，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以存儲大量的信息，工作人員在進行文書檔案文件錄入時，要懂得進行分類、歸納，使檔案文件能夠被及時查詢和修改。同時，要注意文書檔案的維護和保管，完善安全措施，避免出現(xiàn)紕漏。

2.4 解決電子文件信息化管理安全問題

數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展為文書檔案信息化管理提出了更高要求，加上保存、記錄電子文檔的產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，提高了電子文件數(shù)據(jù)丟失發(fā)生率。還需做好如下幾方面工作，提高機關(guān)文書檔案管理安全性：

1）建立防火墻。防火墻的建構(gòu)可避免其它網(wǎng)絡(luò)非法進行信息資源訪問，預(yù)防信息外漏，還可使信息免受非法篡改，保障文書檔案信息安全性。

2）保證文書檔案信息管理規(guī)范性。（1）檔案管理人員應(yīng)具備信息化安全管理意識，對文書檔案信息實施加密，制定科學(xué)的密級標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料根據(jù)公開、內(nèi)部、秘密、機密等級別實施界定，對檔案信息的使用人員實施網(wǎng)絡(luò)身份驗證，結(jié)合不同身份的檔案使用者予以查詢權(quán)限，避免無關(guān)人員非法侵入系統(tǒng)進行信息訪問，保障信息安全性；（2）使用U盤、磁盤等進行信息備份，以便于在檔案信息受損后無法恢復(fù)的情況下可使用備份檔案資料。

2.5 健全機關(guān)檔案管理制度

一方面，針對現(xiàn)有的《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等與檔案管理相關(guān)的法規(guī)政策以及機關(guān)內(nèi)部制定的文書檔案管理準(zhǔn)則等加大宣傳力度，使機關(guān)單位內(nèi)上至領(lǐng)導(dǎo)干部，下至職員均意識到檔案管理的重要性，從而自覺、積極的配合做好管理工作，做到按時進行文檔資料上交。

另一方面，需嚴(yán)格考核制度。機關(guān)文書材料歸檔整理工作任務(wù)重、時間緊，故而應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并將歸檔工作的開展納入議事日程，列進業(yè)務(wù)工作考核范疇，若因疏忽大意而使文書檔案丟失的行為需給予嚴(yán)厲懲處，使機關(guān)文書檔案管理工作的開展有章可循，并逐漸步入正軌。

3 結(jié)語

機關(guān)文書檔案管理工作是一項重要的機關(guān)工作，它記錄著機關(guān)工作中所有重要的活動，為機關(guān)工作高效運轉(zhuǎn)提供著保障。要做好機關(guān)文書檔案管理工作，就要求相關(guān)單位從思想上予以重視，不斷提升文書檔案管理人員的專業(yè)技能，完善文書檔案信息化建設(shè)，從而提高文書檔案的實際價值。

參考文獻

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