中等職業(yè)學校數(shù)字檔案室建設面臨的難題及對策

黃志敏

摘 要：檔案室是中等職業(yè)學校的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不適應新形勢下檔案管理工作的實際需要。因此要加快建設中職學校的數(shù)字化檔案室，有助于發(fā)揮數(shù)字檔案室在檔案管理中的重要作用，提高檔案管理的工作效率，改善檔案管理服務質(zhì)量，還能夠起到推進中職院校發(fā)展、提升中職學校形象的重要作用。

關鍵詞：數(shù)字檔案室；數(shù)字化；中職學校；改進措施

隨著中職學校信息化水平的不斷提高，檔案管理數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化的檔案室是指將傳統(tǒng)的檔案資料，通過輸入設備，輸入到計算機管理系統(tǒng)之中，由檔案管理系統(tǒng)進行電子檔案的管理工作。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，數(shù)字檔案室具有更強的管理性，有利于檔案管理工作的開展，使檔案信息的收集、整理、檢索、保管等工作，變得更加便捷，提升了檔案信息的安全性。因此部分中職學校大力推進數(shù)字化檔案建設，但是因缺乏建設經(jīng)驗，在數(shù)字檔案室建設中存在有一定的問題。

1 中職學校建設數(shù)字檔案室的重要性

近些年來，國家開始傾向于大力扶持中職學校，中職學校每年為社會培養(yǎng)大量的技術(shù)人才，這些人才在進入社會后，其個人工作中的聘任、升遷、調(diào)任等，都需要用到檔案。若是傳統(tǒng)的檔案管理工作，勢必無法有效提供檔案信息服務，因此中職學校的檔案管理工作急需改進，以提高檔案管理工作水平，為中職師生及中職建設做好服務工作。中職學校開展數(shù)字檔案室建設，可以使中職學校檔案管理工作發(fā)生翻天覆地的變化，首先數(shù)字檔案室實現(xiàn)了檔案信息的集中管理。數(shù)字檔案室將檔案信息統(tǒng)一保存在服務器中，減少了檔案的占地面積，打破了傳統(tǒng)檔案室互不聯(lián)系的局面，使中職學校的檔案管理工作融為一體。其次提升了檔案的信息安全。在數(shù)字檔案室中，檔案信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，并有相關備份，有效解決了檔案信息丟失的問題。最后，提升了檔案管理工作水平。依托計算機技術(shù)、信息技術(shù)、存儲技術(shù)，使檔案信息的收集、整理、分類、等工作更加便捷，檔案信息檢索更加快捷。

2 數(shù)字檔案室建設存在的問題

2.1 資金缺乏的問題

數(shù)字檔案室是由計算機設備、網(wǎng)絡設備、輸入設備、存儲設備、控制系統(tǒng)等組成的檔案管理系統(tǒng)，在構(gòu)建數(shù)字檔案室時，需要充足的資金支持，才能夠購買數(shù)字檔案室所需要的各項電子設備。但是中職學校對于檔案管理工作不重視，未能給予數(shù)字檔案室以相應的資金支持，導致中職學校的數(shù)字檔案室建設因缺乏資金，相關項目未能落實到位，只能購買部分設備，起到改善當前檔案管理工作的作用，未能實現(xiàn)整個檔案管理工作的數(shù)字化，使數(shù)字檔案室建設速度降低，不能發(fā)揮出數(shù)字檔案室的工作能力。

2.2 檔案數(shù)字化程度低

我國的數(shù)字檔案館處于起步階段，其建設理論尚不成熟，缺乏健全的理論指導，這就中職學校在開展數(shù)字檔案室建設時，因缺乏數(shù)字檔案理論的指導，對數(shù)字檔案室的認識程度不一，對數(shù)字檔案室的理解也就不同，由此導致了檔案數(shù)字化程度低現(xiàn)象的出現(xiàn)。有的中職學校認為數(shù)字檔案室就是將紙質(zhì)檔案錄入到計算機系統(tǒng)之中進行統(tǒng)一管理，遂添置了相應的計算機設備和錄入設備，將紙質(zhì)檔案信息錄入為電子檔案，便是完成了檔案數(shù)字化。這種認識仍處于淺層，對電子檔案的利用程度較低，且沒有重視電子檔案信息的更新，以及與其他檔案管理部門的聯(lián)動。數(shù)字檔案館是一個整體性的系統(tǒng)，涉及到檔案管理的各個方面，單一檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化并不是真正的檔案數(shù)字化。如在數(shù)字檔案室的歸檔工作中，部分中職學校仍停留在紙質(zhì)檔案階段，因歸檔錄入工作較為繁瑣，部分工作人員為減少工作量，便存在著漏選的現(xiàn)象，導致所錄入的電子檔案信息不全，影響到數(shù)字檔案室的建設。

2.3 數(shù)字檔案利用程度較低

一些中職學校雖然建立了數(shù)字檔案室，但是對于數(shù)字檔案室的使用，仍處于傳統(tǒng)的檔案管理階段，即管理者的思想意識并沒有相應的更新，用傳統(tǒng)的檔案管理方式管理數(shù)字檔案，導致數(shù)字檔案室仍是處于檔案信息的初步利用階段。相比較傳統(tǒng)的檔案管理工作，此時的數(shù)字檔案室只是提高了檔案管理的工作效率，并沒有能夠發(fā)揮出數(shù)字檔案室在檔案信息服務、為學生提供就業(yè)指導、為領導者決策提供數(shù)據(jù)支持等方面的作用。

2.4 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

數(shù)字檔案室需要由專業(yè)的技術(shù)人才來擔任，但是從中職學校的數(shù)字檔案室實際情況來看，其管理人員通常由任課教師來兼任，很少有專職的檔案管理人員。數(shù)字檔案室不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，數(shù)字檔案室在信息檢索、網(wǎng)絡構(gòu)建、設備架設、日常工作等方面，均發(fā)生了較為巨大的變化，尤其是數(shù)字檔案室主要依賴于檔案管理系統(tǒng)進行管理。若無高素質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人員來擔任檔案管理員，檔案管理工作將無法有效的順利進行，各項檔案管理工作必將處于停滯的狀態(tài)。

3 推動中職學校數(shù)字檔案室建設的對策

3.1 重視數(shù)字檔案室建設加大資金投入

中職學校要轉(zhuǎn)變思想認知，認識到數(shù)字檔案室對于中職學校長期發(fā)展的重要性，給予數(shù)字檔案室建設以重視和支持。首先是要加大對數(shù)字檔案室的資金投入，中職學校要依托地方政府，積極推進數(shù)字檔案室建設，實現(xiàn)與檔案管理部門的信息對接。這就要求中職學校要在資金方面予以傾斜，對數(shù)字檔案室建設所需的場地、設備等撥款，使數(shù)字檔案室能夠有充足的資金進行建設。若考慮到中職學校的經(jīng)濟現(xiàn)狀，無法一次性建設數(shù)字檔案室，中職學校的管理部門可以制定數(shù)字檔案室建設計劃，分步驟、按階段進行，確保數(shù)字檔案室處于建設之中。其次要提高數(shù)字檔案室管理人員的工資待遇。中職學校之所以缺少專業(yè)的檔案管理人員，一個重要因素是管理人員的待遇較低。同等檔案專業(yè)技術(shù)人員職稱評定與老師專業(yè)技術(shù)職稱評定更難，但同等專業(yè)技術(shù)的工資待遇老師更高。因此相關部門要在檔案專業(yè)職稱評定職數(shù)及資金方面予以支持，酌情提高檔案管理人員的工資待遇，改善他們的生活條件，只有這樣才會有穩(wěn)定的檔案專職工作人員。

3.2 提高數(shù)字檔案室信息的利用效率

數(shù)字檔案室基于數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，對整個中職學校的檔案信息進行統(tǒng)一的管理，其數(shù)字化程度較高，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為中職學校的學生提供就業(yè)咨詢和幫扶服務。數(shù)字檔案室使檔案管理工作不再局限于檔案的收集與整理，而是可以通過分析檔案信息，為中職學校的發(fā)展建言建策。數(shù)字檔案室要根據(jù)學校現(xiàn)存的問題，借助數(shù)字檔案室的快速檢索功能，收集能夠服務于中職學校當下的信息，為中職學校的進一步發(fā)展提供強有力的信息支持，使數(shù)字檔案室的工作重要性凸顯。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室對檔案管理人員的知識素養(yǎng)、實踐能力、專業(yè)技能等均提出了更高的要求，中職學校面對數(shù)字檔案室的實際要求，應提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案室建設的需要。首先中職學校對待數(shù)字檔案室要做到專人專崗，每個管理崗位由相應的管理人員進行負責，并落實責任負責制，要求管理人員必須按照數(shù)字檔案室的管理要求進行工作。其次要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行技能培訓，提高檔案管理人員的知識水平、專業(yè)技能，重點是對檔案管理系統(tǒng)的操作能力，能夠熟知檔案管理系統(tǒng)的各項操作，掌握數(shù)字檔案室日常工作所需的各項技能。

4 結(jié)語

隨著中職學校數(shù)字檔案室建設的不斷深入，其建設水平在不斷提高，當此形勢之下，要針對中職學校數(shù)字檔案室建設中存在的問題進行分析，找出這些問題的原因所在后，采取針對性的措施，以提高中職學校數(shù)字檔案室的建設水平，并推動中職學校的發(fā)展。

參考文獻

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