網絡環境下做好檔案信息資源利用的探討

任杰

摘 要：隨著互聯網的普及應用，當前我們步入大數據時代，這也使檔案資源成為一種重要的信息資源，并受到越來越多的重視。而且基于網絡環境下，強大的信息共享能力有效的助推了檔案信息資源價值的發揮，使檔案信息能夠更好的滿足檔案利用者的利用需求。因此在網絡環境下，做好檔案信息資源利用是當前檔案工作者面臨的主要問題。文中分析了網絡環境下檔案信息資源利用中存在的問題，并進一步對網絡環境下做好檔案信息資源利用的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：網絡環境;檔案;利用;問題;措施

網絡環境下檔案信息提供和獲取的方式都發生了較大的變化，在這種情況下開展檔案利用工作，需要結合自身的實際情況，充分的運用現代化技術來創新檔案利用方式和方法，全面提高檔案利用水平，確保檔案信息資源的價值的有效發揮。

1 網絡環境下檔案信息資源利用中存在的問題

1.1 檔案信息資源管理分散，導致利用主體單一

當前在檔案實踐管理工作中，一般企業采取的都是統一領導和分級管理的原則，一些分公司和子公司都自行對本單位形成的檔案信息資源進行保管，各單位掌握自身形成的檔案庫存數量和庫存內容，檔案信息價值也由本單位使用。在這種分散管理模式下，檔案信息資源共享也只局限于檔案形成單位，檔案實體查詢利用也只限于人工查詢，無法有效的體現出檔案利用價值，從而形成檔案信息孤島，這必然會對檔案信息資源的有效利用帶來較大的影響。

1.2 沒有建立檔案信息資源共享平臺

基于網絡環境下，大數據的應用對各行業帶來了較大的影響，同時人們對檔案信息資源的利用需求也不斷增加，在這種大背景下，迫切要求建立檔案信息資源共享平臺，以便于更好的滿足多方面和多層次的檔案利用需求。但在當前許多單位發展過程中，并沒有在建立起完善的檔案信息共享平臺，這必然會對檔案信息資源的綜合利用和有效共享帶來較大的影響。

1.3 檔案查詢利用的效率和精確度較低

在傳統檔案利用工作中，檔案工作者基于檔案利用者的需求，采用手工方式來查詢目錄，并通過提供檔案原件或是復制件。在這種情況下，對于查詢信息十分明確的情況下，檔案工作者能夠快速對查詢的檔案信息進行定位和查找。但當信息較為模糊，查詢內容不明確的情況下，則查詢過程中會消耗較長的時間，而且還會影響到檔案信息查詢的精準度，這必然會影響人們利用檔案的積極性。

2 網絡環境下做好檔案信息資源利用的措施

2.1 強化檔案信息網絡化建設意識，加大投入力度

基于網絡環境下開展檔案利用工作，需要重視檔案信息網絡化建設，即在具體操作過程中要通過不斷拓展信息渠道，進一步針對現有資源進行優化配置，增強檔案工作的技術含量，全面提升檔案工作的現代水平。因此在實際工作中，需要全面提高檔案信息網絡化建設意識，檔案工作者需要認識到檔案信息網絡化建設的重要性，并積極轉變思想觀念，基于現有條件下，加大投入力度，針對網絡檔案信息資源進行先行開展，為檔案信息資源網絡化的實現打下堅實的基礎。

2.2 做好檔案信息資源整合，為檔案信息資源利用提供便利

基于網絡環境下在開展檔案信息資源利用工作中，需要重視檔案信息資源目錄中心建設，針對單位現在分散的檔案便利店 資源進行整合，并選擇適宜的檔案管理軟件，積極建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的準確錄入。同時還要制定電子檔案的管理方式和開發利用方法，為檔案信息在單位內部共享的實現打下堅實的基礎。建立檔案信息協同管理平臺，針對于可以公布的文檔案和項目建設檔案信息在平臺上進行分布，這樣檔案利用者可以在線進行查詢和利用。另外，通過對檔案信息資源電子目錄進行匯集和公布，這樣在網絡環境下單位分散的檔案信息資源能夠有效集中，各分公司和子公司之間的檔案信息實現互通，為檔案信息資源的利用提供了更多的便利性。

2.3 搭建綜合檔案管理系統平臺，實現檔案信息資源的共享

在網絡環境下，為了加快推進檔案工作的制度化和規范化發展，實現檔案信息的高效開發利用，各單位需要加快推動檔案信息資源的數字化進程，并積極建立數字化應用平臺，開展檔案網上服務，進一步提高檔案服務效率和質量。具體要通過搭建綜合檔案重審系統，針對檔案數據進行集成和共享，為單位內部各部門提供高效的檔案利用服務。而且通過建立檔案管理系統，針對于公開的檔案信息在系統中進行發布，并針對單位檔案信息進行整合和優化，構建網絡化集成共享平臺，實現檔案信息資源的互通共享，滿足多用戶和多終端的檔案信息資源查詢利用需求。

2.4 推行檔案的全文檢索功能，實現線上線下雙重檢索

在網絡環境下，各單位都加快了自身檔案的信息化建設進程，館藏檔案也實現了數字化處理，檔案利用十過程中，檔案利用者根據利用需求通過計算機來對查詢的檔案內容進行栓塞定位，并通過原文閱覽的方式在線查詢檔案數字化成果。同時還要引入全文檢索，通過依托于數據庫，基于用戶需求獲取原文相關內容，能夠對檔案內容中的每一段落和文字進行檢索，即利用者只需要輸入關鍵字即可能夠進行快速檢索，實現了檔案信息的快速查詢，而且檢索過程中匹配的內容能夠自動生成。對于檔案利用者而言，其在利用檔案信息過程中，在共享平臺上查找無果的情況下，可以親自到檔案館室進行查詢，這樣線上線下雙重檢索查詢，有效的提高檔案信息檢索的速度和檢索的查全率及準確率，為檔案信息資源的高效利用提供了更多的便利性。

2.5 完善相關法律法規，加強網絡安全防護

基于網絡環境下在檔案信息資源利用過程中，檔案信息的安全越發受到關注。由于檔案信息安全直接關系到檔案的開發利用，因此需要加快建立健全相關法律法規，為檔案信息資源的開發利用提供重要的法律保障。在具體制定法律法規過程中，要求具體的條款要盡可能的詳盡，從而使在實踐檔案信息資源開發利用過程中能夠有法可依。另外，還要加大網絡安全防護的力度，為了保證檔案信息的安全，需要運用各種安全防護技術，如防火墻技術、病毒防治技術、加密技術、跟蹤檢測技術等，并在日常工作中及時對檔案信息進行備份，采取異地備份的措施，有效的保證檔案信息的安全性。

3 結束語

在當前網絡環境下檔案信息資源的開發利用還存在許多不足之處，這就要求檔案工作者在實踐工作中還要積極對檔案管理方式方法和開發利用手段進行不斷創新，全面提高檔案開發利用的水平，真正的發揮出檔案信息資源的重要價值，使其更好的服務于社會的發展和經濟建設。

參考文獻

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