法院檔案工作的困境及解決對策

楊镕瑄

摘 要：法院是業務單位，因此長期以來都重視于審判工作，對檔案工作很少給予足夠重視，因此，檔案工作相對來說制度執行不太到位、物質保障不太給力、人員配備不太合理、管理方式不太科學，因此無法跟上法院信息化腳步，也就無法滿足司法公開要求，嚴重影響了司法公信。因此，做好檔案工作轉型，推動審判工作信息化，搭建好檔案數字化平臺，才能打開司法公開之大門，才能真正展現司法公正。

關鍵詞：檔案；管理；現狀；建議

長期以來，我院案件質量評查的重點只放在結案率和裁判文書上網情況這兩項工作上，訴訟檔案檔案管理工作沒有得到足夠重視，長期處于落后狀態，隨著審判案件數量的猛增和審判質量要求的提高，訴訟檔案管理工作中存在的問題逐漸突出，傳統檔案工作模式已不能跟上新的形勢變化，現將有關情況匯報如下：

1 實體檔案管理現狀

1）原來案卷接收只粗略檢查，現在案卷接收時進行精細檢查，案卷接收工作效率低下，接收時幾乎檢查每一本案卷，案卷里材料不齊全時還要待補充后再檢查，以致案卷接收工作一拖再拖。

2）原來法院檔案公開程度低，當事人查閱利用頻率低，當事人無法得知檔案規范程度，但現在當事人可以查閱正卷及相關內容，我院案卷質量一直不高，常常經不起當事人查閱，已歸檔的訴訟案卷中，有的正副卷混裝（立案庭存在大量正副卷混裝的案卷），有的沒有將當事人提交的證據材料裝卷，有的送達回證、傳票上既沒有當事人親筆簽名，也沒有郵寄送達的手續，每當當事人申請查閱案卷時，就會發現形式不規范、案卷不完整和內容不合法等問題，這些問題的存在極大地阻礙現在法院檔案查閱利用工作的正常開展。

3）案卷借閱管理工作落后，干警檔案意識淡薄，借閱歸還都不及時，部分案卷外借之后長期不歸還，案卷一直不入庫，就很容易保存不當，檔案實體安全隱患就必然存在。

4）以前檔案室的主要功能是保存檔案，而現在檔案室已經是一個信息資源數據中心和數據儲存站，而我院檔案室設在地下車庫，但沒有安裝安全防護系統，容易引起檔案安全隱患，同時檔案電子化工作也正在開展中，檔案庫房和掃描室現有的檔案安全管理設備并不齊全，沒有專門的檔案數字化加工場所，數字化加工場所一直設在辦公區內，因此出庫的檔案存在遺失、損毀等可能，檔案安全很難得到有效保障。

2 電子檔案管理現狀

1）法院工作性質不同于普通行政單位，其機要性遠高于其他行政單位，也正是因此，法院數字化工程啟動較晚，系統開發也晚，很多功能落后，不能完全適用法院工作，而且系統不夠穩定，經常影響數據上傳，系統更新也不能跟上法院業務變化，因此，數字法院系統和電子卷宗系統的運用一直不順暢。

2）我院電子卷宗工作是由我院自行管理的，電子卷宗工作正處于摸索階段，因工作流程不夠順暢，環節配合不夠到位，立案時錄入不及時，大量案卷結案后也未能及時移交，電子化錄入工作才會滯后，也就導致卷宗電子化效率低下，電子卷宗生成率也未能達到省高院生成率的最低標準。

3）電子卷宗同步生成是建設智慧法院和落實做最高院關于審判流程公開的基礎，但電子卷宗始終依托紙質卷宗，紙質卷宗整理的水平高低直接影響電子卷宗，但我院書記員流動頻繁，新進書記員沒有經過崗前培訓，對法院業務和檔案知識了解不多，整理出來的紙質檔案質量不高，在掃描處理時就要反復多次整理修改，導致檔案電子化工作效率低下，拖慢電子卷宗同步生成的步伐，加大了建立電子訴訟檔案查閱平臺和實現“電子閱卷”的難度，以致檔案電子化工作的推進更為艱難緩慢。

由此可見，案卷接收工作效率低下，電子化工作效率低下，各業務庭室移交工作緩慢，電子卷宗同步生成工作拖慢等各種情況的出現，主要有以下幾點原因：

1）沒有嚴格按照檔案管理制度執行歸檔工作。以前我院檔案管理雖然制定一整套案卷歸檔辦法，但并沒有嚴格按照該辦法實施，案卷接收時對案卷質量并不做具體檢查，因此我院案卷歸檔案卷的質量一直不高。

2）我院書記員更換頻繁，大部分書記員都沒有從事檔案工作，沒有檔案意識，很多書記員在上崗之前也沒有經過正規的崗前培訓，不熟悉法院業務和檔案工作，辦案法官也很少對歸檔案卷進行把關檢查，書記員經常按照自己的想法整理案卷，案卷質量也自然不高。

3）沒有將訴訟檔案歸檔工作納入考核，沒有實行交不合格的卷不算結案的制度，沒有建立歸檔情況通報制度，各業務庭室審判員只重視案件結案工作，結案以后案卷久拖不整、長期存放在辦公室的現象長期存在。

4）沒有定期對案卷進行考核評比，缺乏行之有效的獎懲機制，沒有將歸檔工作與審判員和書記員的利益掛鉤，充分調動起審判員和書記員重視歸檔工作的積極性。

由此可以看出，我院訴訟檔案管理工作落后最突出的表現就是“歸檔難”，歸檔工作不及時、不規范、不能緊跟數字化工作的迅速開展，因此，檔案室提出以下幾點建議：

1）既然法院審判工作是勢必要實現信息化管理的，那么實現傳統檔案室數字化，建立新型檔案室就勢在必行，改革傳統檔案工作模式也迫不及待，將電子化工作和檔案歸檔結合起來，按照電子化工作的要求分解檔案工作各個環節工序，實現電子案卷和紙質案卷同步歸檔是解決“歸檔難”的第一步。

2）健全檔案管理制度，嚴格執行管理制度。雖然以前也制定了一些檔案工作相關的管理制度，但因為諸多因素，得到不到嚴格的執行，后來檔案工作信息化發展迅速，也沒有再制定檔案管理制度，但是檔案工作環節多，收集、保管、保護、借閱等工作都需要制定適應新形勢的制度，一旦沒有按照規定工作，案卷沒有得到科學的管理，很容易被其他人遺失、毀損或者丟失，存在檔案安全隱患，所以要制定新管理制度，特別是這些制度的制定尤為重要：《電子卷宗管理制度》、《檔案查閱、借調制度》、《檔案安全管理辦法》、《檔案室管理制度》和《檔案庫房管理制度》，待這些制度制定后向全院公布，并組織全院干警學習這些規定，增加他們的檔案意識，讓他們了解檔案工作和審判業務的關系。

3）建立科學的考評和獎懲機制，將電子卷宗等檔案信息化工作納入績效考核。要求每一個案件結案后在規定期限內歸檔，限定每一個歸檔的紙質檔案和電子卷宗都同時歸檔，要求每一個歸檔的檔案都按照最高院出臺的檔案規定來制作，對歸檔紙質檔案和電子檔案的達標情況進行通報。

4）明確書記員工作的考核制度，根據新的檔案管理要求重新制定書記員管理制度，制定合理的獎懲機制，增加歸檔工作在書記員考核制度中的比重。重新確定檔案交接工作的要求，并對書記員進行崗前培訓和離崗交接工作提出明確要求。

5）將案件評查與案卷評查有機結合，也就是說，不僅要檢查結案率和裁判文書上網情況這兩項重要數據，更要將案卷內容是否符合檔案管理要求也一起檢查，再綜合這幾個方面的內容一起考核打分，定期評查通報，讓辦案人員都能參與到案卷管理中來。

3 結束語

綜上所述，隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理工作在當前審判活動中的地位將日益重要，僅靠檔案室一個部門是無法實現檔案工作的變革，也很難推動檔案工作走上數字化新臺階。只有通過解決“歸檔難”，改革檔案工作模式，才能實現訴訟檔案的科學有效管理，推動電子卷宗同步生成工作深度應用，進一步推進司法公開的進程，真正建立起減輕法官工作量、方便當事人的檔案利用體系，實現司法為民的宗旨。

參考文獻

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