中等職業學校檔案信息化管理的策略分析

宋沛

摘 要：檔案是中等職業學校管理與各項監督評估的重要材料，也是進行教學科研和教育評估的重要依據，檔案資料得到有效利用對提高學校教學與管理水平具有積極的作用。但是，從中職學校檔案管理具體情況來看，部分中職學校檔案管理意識不強，檔案現代化信息化管理不足，嚴重影響了檔案使用的有效性。因此，要促進檔案信息化管理，在樹立信息化和現代化管理意識的基礎上，加強現代化硬件設備配置，加強檔案工作者信息化水平和素質的提升，并健全檔案管理機制和檢查審核制度，多途徑多措施提升中等職業學校檔案管理水平。

關鍵詞：中等職業學校；檔案；信息化；管理

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9132（2019）04-0015-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.04.007

檔案信息化管理相比較紙質檔案管理而言，具有更加方便、快捷的特點，有利于更加精確地尋找和管理檔案。雖然檔案信息化建設和管理在中等職業學校得到了重視和應用，但是總體來說還存在著以下幾方面問題：一是對檔案信息化重要性的認識有待提高；二是檔案信息化管理進程推進緩慢；三是學校缺乏高素質的信息化檔案管理人員。因此，新形勢下推進中等職業學校檔案信息化管理必須轉變觀念，提高對檔案信息化管理重要性的認識，加強經費投入和支持，打造一支專業化與信息技術素養高的檔案管理隊伍。

一、轉變觀念，提升檔案信息化管理意識

中等職業學校高度重視檔案信息化管理，也正在將學校紙質檔案變為相應的電子檔案，但是由于信息更新速度快，而電子檔案管理設備卻長期得不到更新，導致中職學校檔案信息化管理面臨著設備落后、專業人員缺乏、無法跟進等問題。因此，新形勢下必須轉變觀念，在提高對檔案信息化管理認識的基礎上，積極爭取資金支持以保障檔案可以以最專業的技術手段來管理。

檔案信息化管理過程中也要確保收集、整理與歸檔的精準落實。以學生檔案為例，關系到學生個人的成長足跡，是學校檔案的重要組成部分，用人單位考查的重要依據。在樹立信息化管理意識的基礎上，加強學校檔案信息化管理。在思想認識提高的同時，工作行動也要跟上。中等職業學校要廣泛利用學校掃描儀、計算機等設備，統一好檔案數據格式，準確無誤地錄入計算機，然后利用專用軟件對學生檔案資料進行分類編目。比如檔案資料中的學籍冊、畢業生審核登記表等需要分類排序，并建立學校單獨的檔案信息系統。基礎信息由學生個人填寫，必要信息模塊由班級管理者進行填寫，學校檔案工作者進行實時監督檢查。這樣不僅可以減少檔案工作者的工作量，還可以增加檔案信息的準確性，從而更好地推進學校檔案信息化建設。

二、加強經費投入和支持，充實硬件設置與軟件力量

中等職業學校教育管理經費有限，要加強對檔案信息化建設和管理的經費投入，必須積極探尋新的途徑和方式，爭取與社會單位、企業之間的戰略合作，重點解決資金和技術問題。一方面，要充實檔案信息化管理的硬件設備，提供計算機刻錄設備、光盤存儲等，確保電子文件、數據資料實現在線系統存儲，對于重要檔案、保密資料要線下進行存儲，并要加強防安全漏洞、防火墻和防病毒軟件等的配備，防止信息泄露等問題。另一方面，要充實檔案信息化管理的軟件力量，這意味著要加強檔案工作者培訓，重點提高他們的信息技術使用能力，打造一支專業化和信息技術素養高的檔案工作隊伍。

首先，要加強檔案專業人才的選聘引進，立足于信息化管理的要求明確選聘標準，并提高檔案工作者待遇水平，吸引計算機軟硬件技術與檔案管理相關專業的學生進入到檔案管理隊伍中來，充實檔案管理人員隊伍。

其次，學校要加大對檔案工作者的教育投入，對在職人員要積極進行再教育和培訓，提高他們電子檔案管理的知識技能與信息技術應用能力，通過計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術以及現代管理技術知識等的學習，打造一支現代信息管理水平高與檔案管理意識強的復合型隊伍。

三、建立制度，加強對檔案信息化管理的力度

無論是電子檔案還是紙質檔案，在管理過程中難免會出現一些問題，造成信息丟失或者檔案丟失，因此，必須建立制度，加強對檔案信息化管理的力度。

首先，要建立嚴格的檢查審核制度，推進紙質檔案與電子檔案同步管理。為了防止重要文件和信息丟失，要依托于嚴格的核查制度，定期對文書、檔案資料進行管理檢查，重點檢查歸檔文件的完整性、檔案過程手續的齊全性等。

其次，要規范電子檔案。與紙質檔案進行同步管理的同時，必須建立格式與內容相統一的電子檔案。電子檔案形成后，加強終端審核，統一所有數據格式和結構，對于檔案數據傳輸和使用要進行規范處理和控制，并確定好不同檔案資料查看和使用的權限，任何人不得以任何理由進行刪除和修改。

最后，要建立嚴格的檔案查閱制度。為了學校檔案保存的完整性、安全性和準確性，對于檔案查閱也必須依托于網絡入口明確查閱權限和范圍，對于重要檔案資料的查閱要進行登記，檔案信息資料不能用于其他任何用途。

四、結語

檔案信息化管理不能停留在口號上，轉變觀念，提高學校檔案管理認識必須付諸行動，圍繞學生檔案、教職工檔案、其他教育教學資料等，建立電子檔案與紙質檔案同步一體化的檔案管理模式。圍繞檔案信息化管理增強相應的經費投入和支持，加強信息化硬件設備的投入，積極引進專業化高素質的檔案工作者，也要對在職檔案工作者進行培訓和繼續教育，打造一支信息素養、信息技術水平和檔案管理水平高的復合型檔案人才隊伍，并依托于健全的監督檢查制度、審核制度、查閱制度保障檔案資料合理的使用。中等職業學校加強檔案信息化管理，對提高檔案管理質量和利用率都具有積極的作用。

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[責任編輯 李 媛]