對提升電子檔案使用價值的探析

摘 要：隨著信息化時代的迅速發展，計算機技術的應用已深入到檔案管理領域，電子檔案已成了檔案的重要組成部分。電子檔案有如下優點：查找快捷、利用方便、節省了儲存空間，但存在網絡及信息安全問題。為提高電子檔案的使用價值，建議：1.紙質檔案與電子檔案目錄標識相同，同時使用規范的檔案管理系統；2.提高計算機的網格管理及信息安全；3.提高檔案工作人員綜合素質和計算機操作水平。通過這些舉措，進一步提升電子檔案使用價值，使電子檔案更好地為人們學習生活服務，為社會發展做出貢獻。

關鍵詞：電子檔案；信息化；檔案管理

隨著信息化時代迅速發展，計算機技術的應用已深入到現代生產、管理工作各領域，同時也進入檔案管理領域。大量的電子文件產生，使人們對電子檔案的探索、利用，更為重視，如何把電子文件轉化為電子檔案已成為當今檔案界的新課題。根據《電子文件歸檔與管理規范》的定義，電子文件是指在數字設備及環境中生存，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、U盤、硬盤等載體，依賴計算機、錄像機等數碼設備閱讀、處理，并可以在通信、網絡上傳送的文件。電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

電子檔案也是檔案的重要組成部分，其利用方便、快捷，其價值不亞于紙質檔案。筆者結合多年檔案管理工作經驗，對電子文件生成方式和特性的優點、缺點進行論析，對其缺點尋求解決方法，并就如何充分利用電子檔案進行探析。

1 電子檔案在檔案利用中的優點

1.1 電子檔案查找快捷

傳統的紙質檔案完全依賴手工操作，手工編目，統一儲存在檔案庫房專用的檔案柜里，查閱檔案時，也只能通過手工翻閱紙質檔案目錄，再進入檔案庫房打開相對應的檔案柜、檔案盒，才能拿到相關的紙質檔案進行查閱，這樣的操作既費時，又費力，工作效率不高。而電子檔案經過整理、分類、編目等一系列處理，上傳到檔案管理系統，查閱時，只需要運用計算機檢索主題詞、文件編號等關鍵詞進行檢索，即能迅速查找到相關的電子文件。這樣查找電子檔案既快捷，又方便，大大提高了檔案工作人員的工作效率和服務水平。

1.2 電子檔案利用方便

傳統的紙質檔案借閱時，必須由查閱人親自到檔案室或檔案館申請借閱，經過檔案工作人員查閱目錄，確定有其資料再進入庫房查找所需要資料。而經過鑒定、審批的電子檔案可以通過網絡平臺共享。查閱人只需要通過網絡檢索其相關信息，就能確定其資料是否歸檔，并通過網絡查閱電子文件，不受時間和距離的限制或影響，利用方便、快捷，從而提高了檔案利用率，極大地發揮了檔案的功能作用，使檔案更好地服務于人們學習生活，服務于社會發展。

1.3 電子檔案節省了儲存空間

紙質檔案是統一按要求儲存在檔案庫房的文件柜子里，占地面積廣，儲存空間大，層層疊疊的檔案文件柜把整個檔案庫房都填滿了。而電子檔案是借助計算機系統識別、處理、傳輸，提供具有保存價值的電子文件轉換而來，按一定的格式儲存在光盤、磁盤、U盤、硬盤等介質上，其特點是信息存儲量大，而且密度高，只占用幾個電子文件柜即可，大大地節省了儲存空間。

1.4 充分利用電子檔案，能保護紙質檔案原件

檔案是歷史面貌和人類活動的真實記錄，是一種不可再生資源，具有原始性、真實性、唯一性。由于歷史變遷、儲存環境變化，或者是利用過程中磨損等因素，已造成部分紙質檔案出現不同程度的破損。因此，筆者認為查閱檔案時，盡量利用電子檔案，在計算機上查閱電子檔案，不需直接接觸紙質檔案原件，減少了對紙質檔案查閱時對紙質原件的磨損，保護了紙質檔案原件，延長了紙質檔案壽命，使其有參考和保存價值的紙質檔案得以永久、長期保存，供后人參考與利用，保護了有限的檔案資源。

2 電子檔案利用中存在的問題與缺點

2.1 電子檔案對設備依賴性強

電子檔案需要借助現代辦公設備（如計算機、錄像機、攝影機）等數字設備才能讀取、利用。它不再是直觀的紙質材料，需要借助設備才能讀取利用，所以它受設備條件影響。如果沒有合適的設備，將無法查閱電子檔案。因此，檔案工作人員必須對電子檔案的儲存載體及設備，進行日常維護，使電子檔案在常態下得以充分利用。

2.2 電子檔案儲存載體需要及時更新

隨著信息化迅速發展，計算機技術發展更是突飛猛進，辦公設備和辦公自動化系統不斷更新，使其產生的電子文件格式和載體也在不斷地變化與更新。因此，電子檔案儲存載體需要及時更新，否則就無法讀取原儲存的電子文件，這樣將造成電子檔案嚴重受損，失去其利用價值。

2.3 電子檔案管理存在網絡信息安全問題

隨著網絡信息化的發展，電子檔案在網絡共享時，其安全性、可靠性等問題也日益突出。一般來說，目前構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有網上黑客攻擊、計算機病毒感染、信息泄露等因素。因此，電子檔案管理存在網絡信息安全問題，所以提高計算機網絡管理及信息安全是電子檔案管理中刻不容緩的任務。

3 綜合電子檔案的優點與缺點，探索其解決辦法及電子檔案歸檔方法，提高電子檔案利用價值

3.1 建議紙質檔案與電子檔案目錄標識相同，同時使用規范的檔案管理系統

完善電子檔案管理，筆者建議紙質檔案與電子檔案目錄標識相同。主要做到紙質檔案目錄與電子檔案目錄能互相兼用，同時使用規范的檔案管理系統管理。運用規范的檔案管理系統管理質紙檔案和電子檔案，如在整理歸檔紙質檔案時，把紙質檔案的案卷目錄和卷內目錄輸入規范的檔案管理系統，生成其案卷目錄和卷內目錄表格，并打印出來，附裝在每一卷紙質檔案上，這樣規范紙質檔案目錄，也節省手工抄寫時間，提高了紙質歸檔的工作效率。同時，將歸檔的電子文件按紙質檔案分類要求，上傳到檔案管理系統相應的目錄上，這樣做到紙質檔案目錄與電子檔案目錄能互用，電子檔案與紙質檔案共存。需要查閱檔案時，只要在檔案管理系統上檢索關鍵詞，就能準確、快捷地檢索到電子文件，同時也檢索到紙質檔案標識所在案卷。因此，無論是查找紙質檔案還是電子檔案，都能準確地查閱到所需文件。所以，做到紙質檔案與電子檔案目錄標識相同，能迅速查找到紙質檔案和電子檔案，大大提高檔案利用效率。

3.2 提高計算機的網絡管理及信息安全

隨著信息化時代迅速發展，我們已形成了辦公自動化局域網。因此，要保護電子檔案的安全，必須提高計算機網絡管理及信息安全。一般來說，構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有網上黑客攻擊、計算機病毒感染、信息泄露等。因此，在內部辦公局域網和外網之間，必須設置路由器、防火墻等物理隔離，保護辦公自動化的網絡安全。同時，電子檔案在內部局域網絡共享時，必須通過嚴格處理其文件格式，并加密以防文件被改動等措施。同時，做好檔案數據備份工作，一套本地備份保存，一套異地備份儲存。這樣，兩手工作準備齊全，做好防備外界入侵，破壞其數據，保護電子檔案的信息安全。

3.3 提高檔案工作人員綜合素質和計算機操作水平

現代的檔案工作人員，在做好紙質檔案歸檔工作的同時，也能做好電子檔案歸檔工作。要做好電子檔案管理必須提高自身的綜合素質，能與時俱進，要勇于接受新觀念和先進的管理設備和科學技術，跟上信息化時代迅速發展步伐，掌握先進計算機操作技術，做好電子檔案鑒定、標識、歸檔、上傳、監控等工作。同時，能及時更新電子檔案儲存載體與設備。使電子檔案得以永久、長期供查閱、利用，發揮電子檔案功能作用和保存價值，使電子檔案更好地為人們學習生活服務，為社會發展做出貢獻。

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作者簡介

梁儀娣（1977-），女，漢，廣東惠州，檔案管理員，本科，惠州經濟職業技術學院，研究方向：檔案學。