關于對檔案管理現狀及優化措施的探討

李晶

摘 要：在當前來看，我國的檔案管理還是存在著一定的問題。其主要的原因就是在過去的幾十年中，并不夠重視檔案管理的發展，導致了檔案管理發展的非常緩慢。尤其是在當前引入了計算機工程后，更是導致檔案存在很大的問題。這些問題如果不能夠解決，那么檔案工作就會一直陷入到一個被動的境地。本文就以當前的檔案管理特點為例，來解析當前的檔案管理現狀和如何對其進行有效的優化。

關鍵詞：單位；財務管理；現狀；優化措施

隨著時代的發展，檔案管理工作越來越成為一項重要的工作。因為越來越多的單位都意識到，當前的世界發展速度太快，如果不留下檔案，那么一旦哪一步驟出現了問題，自己是無法發現的。因此就需要進行檔案的留存和管理。但是由于這項工作被忽略了這么多年，其專業的人才欠缺，管理的模式不過關等，都是嚴重的問題。這些問題沒有解決，那么就很難真正的進行檔案管理。接下來，筆者就為大家講解一下什么是檔案的特點

一、 檔案的特點

（一）檔案內容具有專業性

檔案是記錄本單位經濟業務、財務支出等經濟情況、結果的重要資料與證據，記錄、反映了本單位的科學技術研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等經濟活動，包括了各種管理資料的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等。檔案記錄是投入的歷史成本，而歷史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）檔案來源具有廣泛性

各項管理活動都會形成檔案資料，包括了多種管理方面的專業材料，還含有大量的科研活動信息。檔案管理工作具有較強的服務性質，為經濟管理提供參考。

二、現階段檔案管理現狀

在當前來看，檔案管理還存在著很大的問題，這些問題困擾著檔案管理事業的發展。其主要的問題就在于這幾個方面：

（一）檔案管理人員專業水平不夠

任何一項工作想要做好，都需要從業人員的努力。但是隨著社會的發展，當今世界的工作已經越來越傾向于專業性、科技性。而在傳統的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式，這種形式在當前看來是弊端多多。不僅浪費時間，而且整理出來的文件也因為本身材質為紙質，不容易保存，就會造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應當從工作人員的專業來進行，要任用有檔案學知識的專業人才進行管理，要用腦力來代替體力。這樣才能保證工作的順利完成。

（二）檔案管理設備落后

另一個方面就是檔案管理部門設備落后。這種情況的發生是因為管理部門不重視檔案工作，因此難以對檔案部門進行大量的資金支持。這就導致了檔案管理部門難以進行設備的更新，完成信息化的建設。甚至有些單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當前這個信息爆炸的時代，這種行為無異于讓檔案管理部門名存實亡。難以起到其應有的作用。

（三）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

人員的交接問題，也是檔案管理部門的一個重大問題。前任離開的時候，接任的人難以對前任的工作做到接盤。這就讓一些文件出現了疑似丟失的情況，也就是人們經常說的“死檔”。

（四）單位對現有檔案的運用不夠有效

通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導致檔案資料的應用有效性不高。甚至還有些檔案知識的應用也只是表面，無法充分發揮檔案資料的應用價值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

（五）檔案管理工作規定不夠規范

檔案管理工作本身比較復雜，關于檔案管理工作在單位中沒有具體的規范，因此在實際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導致檔案管理工作質量不佳。甚至檔案紙張也出現雜亂問題，在進行檔案資料應用時，非常麻煩，影響檔案管理質量，也影響工作效率。

三、優化管理現狀的措施

在當前來看，檔案管理的現狀是有待優化的。其優化的地方主要在于科技的加入和人員的思想方面教育。這兩個方面是優化檔案管理現狀的一個根本，如果這兩個方面沒有做好，那么其他的內容也就更加的沒有效果。

（一）推進檔案管理的信息化進程

一方面，應切實加大檔案管理基礎設置的構建力度。這要求檔案管理人員應針對本單位的活動從檔案管理、活動管理兩方面提出相對應的方案，并綜合考慮各方面的需求，避免檔案管理信息化發展中出現重疊的現象，進而提高工作效率，同時積極爭取相應的支持，切實提升檔案管理的硬件基礎。另一方面，應切實提升檔案信息化建設的實踐能力。緊緊圍繞高標準質量，將檔案管理工作與單位各項活動結合起來，促進單位各項活動的正常有序開展，切實提升單位財務資金的使用效率。

（二）提升檔案管理的重視程度

要確保檔案管理工作取得實效，其前提就是要提升單位對檔案管理的重視程度。單位內部應對本單位檔案管理工作的重要性、必要性有一個清楚的認識，不斷加強本單位員工的檔案管理意識，要求本單位檔案管理人員不僅宏觀抓好檔案管理工作，還應落實檔案的微觀監督管理工作，以主人翁意識對檔案管理進行細致、嚴格的鑒定與審核，確保充分發揮本單位檔案管理部門的協調能力與監管作用。此外，單位領導應認識到檔案對本單位經濟活動開展、發展的重要性，對檔案管理對提升本單位科學決策的重要作用有深刻的認識，以身作則不斷提升本單位員工的檔案管理意識，確保為本單位檔案管理工作創造一個良好的環境，以高效的檔案管理工作推動本單位工作有序開展。

四、 結語

對于單位而言，應對本單位檔案管理的重要性有一個清楚的認識，對本單位當前檔案管理存在的問題展開分析，找出存在的不足并解決，確保本單位檔案管理工作的順利開展。在日常工作中應細心挖掘檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎上尋找解決問題的辦法，不斷促進本單位檔案管理模式的優化，促進本單位的經濟業務更加科學有序的開展。

參考文獻

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