高校檔案編研與檔案利用服務(wù)途徑研究

摘 要：本文主要以高校檔案編研與檔案利用服務(wù)為重點(diǎn)闡述，結(jié)合當(dāng)下做好檔案編研，加強(qiáng)檔案宣傳工作和提升高校檔案利用服務(wù)工作的途徑為主要依據(jù)，從提高檔案資源利用率、高校檔案信息化創(chuàng)設(shè)、提高檔案員的接待水平這幾方面進(jìn)行深入探索與研究，旨意為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：檔案編研；檔案利用服務(wù)；高校

隨著社會(huì)進(jìn)步，信息技術(shù)不斷發(fā)展，為高校檔案編研創(chuàng)造了優(yōu)越條件，也為與檔案利用服務(wù)創(chuàng)造了新方向。在新時(shí)代要求下，高校教育事業(yè)在不斷完善和進(jìn)步，需要高校檔案編研工作者研發(fā)更多的檔案信息資料，檔案利用是高校對(duì)外進(jìn)行的服務(wù)方式，對(duì)外服務(wù)的好壞直接影響到高校的形象，減弱高校檔案資源利用率，本文是對(duì)檔案編研和檔案利用服務(wù)情況進(jìn)行研究，具體如下：

1 做好檔案編研，加強(qiáng)檔案宣傳工作

檔案宣傳工作主要是向社會(huì)人士講述檔案與檔案工作的重要作用，大力宣傳檔案與檔案法律法規(guī)的相關(guān)信息，需要大家積極踴躍加入到檔案工作中，做好檔案的保護(hù)和利用服務(wù)工作。宣傳工作是高校檔案發(fā)展的必不可少的一部分，主要目的是讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對(duì)檔案有所了解，并大力支持檔案管理工作，能促進(jìn)檔案事業(yè)有效發(fā)展。目前檔案宣傳工作是所有檔案工作中最重要也最薄弱的步驟，檔案工作者缺少檔案宣傳意識(shí)，對(duì)檔案宣傳工作宣傳不到位，宣傳形式單一，宣傳內(nèi)容沒有吸引力。導(dǎo)致大家對(duì)檔案工作的具體內(nèi)容完全不了解，最終使得檔案利用率不高、利用范圍小，阻礙了檔案事業(yè)發(fā)展。高校要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者管理，提高檔案工作者的檔案宣傳意識(shí)，采取具有吸引力的方式方法宣傳檔案，使得檔案意識(shí)逐漸在大家心中扎根，增強(qiáng)檔案利用率，最大限度發(fā)揮檔案的作用。在高校檔案事業(yè)工作中，要有效的將檔案宣傳和檔案編研兩者融合在一起，合理做好檔案編研工作會(huì)有效促進(jìn)高校檔案宣傳工作，高校檔案編研工作主要以收藏檔案為研究目標(biāo)，為學(xué)校社會(huì)利用檔案提供檔案資料為根本，結(jié)合檔案室的資料對(duì)檔案進(jìn)行具有主題性的探究和整合。利用檔案室內(nèi)保留的文獻(xiàn)編寫文章，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)制作檔案多媒體產(chǎn)品，檔案編研工作是一項(xiàng)為學(xué)校社會(huì)服務(wù)的工作，也就是把檔案原件經(jīng)過更改整理，變成出版物。閱讀者可以在不需要進(jìn)入檔案室的情況下在有關(guān)書刊、報(bào)紙上看到檔案內(nèi)容，通過對(duì)檔案資料的編輯、利用編研成作品，在要利用的時(shí)候可以充分了解檔案的作用，知道檔案的價(jià)值，為檔案宣傳奠定了基礎(chǔ)。所以做好檔案編研工作能有效促進(jìn)高校檔案發(fā)展。

2 提升高校檔案利用服務(wù)工作的途徑

2.1 提高檔案資源利用率

為盡快提高我國(guó)高校檔案資源利用率，高校應(yīng)積極主動(dòng)加大對(duì)已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件利用率，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，對(duì)已經(jīng)擁有的檔案管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新。在檔案管理中，做好對(duì)已經(jīng)生效并只能在執(zhí)行的文件的管理，能有效促進(jìn)檔案資源的合理化力利用，為政治公務(wù)消息的公布和對(duì)公共服務(wù)的展開創(chuàng)建一個(gè)有用場(chǎng)所。高校檔案室需要?jiǎng)?chuàng)建文件閱覽基地，保證對(duì)檔案的利用者可以積極主動(dòng)的來到閱覽基地，對(duì)已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件進(jìn)行查閱觀看，可以立即獲取需要的檔案資料和信息。高校檔案管理部門應(yīng)為利用者開設(shè)咨詢平臺(tái)和復(fù)印功能平臺(tái)，為高校學(xué)生提高全面便捷的服務(wù)，通過復(fù)印檔案室檔案資料目錄以及網(wǎng)絡(luò)宣傳推行對(duì)已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件的應(yīng)用方

式[1]。高校檔案管理部門應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)和校園板報(bào)把檔案室閱覽基地的開放時(shí)間、運(yùn)用檔案資料流程等相關(guān)信息公布給檔案利用者，盡最大限度的滿足高校教師和學(xué)生對(duì)檔案的利用需求，盡可能的將檔案利用服務(wù)的價(jià)值和魅力展現(xiàn)出來。

2.2 高校檔案信息化創(chuàng)設(shè)

近些年來，我國(guó)社會(huì)發(fā)展迅速，信息技術(shù)水平不斷提高，對(duì)高校檔案工作提出了更高的要求，對(duì)高校檔案工作來說既是挑戰(zhàn)，又是機(jī)遇。在高校檔案管理工作中，要?jiǎng)?chuàng)建信息化創(chuàng)設(shè)作為保障，信息化創(chuàng)設(shè)包含管理創(chuàng)設(shè)、規(guī)范性創(chuàng)設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)設(shè)和智能化創(chuàng)設(shè)四個(gè)重要內(nèi)榮。高校為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，檔案管理部門應(yīng)不斷更新管理制度和管理內(nèi)容，依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)法律法規(guī)政策對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案文件整合做好防御措施和服務(wù)利用。檔案管理部門妥善保管好電子檔案信息和資料，根據(jù)高校目前發(fā)展的實(shí)際情況，制定符合的管理措施，最大限度發(fā)揮保障系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)保護(hù)，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校要為智能化檔案資料的創(chuàng)設(shè)工作投放更多的時(shí)間和精力，要保證電子檔案信息的獲取和傳播過程合理化，要依據(jù)高校發(fā)展情況，對(duì)已經(jīng)生效并正在執(zhí)行的文件進(jìn)行完善，改善檔案管理現(xiàn)狀。檔案管理者要對(duì)特別檔案資料進(jìn)行更嚴(yán)格保管，為高校管理檔案創(chuàng)設(shè)平臺(tái)[2]。在高校管理部門和有關(guān)平臺(tái)的相互配合下，逐步提高檔案管理利用服務(wù)的發(fā)展，為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。高校領(lǐng)導(dǎo)注重對(duì)檔案管理者的培養(yǎng)，即檔案管理部門要做好對(duì)上級(jí)分配和下達(dá)任務(wù)的傳達(dá)，信息化意識(shí)程度決定高校檔案利用服務(wù)水平。為使高效檔案利用服務(wù)工作順利進(jìn)行，高校管理者應(yīng)選擇出組織能力強(qiáng)、信息技術(shù)水平高、有責(zé)任感的人擔(dān)當(dāng)檔案領(lǐng)導(dǎo)階層人員，使信息化創(chuàng)設(shè)更好的實(shí)行。

2.3 提高檔案員的接待水平

高校檔案利用服務(wù)工作者自身需具有系統(tǒng)完善的檔案管理知識(shí)，還需要一定的親和力和感染力，利用自身知識(shí)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)和接待水平不斷的提高高校檔案管理的對(duì)外服務(wù)水平和高大偉岸形象。高校檔案部門要定期對(duì)高校檔案工作者進(jìn)行全面系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)其檔案管理者進(jìn)行心理學(xué)和服務(wù)管理等培訓(xùn)，檔案服務(wù)工作者在接待檔案利用者的時(shí)候要充分了解和觀察到其內(nèi)心變化和心理特征[3]。在接待過程中努力做到以檔案利用者為主體，對(duì)待檔案利用者的詢問要保持一顆耐心，無論何時(shí)何地要站在利用者的角度去考慮問題，最大限度的做好服務(wù)。例如：當(dāng)有檔案利用者進(jìn)入到檔案室查找資料時(shí)，檔案服務(wù)工作者應(yīng)放下手中正在進(jìn)行的工作，用積極樂觀態(tài)度去迎接利用者，耐心負(fù)責(zé)有禮貌的詢問利用者需求。要有能及時(shí)觀察出利用者在查閱資料時(shí)存在的問題，主動(dòng)上前幫助查找，當(dāng)利用者完成檔案查找離開時(shí)，服務(wù)工作者要有禮貌微笑說一聲：“請(qǐng)慢走，歡迎下次光臨”。并及時(shí)翻看意見箱的信封內(nèi)容，對(duì)利用者提出的合理問題進(jìn)行及時(shí)更改。高校檔案工作者要一直保持有積極樂觀的態(tài)度迎接檔案利用者，用禮貌的語(yǔ)言對(duì)利用者進(jìn)行詢問和溝通。當(dāng)服務(wù)工作者在遇到刁難的利用者時(shí)，不能與期爭(zhēng)吵，要做到用自身的真誠(chéng)、微笑、禮貌用語(yǔ)去感染利用者，使檔案利用者可以發(fā)現(xiàn)是自身問題。很多檔案利用者對(duì)檔案利用時(shí)需準(zhǔn)備的材料不了解，在檔案查詢時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)證件不全現(xiàn)象，檔案服務(wù)者要隨機(jī)應(yīng)變，在不觸犯規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，為利用者提供服務(wù)服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案編研能有效促進(jìn)檔案利用率，在對(duì)全面、完善、系統(tǒng)的檔案資料的研究后，更充分掌握高校歷史和辦學(xué)理念，傳揚(yáng)高校精神[4]。檔案編研為檔案宣傳工作奠定了基礎(chǔ)，所以，需要檔案管理工作者不斷創(chuàng)新和發(fā)展，完善檔案開發(fā)資料，全面提高檔案編研水平和編研能力。檔案員要加強(qiáng)與檔案利用者之間的心靈交流與溝通，及時(shí)掌握利用者對(duì)檔案服務(wù)和檔案利用滿意效果，對(duì)檔案利用者的意見進(jìn)行整理，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)修改，提高檔案利用的整體水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]汪文珍.試論高校科研檔案的管理模式與利用途徑[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2008，28（4）：92-94.

[4]鄭重.淺談高校檔案編研工作發(fā)展策略[J].黑龍江檔案，2012（1）：100-100.

作者簡(jiǎn)介

劉玲（1974-），女，云南陸良，大學(xué)本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。