關于創新企業檔案利用服務工作的思考

韓繼紅

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-177-01

摘要 作為企業管理工作的一個重要組成部分，加強檔案利用服務工作建設，對于提高企業競爭力意義重大，特別是科技的發展給企業的檔案工作帶來了變革，為適應企業信息化、檔案管理現代化，充分發揮檔案資源優勢，根據企業檔案工作現狀，創新檔案利用服務工作，提高檔案利用服務工作的質量和水平。

關鍵詞 企業檔案創新 服務工作 思考

一、檔案利用服務工作概述

檔案利用服務工作，簡而言之，就是檔案工作人員以檔案用戶的檔案信息需要為導向，借助館藏資源，通過特定的方式和途徑，滿足不同類型檔案用戶檔案需求的過程。社會經濟的發展促使了人們檔案意識的增強，檔案原始記錄性的特點使檔案成為人們工作生活的關鍵性依據，檔案利用服務工作的廣度和深度不斷發展。

目前，單位的檔案管理已經從過去的手工接收、登記等，向利用檔案信息管理系統進行檔案管理。通過數字檔案館的建設，利用檔案信息管理系統，實現了檔案管理的電子化、信息化和自動化，大大提高了檔案管理的檔次。當前檔案用戶對檔案利用工作的要求主要體現在對查找信息質量和效率的要求，即用戶希望獲取的信息是全面的、準確的，同時也希望檔案部門能在最短的時間內提供用戶所需的信息。

但是從目前企業檔案利用服務的現狀來看還存在一，利用手續較為繁復。由于檔案保密性強，加上企業檔案科技價值大，部分檔案密級程度高，基于保護商業秘密，故利用手續也較為繁復，二，服務功能有待進一步創新發展，三，檔案工作人員知識要不斷更新，適應數字化檔案館建設的需要。

二、目前企業檔案管理中存在的問題

當前我國很多企業在檔案管理方面存在著很多的問題，一些企業仍在沿用傳統的檔案管理方式，不但會浪費大量的財力物力，也會降低檔案管理工作的效率和質量。還有一些企業意識不到檔案管理的重要性，負責檔案管理工作的員工責任意識不足，對于工作缺少足夠的熱情。導致企業真正需要調用一些重要檔案的時候，出現了檔案調取緩慢或者檔案丟失的問題。

（一）對檔案管理工作缺少重視

目前我國很多企業在檔案管理方面存在的一個主要問題就是對檔案管理工作缺少應有的重視，這是導致檔案管理工作效率低下的重要因素。不可否認，企業最重要的是盈利，而檔案管理工作無法是在短時間為企業創造財富，但是在企業的長遠發展過程中，檔案管理是企業發展的后期保障，對于企業的發展方向具有指導性作用。

（二）對于檔案管理的創新意識不足

任何工作都需要不斷創新，唯有創新才能提高工作的效率和質量。但很多企業對于檔案管理工作的創新意識不足，現有的檔案管理方式無法滿足企業發展的需要。很多負責檔案管理的員工意識不到檔案管理的重要性，導致檔案管理的信息化程度較低，沒有創新意識，無法提高工作的質量和檔案管理的效率。

三、企業檔案管理創新

（一）強化檔案管理工作

首先就要加強企業對于檔案管理工作的重視力度，企業應在日常工作時，隨時將檔案對于企業未來建設和發展的重要性進行宣傳，讓每一個員工都認識到檔案管理工作的重要性。不僅僅只做宣傳的表面功夫，還要定期舉行檔案管理方面的知識競賽，也可通過任何形式對檔案管理的積極性采用講座方式進行宣傳，讓員工認識到企業對于檔案管理的重視力度，從而使得員工對檔案管理重要性有新的認識，才能讓對檔案進行管理的每一個員工養成一種良好對檔案進行保存的意識。只有這樣，才能潛移默化的讓企業檔案管理工作在企業中的地位逐漸增長，才能讓每個員工在實際工作中對檔案管理加以重視。

（二）企業提供全方位檔案服務

企業的檔案管理需要以科學的方法來進行，并需要突破傳統的管理方法，加強對企業檔案的創新管理。并以計算機技術、電子硬件設施以及互聯網技術進行綜合運用，以使企業檔案管理能夠快速、準確、系統的進行。除了對檔案的管理進行創新之外，還需要對檔案的服務模式進行創新，創新的目的在于發掘檔案信息材料中的功能，使企業檔案能夠更好的應用于企業的經營活動中。然而，只對服務模式進行創新還是不夠的，還需要企業進行提供全方位的檔案服務，這就要求在對檔案信息進行逐步完善的同時，需要加強數據方面資源的質量以及準確性。具體應該做到以下幾點：第一，企業必須堅持協作和競爭的理念，具備全局觀念，將企業檔案服務于全局；第二，企業必須同市場經濟相接軌，完善市場經濟管理體制；第三，對電子信息技術與企業檔案管理進行整合，加強檔案管理的軟件和硬件設施的建設及開發；第四，以達到企業利潤最大化為目的，對當前存在的政策及物質條件進行運用，使企業的發展得以穩定。

（三）提高員工的綜合素質

只有提高了員工的綜合素質，才能從根本上提高企業檔案管理工作的質量和效率。加強對于員工的責任意識培養以及專業能力的培訓，可以采取專家講座以及考核等方式來提高員工的專業技能。在企業的發展過程中，要注意培養企業員工的責任意識以及專業能力。通過招聘、引進以及繼續教育等方式來培養一大批可以適應企業現代化發展的檔案管理人才，努力推進企業檔案管理工作的進行，為企業的發展提供保障。

四、結語

雖然企業檔案管理創新與服務模式都朝著現代化方向發展，但是企業還是要根據自身實際情況，對檔案資源重要價值進行深層次的挖掘，讓檔案管理更好為企業發展所服務，因此，企業應不斷對企業檔案管理創新方式以及服務模式加以探索，有效提升企業檔案實用功能，讓其真正成為推動企業發展的積極因素。