中等職業學校數字檔案室建設面臨的難題及對策

黃志敏

摘 要：檔案室是中等職業學校的重要組成部分，隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理工作已不適應新形勢下檔案管理工作的實際需要。因此要加快建設中職學校的數字化檔案室，有助于發揮數字檔案室在檔案管理中的重要作用，提高檔案管理的工作效率，改善檔案管理服務質量，還能夠起到推進中職院校發展、提升中職學校形象的重要作用。

關鍵詞：數字檔案室；數字化；中職學校；改進措施

隨著中職學校信息化水平的不斷提高，檔案管理數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢。數字化的檔案室是指將傳統的檔案資料，通過輸入設備，輸入到計算機管理系統之中，由檔案管理系統進行電子檔案的管理工作。與傳統檔案管理工作相比，數字檔案室具有更強的管理性，有利于檔案管理工作的開展，使檔案信息的收集、整理、檢索、保管等工作，變得更加便捷，提升了檔案信息的安全性。因此部分中職學校大力推進數字化檔案建設，但是因缺乏建設經驗，在數字檔案室建設中存在有一定的問題。

1 中職學校建設數字檔案室的重要性

近些年來，國家開始傾向于大力扶持中職學校，中職學校每年為社會培養大量的技術人才，這些人才在進入社會后，其個人工作中的聘任、升遷、調任等，都需要用到檔案。若是傳統的檔案管理工作，勢必無法有效提供檔案信息服務，因此中職學校的檔案管理工作急需改進，以提高檔案管理工作水平，為中職師生及中職建設做好服務工作。中職學校開展數字檔案室建設，可以使中職學校檔案管理工作發生翻天覆地的變化，首先數字檔案室實現了檔案信息的集中管理。數字檔案室將檔案信息統一保存在服務器中，減少了檔案的占地面積，打破了傳統檔案室互不聯系的局面，使中職學校的檔案管理工作融為一體。其次提升了檔案的信息安全。在數字檔案室中，檔案信息存儲在數據庫中，并有相關備份，有效解決了檔案信息丟失的問題。最后，提升了檔案管理工作水平。依托計算機技術、信息技術、存儲技術，使檔案信息的收集、整理、分類、等工作更加便捷，檔案信息檢索更加快捷。

2 數字檔案室建設存在的問題

2.1 資金缺乏的問題

數字檔案室是由計算機設備、網絡設備、輸入設備、存儲設備、控制系統等組成的檔案管理系統，在構建數字檔案室時，需要充足的資金支持，才能夠購買數字檔案室所需要的各項電子設備。但是中職學校對于檔案管理工作不重視，未能給予數字檔案室以相應的資金支持，導致中職學校的數字檔案室建設因缺乏資金，相關項目未能落實到位，只能購買部分設備，起到改善當前檔案管理工作的作用，未能實現整個檔案管理工作的數字化，使數字檔案室建設速度降低，不能發揮出數字檔案室的工作能力。

2.2 檔案數字化程度低

我國的數字檔案館處于起步階段，其建設理論尚不成熟，缺乏健全的理論指導，這就中職學校在開展數字檔案室建設時，因缺乏數字檔案理論的指導，對數字檔案室的認識程度不一，對數字檔案室的理解也就不同，由此導致了檔案數字化程度低現象的出現。有的中職學校認為數字檔案室就是將紙質檔案錄入到計算機系統之中進行統一管理，遂添置了相應的計算機設備和錄入設備，將紙質檔案信息錄入為電子檔案，便是完成了檔案數字化。這種認識仍處于淺層，對電子檔案的利用程度較低，且沒有重視電子檔案信息的更新，以及與其他檔案管理部門的聯動。數字檔案館是一個整體性的系統，涉及到檔案管理的各個方面，單一檔案管理工作實現數字化并不是真正的檔案數字化。如在數字檔案室的歸檔工作中，部分中職學校仍停留在紙質檔案階段，因歸檔錄入工作較為繁瑣，部分工作人員為減少工作量，便存在著漏選的現象，導致所錄入的電子檔案信息不全，影響到數字檔案室的建設。

2.3 數字檔案利用程度較低

一些中職學校雖然建立了數字檔案室，但是對于數字檔案室的使用，仍處于傳統的檔案管理階段，即管理者的思想意識并沒有相應的更新，用傳統的檔案管理方式管理數字檔案，導致數字檔案室仍是處于檔案信息的初步利用階段。相比較傳統的檔案管理工作，此時的數字檔案室只是提高了檔案管理的工作效率，并沒有能夠發揮出數字檔案室在檔案信息服務、為學生提供就業指導、為領導者決策提供數據支持等方面的作用。

2.4 缺乏專業的技術人才

數字檔案室需要由專業的技術人才來擔任，但是從中職學校的數字檔案室實際情況來看，其管理人員通常由任課教師來兼任，很少有專職的檔案管理人員。數字檔案室不同于傳統的檔案管理工作，數字檔案室在信息檢索、網絡構建、設備架設、日常工作等方面，均發生了較為巨大的變化，尤其是數字檔案室主要依賴于檔案管理系統進行管理。若無高素質、專業的檔案管理人員來擔任檔案管理員，檔案管理工作將無法有效的順利進行，各項檔案管理工作必將處于停滯的狀態。

3 推動中職學校數字檔案室建設的對策

3.1 重視數字檔案室建設加大資金投入

中職學校要轉變思想認知，認識到數字檔案室對于中職學校長期發展的重要性，給予數字檔案室建設以重視和支持。首先是要加大對數字檔案室的資金投入，中職學校要依托地方政府，積極推進數字檔案室建設，實現與檔案管理部門的信息對接。這就要求中職學校要在資金方面予以傾斜，對數字檔案室建設所需的場地、設備等撥款，使數字檔案室能夠有充足的資金進行建設。若考慮到中職學校的經濟現狀，無法一次性建設數字檔案室，中職學校的管理部門可以制定數字檔案室建設計劃，分步驟、按階段進行，確保數字檔案室處于建設之中。其次要提高數字檔案室管理人員的工資待遇。中職學校之所以缺少專業的檔案管理人員，一個重要因素是管理人員的待遇較低。同等檔案專業技術人員職稱評定與老師專業技術職稱評定更難，但同等專業技術的工資待遇老師更高。因此相關部門要在檔案專業職稱評定職數及資金方面予以支持，酌情提高檔案管理人員的工資待遇，改善他們的生活條件，只有這樣才會有穩定的檔案專職工作人員。

3.2 提高數字檔案室信息的利用效率

數字檔案室基于數字檔案信息系統，對整個中職學校的檔案信息進行統一的管理，其數字化程度較高，借助大數據技術，可以為中職學校的學生提供就業咨詢和幫扶服務。數字檔案室使檔案管理工作不再局限于檔案的收集與整理，而是可以通過分析檔案信息，為中職學校的發展建言建策。數字檔案室要根據學校現存的問題，借助數字檔案室的快速檢索功能，收集能夠服務于中職學校當下的信息，為中職學校的進一步發展提供強有力的信息支持，使數字檔案室的工作重要性凸顯。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

數字檔案室對檔案管理人員的知識素養、實踐能力、專業技能等均提出了更高的要求，中職學校面對數字檔案室的實際要求，應提高檔案管理人員的綜合素質，以滿足數字檔案室建設的需要。首先中職學校對待數字檔案室要做到專人專崗，每個管理崗位由相應的管理人員進行負責，并落實責任負責制，要求管理人員必須按照數字檔案室的管理要求進行工作。其次要對現有的檔案管理人員進行技能培訓，提高檔案管理人員的知識水平、專業技能，重點是對檔案管理系統的操作能力，能夠熟知檔案管理系統的各項操作，掌握數字檔案室日常工作所需的各項技能。

4 結語

隨著中職學校數字檔案室建設的不斷深入，其建設水平在不斷提高，當此形勢之下，要針對中職學校數字檔案室建設中存在的問題進行分析，找出這些問題的原因所在后，采取針對性的措施，以提高中職學校數字檔案室的建設水平，并推動中職學校的發展。

參考文獻

[1]張弛.對檔案數字化和數字檔案室的思考[J].辦公室業務，2018，8：5.

[2]劉婧.移動數字檔案室服務體系建設研究[J].檔案學通訊，2015，1：18.

[3]趙蓉.數字檔案室建設的探討與實踐[J].城建檔案，2014，2.