新形勢下企業檔案管理工作的規范分析

張陽

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷提高，市場環境中企業之間競爭也越發激烈，很多企事業單位都開始意識到檔案應用的重要性，本文將從其管理工作重要性出發，分析提高管理人員重視、完善制度建設、提高人員隊伍水平、加大信息化建設等規范策略，為實現工作標準化，推進企業發展做出理論支持。

關鍵詞：新形勢；企業檔案；管理工作；規范化

新時期背景下，企業中的檔案管理工作重要性正不斷被凸顯出來，但是目前仍有許多企業在日常運行、生產過程中沒有合理安排相關工作內容，無論是人員調度還是資源配置都有一定缺陷。如果放任問題持續下去，那么檔案功能性就會被不斷削弱，整個內部管理也會處于混亂狀態，不利于自身的長久發展。

1 企業檔案管理工作規范化重要性

一個企業在自身建立、發展、強大過程中會衍生出很多重要數據資料與文件，這是企業文明的根源，也是長盛不衰的保證，而這些文件在目前被統稱為“檔案”由此可見，實現良好、高效的檔案管理能夠對企業自身發展起到推動作用。由于日常運行過程中會涉及到各部門活動、對外商業活動等內容，所以檔案涉及信息也很復雜，在開展管理工作時也給人員帶來較為嚴峻的考驗。例如：人員基本資料、崗位流動清單、財務活動支出產品資料研發等等，均屬于檔案內容，由此可見實現對其高效管理十分必要，目前該項工作規范化建設已經迫在眉睫。這關系到企業領導人員制定下一步戰略計劃的精準度以及財務成本控制的高效性等內容。近幾年，我國社會經濟市場發揮進程正不斷加快，市場環境也在順應發展，很多企業在提高產品研發效率的同時對檔案管理方面工作比較缺失，所以導致兩者之間出現脫節現象，不利于整體發展，因此需要順應做出改變[1]。

2 企業檔案管理工作規范化策略

2.1 提高檔案管理重視

自從我國實行非公有制經濟體系后，社會生產生活水平有了突飛猛進的提高，打這種環境下企業發展方向與戰略計劃制定也有了更多改變。很多企業領導人員思想仍停留在傳統管理模式當中，對于時代的不斷改變無法順應做出改變，這就導致對檔案管理工作認知較為僵化，沒有意識到其帶給企業發展的積極意義，將眼光過多關注在生產、運營這種直觀利益節點上。當前這部分企業領導人員對于檔案管理工作的忽視可從三點體現出來：1）盲目追求經濟效益，對內部管理缺少重視，忽視檔案所起到的關鍵作用。2）領導人員與執行人員均缺少檔案管理意識，認為此類工作“可有可無”。3）不能明確自身責任范圍，這一點常出現在領導管理者身上，其大多數認為企業生產就是為了盈利，所以其對于一切非直觀經濟效益都漠不關心。但其實檔案管理不僅關系到經濟收益，甚至還能影響到其穩定、順利、健康的運行狀態，因此想要徹底落實企業檔案管理工作規范化，首先要從領導角度看待問題，只有先提高領導對相關內容的重視，才能保證從資源調度、人才培養、設備投入等方面得到保障。

2.2 完善檔案管理機制

俗話說“沒有規矩不成方圓”，機制的缺失就代表管理工作落實、執行過程中得不到基礎保障。目前我國部分企業內管理機制較為松散，且制度與企業實際發展情況有較大出入，有生搬硬套的嫌疑。除此之外還有以下幾點不完善有待解決：1）檔案管理庫缺失，沒有特定地點，很多檔案資料都得不到正確分類、規劃、整改，導致實際需要應用的時候還需要浪費時間去查找，利用效率較低，信息變化也不能得到全面觀察，企業領導人員以此為基礎來制定戰略計劃時得不到強而有力的數據支持。2）檔案資料更新速度較慢，很多內容都停留在幾年前，不具備實效性，目前信息化時代已經不斷來臨，如果不能對數據采取及時更新，則應用時的準確性與有效性都會大打折扣。因此就需要完善檔案管理機制的建立，具體執行過程中要明確更新、監督的作用，并為此成立專門的監督部門，及時發現并改變制度中不規范的時間，并在其中加入獎懲制度的應用，對于表現優秀的員工及時表揚，對于一些出現紕漏，發生不良行為的員工要是及時的懲罰，并將考核結果與績效成績掛鉤，使其意識到自身需要承擔的責任[2]。

2.3 提高管理人員水平

人才無論在哪個行業中都可起到重要作用，同樣我國現在大多數企業都沒有重視其對檔案管理人員的培養，所以導致很多工作人員知識結構較低，技能掌握效果不理想。目前我國已經走進了信息化時代，很多技術產品也應運而出，科學技術有便捷性、高效性、精準性等特點，能夠有效減少工作人員工作前度。因此想要實現新形勢下企業檔案管理工作的規范化，急需要積極工作人員技能水平與責任意識。具體可以從培養專業的管理人才如果，例如：定期開展專業知識培訓課程，組織專業人員進行專題交流講座。另外相關工作人員還可以結合企業實際發展特點，以及企業檔案管理要求，從國內外先進企業中引進新型管理軟件，把紙質的檔案掃描成為電子檔案后進行備份，并且還可以利用計算機技術獨有的精準性、高效性來檢查、分析檔案中已經存在的問題以及可能發生的風險，從而方便技術人員準確地掌握此類錯誤并有針對性的進行調整，從而提高檔案管理的準確性和有效性，進一步推進檔案管理的規范性、科學性。

2.4 加大信息技術建設

新形勢下，計算機技術中的數據處理功能可以大幅度提高企業運行穩定性以及生產工作效率。結合目前市場情況來看，仍有一些企業在檔案管理時，沒有順應時代發展形式，信息化建設力度不足，這也導致在處理復雜多樣的檔案資料時，很容易因為技術應用程度較低而造成的檔案信息出錯或丟失，所以，企業想要改善這一問題就必須要加大自身信息化建設力度，例如：成立檔案電子閱覽室、建設企業內部檔案信息共享平臺等等，技術人員可以利用大數據技術來實現對檔案的全方位管理。另外在檔案應用上可以加入信息檢索插件，來實現高效的信息查找。

2.5 強化制度執行效果

上文中提到了完善制度的重要性以及具體措施，但是目前企業相關工作落實的不規范也是制約其發展的重要原因之一。制度建立完成后仍有很多人員沒有意識到其重要性，只在面對檢查的時候做做“面子工程”，在平時企業運行過程中發生的檔案，根本沒有指派專人進行管理監督，很多檔案甚至就成為“流水賬”。 同時在維護上也缺少專門的工作人員處理，其作用得不到發揮。針對這一類型問題就需要從根源上解決，企業部門可以成立監督人員崗位，不定時對檔案管理工作進度進行記錄，從而實現執行效果的優化[3]。

3 結論

綜上所述，檔案管理在實現企業現代化改革的過程中可起到至關重要的作用，改革開放以來，我國經濟制度不斷調整，企業領導人員也需要順應時代發展積極做出改變，加大對檔案管理工作的重視，正確認識到相關工作內容與重要性，并在其中貫徹企業文化的落實，最終讓企業走上一條正確、規范、可持續發展的國際化道路。

參考文獻

[1]王巍.略論企業檔案管理規范化與標準化體系生產管理[J].辦公自動化，2016，21（14）：48-52+38.

[2]羅思云.淺議規范檔案管理對現代企業管理的重要性[J].企業導報，2016（10）：34-35.

[3]胡杰.“新常態”下企業檔案管理變革探究[D].湖北大學，2016.