郵件合并功能的多層次教學案例設計及實現方法

夏敏敏

摘? ?要：郵件合并功能是Word軟件中的高級應用部分，掌握好這項技能可以極大提高工作效率。職校生基礎差異大，故在教學中對案例進行了分層設計，用簡單、淺顯的方式引導學生掌握，力爭讓每位學生都學有所獲。文章最后列出需注意的事項及可拓展應用，以供參考。

關鍵詞：郵件合并;Word;Excel;教學案例

郵件合并功能是“計算機應用”課程中一項非常實用的功能，屬于Word的高級應用部分，可以批量創建一組相同格式的文檔，能極大提高工作效率。作為職校生，應用好這項功能，將有助于提高個人信息素養和思考、解決問題的能力，為今后的學習、工作服務。職校學生的基礎和水平不同，故在本課題的教學上，以學生熟悉的運動員信息卡為案例，設計多個層次的制作要求，情境驅動、層層深入，滿足不同學生的認知實踐水平，讓每位學生通過學習操作均有收獲。下面就不同層次的案例設計及實現方法做具體介紹。

1? ? 郵件合并功能基本案例

根據Excel表格收集的數據文件，為全班50位同學設計同一版式的運動員學生信息卡，基本內容包含：姓名、性別、出生日期、民族、隊別、班級、特長、人生格言。

基本案例要求簡潔、明了，如果只是為一位運動員學生設計信息卡，問題不大，直接新建Word文檔、適當排版、復制相關表格內容即可。要為50位同學設計，不止版式，復制、粘貼表格數據也需要幾百次，而且是在不出錯的情況下。顯然，常規的單一設計已經無法滿足此案例要求，故學生不得不思考使用其他方法，根據Excel表格提供的數據批量、高效地生成運動員學生信息卡。至此，郵件合并功能呼至關重要。通過實踐，師生共同總結出案例實現途徑：

（1）準備工作，首先，建立文件夾，養成良好的歸類、整理習慣，一個主題專門建一個文件夾，將Excel數據文件、Word主文檔和相關圖片素材存放進去，避免后續操作出錯。其次，編輯Excel數據文件，為保障數據源文件在郵件合并操作時易理解、不出錯，數據源文件以簡為本，盡量不含跨行或跨列的合并單元格。

（2）創建主文檔，本案例中所有運動員學生信息卡共同包含的姓名、性別等項作為不變部分，均應放在主文檔中。首先，新建Word文檔，設置合適的頁面大小及頁邊距。其次，按設計、排版需要，設計頁面邊框和頁面顏色，選擇性地插入圖片與形狀，用以美化文檔。再次，編輯基本內容項，常用的方法有3種，即直接在文檔中輸入相關內容項;插入文本框、個性化排版，將各項內容放在合適的位置;插入表格，將各內容項一一列出，有利于快速對齊文檔。最后，編輯主文檔，保存并命名為“學生信息卡.docx”。

（3）插入合并域內容，利用“郵件合并分步向導”功能，將光標定位于文檔內容“姓名”后面，單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”模塊中單擊“開始郵件合并”，調出下拉列表，選擇“郵件合并分步向導”。此刻，文檔右邊會出現“郵件合并”對話框。首先，選擇文檔類型，使用默認的“信函”，單擊“下一步：開始文檔”。其次，選用默認的“使用當前文檔”，單擊“下一步：選擇收件人”。再次，單擊“瀏覽…”按鈕，打開“選取數據源”對話框，找到Excel數據源文件并打開。按界面提示，依次選擇表格，再選擇郵件合并收件人，單擊“確定”按鈕。無特殊要求，收件人為默認全選狀態即可。最后，單擊“下一步：撰寫信函”。在“郵件”選項卡中，單擊“編寫和插入域”模塊的“插入合并域”，選擇下拉列表中的“姓名”。

（4）合并預覽，單擊“郵件合并分步向導”的“郵件合并”，對話框中“下一步：預覽信函”可以預覽Excel源文件中的變化數據和Word主文檔中共有文本合并以后的文檔，單擊“<<”“>>”可以查看50位學生的合并文檔。

（5）生成最終的合并文檔，打印輸出。預覽滿意后，單擊“下一步：完成合并”，單擊“編輯單個信函”，彈出“合并到新文檔”對話框。選擇對話框中的單選框“全部”，單擊“確定”按鈕，生成一個新的文檔，默認名為“信函1”，另存為“學生信息卡合并文檔.docx”。如要直接打印，可在單擊“下一步：完成合并”后單擊“打印”即可。

2? ? 郵件合并功能進階案例

保持基本案例中的信息卡各內容元素不變，除了用上述方法外，還可以用創建“標簽”類型主文檔的方式，來批量生成信息卡標簽，使布局更合理。對于非漢族學生，除了顯示民族外，再加上備注“【少數民族】”。實現方法如下：

（1）準備工作，與基本案例相同，不再贅述。

（2）創建“標簽”主文檔，首先，新建Word文檔，單擊“郵件”選項卡，在“創建”模塊中單擊“標簽”，調出“信封和標簽”對話框。其次，選擇“自定義標簽”，彈出“標簽選項”對話框，點擊“新建標簽”按鈕，可以設置標簽相關參數。本例中設置名稱為“學生信息卡”，標簽高度為8 cm，寬度19 cm，縱向跨度9 cm，標簽列數1列，標簽行數3列，設置完成，單擊“確定”按鈕退出。再次，在自定義標簽“產品編號”列表中，選擇新出現的“學生信息卡”，單擊“確定”，回到“信封和標簽”對話框，單擊“新建文檔”按鈕新建一個標簽主文檔。最后，在主文檔的第一個標簽區域內，輸入標題“運動員學生信息卡”，插入表格，合理布局各信息項，并適當進行標簽背景的美化、文字的字體段落及表格的邊框設置，保存命名為“學生信息卡.docx”。

（3）插入標簽的合并域內容，利用“郵件合并分步向導”功能，仿照基本案例，逐步在對應單元格插入合并域的對應關鍵詞，注意在第4步“編排標簽”時單擊“更新所有標簽”按鈕，以復制該標簽的版式到本頁的其他兩個標簽上。

（4）設定合并域的規則，首先，光標定位到“民族”合并域內容后，單擊“編寫和插入域”模塊的“規則”，選擇下拉列表中的“如果…那么…否則…”，彈出“插入Word域：IF”對話框。其次，在對話框中，設置域名為“民族”，比較條件“不等于”，比較對象文本框輸入“漢”，插入此文字“【少數民族】”，否則插入此文字一欄為空。完成后，單擊“確定”按鈕，規則生成。合并預覽、生成最終合并文檔、打印輸出步驟可參照基本案例，這里不再贅述。

3? ? 郵件合并功能增強版案例

在運動員學生信息卡中批量插入每位學生的照片，能夠使信息卡更加完善。插入圖片涉及域代碼的編輯，操作過程中任何一點疏忽都容易出錯，導致插入圖片失敗，故在設計此功能時，只鼓勵學有余力的同學嘗試操作。以進階案例“標簽”主文檔上插入照片為例，插入圖片一欄的實現方法如下：

（1）準備工作，首先，除基本案例中的要求外，將每位學生的照片放置到該文件夾中，照片大小調整為相同尺寸，最好一致為jpg格式，并以學生姓名命名，例如“張三.jpg”，并記住該生的照片地址，如“D：＼運動員學生信息卡＼張三.jpg”。其次，編輯Excel數據文件，在數據源文件中，新增“照片”一列，要調用照片地址，可在第一位學生（工作表中該生姓名處在A2單元格）“照片”一列的單元格編輯欄中輸入公式“=”D：＼＼運動員學生信息卡＼＼”&A2&”.jpg””[1]，再利用填充柄向下拖拽鼠標，實現該欄所有學生自動生成照片地址，充分利用Excel自身的便利優勢。注意輸入時，原照片的地址中單斜線要改成雙斜線，并在姓名單元格前后添加“&”，最后加上照片擴展名。

（2）插入照片。首先，在“標簽”主文檔中，將光標定位到第一個標簽需插照片位置處，按下“Ctrl+F9”組合鍵（聯想電腦按“Ctrl+Fn+F9”），插入一對域符號“{ }”，并在其中輸入“includepicture”””[2]。其次，光標定位到兩個英文雙引號之間，在“郵件”選項卡中，單擊“編寫和插入域”模塊的“插入合并域”，選擇下拉列表中的對應關鍵詞“照片”。此刻照片位置并未顯示照片，繼續單擊“更新所有標簽”按鈕更新標簽。

（3）合并預覽、生成最終合并文檔。按進階案例的步驟生成最終合并文檔，各標簽的照片欄依然沒有圖片顯示，此刻按下“Ctrl+A”，將文檔內容全部選中，再按“F9”（聯想電腦按“Fn+F9”），即可出現插入圖片的各運動員學生信息卡。在基本案例“信函”類型文檔中批量插入圖片方法與此類似，不再贅述。

4? ? 注意事項及拓展

（1）在輸入Excel數據文件的照片地址時，單斜線改雙斜線，姓名單元格前后均要添加“&”。

（2）因聯想電腦按鍵時與其他電腦有區別，故文中單獨指出，以供參考。一般地，聯想電腦要多加Fn。

（3）除了用“郵件合并分步向導”，也可以單擊“郵件”選項卡下的各模塊命令進行郵件合并。

（4）在插入照片時，用戶也可以先插入文檔部件中的域，再合并“照片”域。方法不同，但思路一致。

本案例雖進行了分層設計，但仍有可拓展之處。還可以根據該案例的教學，創新應用郵件合并功能于其他批量文檔的制作發送中。

[參考文獻]

[1]王志軍.利用郵件合并快速生成參會證[J].電腦知識與技術（經驗技巧），2019（1）：31-32.

[2]馬九克.Word2003在教學中的深度應用[M].上海：華東師范大學出版社，2010.

Design and realization method of multi-level teaching case of mail merge function

Xia Minmin

（Shanghai University of Sport， Shanghai 200438， China）

Abstract：The mail merge function is a high-level application part in the Word software， which can greatly improve the working efficiency. The basic difference of the base of the vocational school is large， so the case is designed in a hierarchical way in the teaching， and the students are guided by a simple and explicit way， so that each student can learn to have it. The article finally lists the matters needing attention and the expandable application for reference.

Key words：mail merge; Word; Excel; teaching case