試論如何做好新時(shí)期檔案管理工作

張玉紅

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。從“三個(gè)加強(qiáng)”入手，試論新時(shí)期檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理工作；提升

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。為此，從“三個(gè)加強(qiáng)”入手，試論新時(shí)期檔案管理工作。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

每個(gè)單位的每一項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持是關(guān)鍵，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能確保該項(xiàng)工作順利開展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理人員主要應(yīng)做好以下幾個(gè)方面工作：

一是愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作。檔案管理人員要熱愛檔案管理工作，努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高管理水平，要做檔案管理工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象。

二是勤請示匯報(bào)，提高對檔案管理的認(rèn)識。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作還不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報(bào)檔案管理工作，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，是檔案管理人員應(yīng)努力做好的一項(xiàng)工作。

三是樹立大局意識，主動服務(wù)中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務(wù)意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務(wù)工作，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、單位提供檔案信息資源，不斷提高檔案工作的知名度和認(rèn)可度。

二、加強(qiáng)教育管理是做好檔案管理工作的前提

隨著各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對和解決檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，要從以下四個(gè)方面入手：

一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”“加油”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。

二是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵機(jī)制。檔案管理工作的水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。

三是要因材施教、多渠道地進(jìn)行人才培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次，多渠道、多形式地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會，使檔案管理人員缺啥補(bǔ)啥，取長補(bǔ)短。

四是加強(qiáng)對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》《保密法》以及國家有關(guān)檔案管理工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識做好檔案管理工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對于涉及保密的檔案管理人員，要加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)保密意識和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

三、加強(qiáng)新技術(shù)是檔案管理的必然發(fā)展趨勢

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員應(yīng)努力的方向。目前，檔案管理基本上實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子文檔共存的“雙軌制”。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異：有共性是因?yàn)殡娮訖n案也是檔案，具有檔案的一般特性和功能；有差異是因?yàn)殡娮訖n案畢竟不是紙質(zhì)檔案，它有自己的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案有不同之處。我們既不能認(rèn)為電子檔案一統(tǒng)天下的時(shí)代馬上到來，紙質(zhì)檔案將退出歷史舞臺，也不能無視電子檔案這一新生事物對檔案工作的影響，不思變革。紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，雙軌運(yùn)行。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，將會有越來越多的電子檔案取代紙質(zhì)檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。