國內研究生教育管理信息化需求分析

馬征

【摘 要】 為了實現高等學校研究生教育發展規劃的戰略目標，本文從決策層、管理層、交叉業務層、用戶層對研究生教育的主要管理業務需求進行了信息化分析，以期提高研究生培育和管理工作的質量。

【關鍵詞】 研究生教育；管理信息化；需求分析

一、分層次需求描述

審視研究生教育資源系統，根據系統論的觀點和高校研究生教育管理的實際情況，可以把研究生教育管理活動分為五個層次：決策層、內部管理層、兩級管理層、交叉業務層、用戶層。各層次的職能或功能分解如下。

1、決策層

從研究生教育的整體地位出發，對高校及有關重點部門進行全面統一管理。其作用是確定高校研究生教育的政策和目標，收集和總結研究生教育的各種信息，制定研究生教育戰略決策和重大改革項目等。確定研究生教育配套資源計劃和制定綜合資源分配方案，評價研究生教育的質量等。

2、內部管理層

其主要職能是對研究生院職能部門的具體管理計劃，目標和實施過程進行有效的管理監督，評估和改進，以實現研究生教育總量的目標，糾正不合理計劃的行為。此外，內部管理層還有對信息的收集、匯總統計、綜合分析和再利用等職能。

3、兩級管理層

管理的主體是一個特定的學院或部門，它承擔著研究生教育目標的實現，在研究生教育過程的各個環節實行精細化管理，以研究生培養為主線，包括選課教學、科研數據匯總、論文選題與外審、學位答辯管理等。

4、交叉業務層

管理主體為發生業務交叉的具體管理職能部門，如財務處、圖書館與后勤部門等，其承擔研究生教育目標的實現，對研究生教育過程中某些環節實施精細化管理，以研究生的培養在校狀態為主線，包括應繳費管理、離校手續管理、科研管理、住宿管理等。

5、用戶層

主體為研究生和與其相關的各類管理人員，如任課教師、導師、研究生秘書等，其承擔研究生教育目標的實現，對研究生教育過程中主要培養環節實施精細化管理，以研究生的培養學習狀態為主線，包括注冊管理、成績采集管理、學位申請管理等。

二、分層次需求分析

為了實現高等學校研究生教育發展規劃的戰略目標，對研究生教育的主要管理業務需求進行深入分析。

1、決策層需求分析

（1）生源預測和招生計劃方面。預測是基于對現在和過去情況的分析、對未來活動的評估，它與市場經濟、人才需求密切相連。目前，研究生招生對各地、各行業的信息反饋依靠人工收集整理，信息覆蓋面窄，信息反饋渠道不暢，反饋周期長；其次，人才反饋信息來源多，數據量大，依靠人工處理難度大、反映不及時、準確性差，缺乏系統、科學的分析工作和方法，對生源預測的主要功能尚不完備。

（2）培養機制改革方面。國內大部分高等學校從2008年起，陸續進行了以完善科學研究為主導的導師負責制和資助制為核心的研究生培養機制改革，并采取了一系列重大的舉措，如“動態獎學金制”、“研究生英語教學改革方案”、“研究生三助”等，在具體舉措的落實、監督方面有專門的研究機構和一批技術嫻熟的管理、科技研究人員，但同時也存在著對新制度、新辦法消化吸收不夠的現象，新的管理辦法未能得到有效充分的發揮，在管理上仍沿用傳統的模式，先進的管理理念、技術手段利用等方面尚顯不足。

2、管理層需求分析

（1）管理手段和管理思想。目前，大部分高校的研究生教育管理業務仍以人工完成。即使它使用了計算機，它也是一個信息“孤島”。 許多管理工作不能完善規范，存在部門間信息交流困難，子學科招生計劃缺乏，培訓質量不高等問題。有效的采取跟蹤管理手段，運用研究生教育管理先進理論，進一步優化管理體制和管理手段，勢在必行。

（2）管理業務方面。研究生教育管理涉及到招生、培養、學位、就業等方面，管理規模大，培養層次及培養類別繁多，不同的管理部門其管理業務的“集中期”也各不相同。期間涉及到的管理業務主要為入學考試組織管理、復試管理、錄取管理等；辦公室的管理貫穿每學期的始末，涉及到排課、選課、教學、成績等業務；學位與就業集中在學期末，涉及到選題與論文外審、答辯等。

研究生教育管理是一個資源相對松散的再整合過程，以教育主體“研究生”為中心，教育方包括管理部門、二級管理部門、相關職能部門、任課教師、指導教師，其間涉及到的數據量龐大、人員交互繁雜，信息技術在各部門的利用也不盡相同，整體管理人員的信息素質也參差不齊，管理效率不高，部分管理過程信息反饋不及時，人工處理的結果長期處于“亞健康”狀態，無法從容地深人分析和比較，找出存在的問題。為了改變這些狀況，謀求一個上下、左右通暢的信息管理通道，管理層擬解決以下問題。一是建立統一的協作信息平臺，打通信息“孤島”，加強管理層、學院、導師、研究生等各級各類用戶之間的互通。二是為學位論文的評審及其合作提供準確的信息源。三是建立學位質量監督體系，部署“淪文外審電子抽簽系統”、“論文評閱系統”，從論文的寫作、評審到答辯，做到管理部門、指導教師與外審專家的“齊抓共管”，提高學位授予質量。四是注重人員培訓工作。

3、交叉業務層需求分析

在研究生的日常事務管理中，存在多部門協同作業的現象。如研究生的應繳學費，由財務部門進行收繳核算，作為入學注冊或畢業離校的依據；研究生的住宿管理，需研究生管理部門提供在校或新生的人數、性別情況，由后勤管理部門進行統一安排；研究生借閱圖書或提交畢業論文電子文檔等，都需要與研究生管理部門交換數據，更新研究生在校的信息狀態，在手工處理模式下，信息的反饋周期長，工作效率不高，因此，交叉業務層將主要解決以上問題。

4、用戶層需求分析

研究生教育管理的各級各類用戶，包括研究生、管理用戶、兩級管理用戶、交叉管理用戶、教師及導師等，其涉及到的主要管理業務不盡相同，如研究生用戶，主要為選課、相關信息的登記、修改或申請；教師用戶，主要為成績打分與人庫；管理用戶，主要為監控研究生的各種培養狀態信息等。因此，各類用戶的主要管理業務有其單一性或不可重復性，是其他類別的用戶所不能越權操作的。一般而言，用戶的需求分成兩個層次：一是核心需求，二是附屬需求。核心需求解決的是用戶的主要管理業務，附屬需求也可認為是為用戶提供一種增值的東西或友好的用戶界面。

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【作者簡介】

馬 征（1989—）女，陜西西安人，供職于長安大學公路學院研究生辦公室，在讀博士，研究方向：研究生教育教學管理、交通運輸規劃與管理.