機(jī)關(guān)檔案管理工作淺析

王才平

摘 要：結(jié)合我國(guó)當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，本文針對(duì)我國(guó)行政機(jī)關(guān)在檔案管理方面存在的問(wèn)題提出了一些自己的看法。在機(jī)關(guān)檔案管理方面，應(yīng)該做好原始檔案文件的分類歸檔工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，做好數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作，同時(shí)，緊跟形勢(shì)，以文化激勵(lì)為動(dòng)機(jī)，在機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上積極創(chuàng)新，提高檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，提升檔案管理水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;氛圍;創(chuàng)新;激勵(lì)

為適應(yīng)我國(guó)各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，我們需適時(shí)對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作加以重新審視。步入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，急劇膨脹的政治經(jīng)濟(jì)文化等全面發(fā)展，使得各級(jí)行政機(jī)關(guān)每天產(chǎn)生著海量的訊息。當(dāng)前，各級(jí)行政機(jī)關(guān)職能部門管理的檔案存在著范圍廣、內(nèi)容多且雜、數(shù)據(jù)量龐大的特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理思想指導(dǎo)下的檔案管理服務(wù)已無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因此，各行政單位檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)必須提上議程，而作為文字檔案不可或缺的數(shù)字檔案庫(kù)的建設(shè)和提升更是勢(shì)在必行。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不明確，檔案管理制度單一且不規(guī)范

在人們的固有思維中，檔案就是死的、一成不變的“古董”。檔案管理工作很清閑，就是看看報(bào)紙喝喝茶。這些根深蒂固的思想嚴(yán)重偏離了檔案管理的初衷，人為造成了檔案功用的部分缺失，不利于充分發(fā)揮檔案的社會(huì)功用。同時(shí)，由于檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期且不凸顯的過(guò)程，其社會(huì)價(jià)值難以在短期內(nèi)顯現(xiàn)。這使得機(jī)關(guān)檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的地位偏低，甚至認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，這使得檔案業(yè)務(wù)開展時(shí)在爭(zhēng)取人力物力財(cái)力等支持方面更加困難。機(jī)關(guān)檔案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平時(shí)工作做得不細(xì)致不到位，缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，都與這種認(rèn)識(shí)不到位是分不開的。

1.2 管理隊(duì)伍素質(zhì)整體不高

一是檔案管理人員綜合素質(zhì)良莠不齊。在檔案管理事業(yè)的改革及調(diào)整中，能適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理人員較少，能夠獨(dú)立或者團(tuán)隊(duì)開展檔案信息化建設(shè)的計(jì)算機(jī)等軟硬件和網(wǎng)絡(luò)管理專業(yè)人員不足，專業(yè)技術(shù)人才“青黃不接”現(xiàn)象在有的機(jī)關(guān)檔案管理部門時(shí)有發(fā)生，這些都嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展。二是檔案館（室）之間的人員交流不足，信息流動(dòng)性相對(duì)比較單一。檔案館閉門造車，和其他檔案館（室）從沒有業(yè)務(wù)的交流和合作，久而久之，本館（室）的業(yè)務(wù)老化單一，沒有新形勢(shì)新思路，檔案的收集和利用以及服務(wù)功效大大減弱。

1.3 檔案資源建設(shè)不完整，軟硬件設(shè)施缺乏

一是檔案資源建設(shè)不完整。目前各級(jí)機(jī)關(guān)檔案館（室）所保管的檔案，紙質(zhì)檔案還是占據(jù)著半壁江山，而更為生動(dòng)形象便捷的錄音、錄像和照片等非紙質(zhì)載體的檔案占據(jù)的分量依然很輕，聲像檔案還是空白的現(xiàn)狀也屢見不鮮。由于檔案來(lái)源的連續(xù)性，紙質(zhì)檔案繼續(xù)大量存在，檔案館（室）一般都能及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。隨著技術(shù)的發(fā)展，非紙質(zhì)載體的檔案數(shù)量不斷增多，如果這些大量產(chǎn)生的非紙質(zhì)檔案（特別是電子檔案）不能被及時(shí)準(zhǔn)確地收集整理歸檔，嚴(yán)重影響檔案資源的完整性，而回過(guò)頭來(lái)再對(duì)這些非紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔工作，又勢(shì)必造成國(guó)家財(cái)力、人力、物力資源的巨大浪費(fèi)，且影響非紙質(zhì)檔案及時(shí)傳輸和利用。二是缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和技術(shù)。我國(guó)機(jī)關(guān)檔案館（室）的服務(wù)方式仍然以傳統(tǒng)的手工查閱方式為主。雖然一些檔案館（室）配備了電腦，但大多數(shù)只是將計(jì)算機(jī)用于實(shí)現(xiàn)單一的管理目的，如建立案卷的電子目錄、統(tǒng)計(jì)與檢索等。至于其他檔案專用設(shè)備，則更是少之又少。現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備的缺乏直接影響檔案綜合處理能力，后續(xù)對(duì)基礎(chǔ)紙質(zhì)檔案的整合和再加工也難以為繼，檔案的社會(huì)公眾利用率也就大大降低。

2 加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)措施

2.1 完善檔案管理制度，實(shí)施依法治檔

堅(jiān)持貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及其他檔案管理規(guī)章制度。機(jī)關(guān)檔案管理部門不僅要提高自身的檔案法律意識(shí)，強(qiáng)化檔案法制觀念，依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔，更要重視全體公民的檔案意識(shí)和法制觀念的培養(yǎng)，為檔案事業(yè)健康有序的發(fā)展提供有力保障。

2.2 打造高水平檔案管理人才隊(duì)伍

首先，機(jī)關(guān)檔案管理部門要具有危機(jī)感和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)檔案工作者要把開拓創(chuàng)新意識(shí)貫穿于整個(gè)檔案工作中，要勇于沖破原有條條框框的限制，敢于向傳統(tǒng)的理論、觀念挑戰(zhàn)。建立專業(yè)化的檔案管理人才科學(xué)培養(yǎng)機(jī)制。在檔案管理隊(duì)伍人才建設(shè)方面，首先要注重對(duì)基礎(chǔ)好、勇于進(jìn)取的館員培養(yǎng);其次，加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)。在招公和事業(yè)單位招考工作中，及時(shí)地要面向社會(huì)招聘不同層次的網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。引入競(jìng)爭(zhēng)和績(jī)效激勵(lì)機(jī)制，建立定期考核制度，讓每位館員都有憂患意識(shí)和危機(jī)感，調(diào)動(dòng)他們的積極性，從而提高館員的整體素質(zhì)。第三，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案館（室）間的交流與合作。通過(guò)交流，才能相互對(duì)照、分析和研究，然后揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，借它山之石來(lái)攻玉，才能加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

2.3 積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，合理優(yōu)化檔案紙電資源建設(shè)比重

一是引用先進(jìn)的電子設(shè)備和信息技術(shù)。改變傳統(tǒng)的檔案進(jìn)館渠道和形式，運(yùn)用先進(jìn)手段獲取檔案信息，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。在紙質(zhì)檔案收集整理的基礎(chǔ)之上，增加其他檔案載體的種類，諸如音像、圖畫、多媒體等載體，使檔案工作向深度和廣度發(fā)展。而電子設(shè)備和信息技術(shù)的采用，可以大大地提高檔案工作的效率，人們不必費(fèi)時(shí)費(fèi)力到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查閱，通過(guò)手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等就可以翻看自己需要的相關(guān)檔案;紙質(zhì)檔案易受到外界的破壞，難以抗拒自然界的影響，而電子設(shè)備的采用可以保護(hù)紙質(zhì)檔案，科學(xué)合理地延長(zhǎng)其壽命。二是不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)并拓展現(xiàn)有館藏的信息資源。機(jī)關(guān)檔案管理部門在建設(shè)并優(yōu)化數(shù)字信息館的同時(shí)，也要深化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的發(fā)掘工作，要廣開渠道，通過(guò)各種手段和形式，豐富現(xiàn)有的館藏資源，并不斷發(fā)掘現(xiàn)有館藏信息。只有做到合理并科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)優(yōu)化，才能發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。而對(duì)不同載體信息進(jìn)行重組、綜合加工就成為機(jī)關(guān)檔案館（室）發(fā)掘自身潛能的必要措施，這是當(dāng)今社會(huì)生產(chǎn)力的要求，只有做到這些，才能將各種檔案合理優(yōu)化，并加以開發(fā)利用，為實(shí)現(xiàn)檔案便捷的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的到來(lái)，給機(jī)關(guān)檔案館（室）帶來(lái)巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)檔案管理者只有解放思想、不斷探索，對(duì)檔案館目前的現(xiàn)狀和未來(lái)的前景有一個(gè)較為理性的分析，緊緊抓住這難得的歷史機(jī)遇，以積極的心態(tài)迎接挑戰(zhàn)，才有可能充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案館（室）在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的作用，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興提供強(qiáng)有力的動(dòng)力。

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