淺談高校檔案電子化管理現狀

倫鳳梅　吳衛　劉昊瑜　路紅華　姚嵐

摘 要：隨著社會飛速發展，信息化建設工作在各大領域都有了不同程度的發展，高校檔案的信息化建設工作在高校檔案領域也成了重中之重，與傳統的紙質文件管理相比，電子文件具有更多的時代性，滿足了信息時代的信息需求。高校檔案電子化對于現代信息管理具有不容忽視的作用和意義。本文從分析檔案管理的現狀，介紹了檔案信息化建設的概念和內容，分析了檔案信息化管理的重要性，提出了存在的問題，為檔案信息化的建設做出了貢獻。

關鍵詞：高校 數字化 檔案 建設 管理現狀

高校檔案作為記錄高校發展軌跡的歷史以及在各方面活動歷程的存在，一直是高校發展、建設過程中的重點，刪除檔案的記錄功能，通過查閱檔案還可以讓后人總結前人的經驗，吸取經驗，去其糟粕，為高校未來的大發展、快發展起著不可或缺的作用。

在以往檔案的提供利用工作中，傳統的檔案管理方法已經出現了很多問題，比如出現的死檔問題，早期的檔案年代歸位不準確影響檔案的提供利用問題，閱檔過程中手上的汗漬對檔案造成傷害問題等，不管是從信息化建設發展的速度方面看，還是從現存的檔案管理方法的問題方面看，紙質檔案電子化都將是一種更好的發展方向。這不僅是因為信息化建設的大趨勢，而是紙質檔案電子化之后可以解決當下存在的大部分問題，還可以形成資源共享，讓檔案可以更方便、更快捷地為人們所用，使檔案可以最大化地被利用?？梢哉f，檔案電子化建設工作是勢在必行的，也是充滿重要意義的，因此，高校電子檔案的管理工作也將被列入重要的議事日程中。

對于電子檔案的建設來說，不僅需要從技術手段方面進行更新，同時還需要檔案管理人員的配合，對檔案的管理方法和檔案管理人員自身觀念做出改變。檔案管理人員要通過自學相對應的管理知識，提高自己的相應能力，達到能熟練操作與檔案電子化建設工作相關的各種電子設備的能力，逐漸完善電子檔案的建設和管理工作。

一、檔案電子化管理的概念及內容

紙質檔案電子化建設工作是運用信息技術的方法和手段來提高檔案管理工作現代化水平，考慮檔案的現有情況、原則及整理方式等，對原始的檔案管理方式進行革新、重建，應用信息技術的方法和手段重新將原來的紙質檔案生成電子檔案，起到加強管理，深度開發利用檔案的目的，最終實現電子檔案信息達到社會化的服務功能。

紙質檔案電子化建設工作大概分為三部分，第一部分是利用數據庫技術、掃描技術、數據壓縮技術等手段將已有的紙質檔案進行數字化加工處理;第二部分是進行相關的網站建設，利用主頁方式提供相應的服務以及進行檔案應用方面的宣傳;第三部分是基于前兩部分基本完成的情況下進行數字檔案館建設，形成一種無形的信息組織，把數字檔案館與實體檔案館進行結合，形成新的機制，使其相互依賴、互相監督。信息技術、快速準確處理復雜的人事數據和事務，優化高校檔案信息管理，有效提高工作效率。可以使高校檔案管理制度化的方向一步一步標準化、科學發展，增加電子化檔案信息安全保障，不僅可以防止文件丟失，因為某些原因的損失，也可以有效防止人為修改或欺詐案件的檔案信息。

二、檔案電子化管理的重要性

（一）保護檔案原件

在信息化的眾多優點中，最重要的要屬對檔案存放的變更，在傳統檔案管理方法中，保管檔案的要求很嚴格，但局限于技術手段和保管方法限制，無法對檔案原件進行很好的保存，檔案的每一次提供利用都是對紙質檔案原件的一次損傷。

電子文件管理不僅可以最大限度地節約資源、提高效率，而且可以實現文件的實時共享。分類檢索系統能夠對重要文件進行有限制的檢索，從根本上消除了文件的泄漏。其次，檔案電子化管理與建設中，可以使用掃描存儲、拍照錄像等方法存儲紙質檔案，再將形成的電子檔案存儲在電腦里，不僅方便使用，在使用期間也不用擔心頻繁地利用檔案再對紙質檔案原件造成的傷害，不用擔心翻閱紙質檔案時的摩擦、復印時使其字跡變淺、變淡直至模糊不清的狀況出現。同時，也可以更好地管理檔案，延長檔案的保護期限，不再擔心因外力因素導致的檔案丟失、損毀等情況的出現。

（二）整合資源管理

檔案電子化管理帶來的另一突出特點就是對紙質檔案進行更好的綜合整理。檔案記載著一個學校的發展歷史進程和各類信息，蘊含的知識非常廣泛，在現有的檔案管理模式下，對檔案管理工作中提供利用這方面既耗時費力，又存在著工作效率過低，提供利用檔案有時不準確，而且使用范圍較小，對檔案信息資源利用的局限性很大，同時也存在著管理混亂的現象，無法形成資源共享等問題。紙質檔案形成電子化管理模式后，此過程可以大大縮短，在整合管理方面有很大進步，會大幅度地提高工作效率，包括后續的查詢和使用也會相當的快捷方便。

（三）快捷查詢

在檔案管理工作中，錄入檔案信息只是其中一個部分，最重要的部分當屬檔案的查詢，查詢在過去的檔案管理工作中是困難最大的。由于檔案系統的龐大，查詢資料變成了最消耗時間的一件事，有時還會因為檔案過多而無法尋找到自己所需的資料，查詢時的流程也非常復雜，無法發揮檔案應有的便于查詢特性。電子化管理后，可以利用電子局域網建立詞條、關鍵詞搜索等快捷查詢系統，實現輕松查找、方便查詢等利于檔案使用和發展的功能。

（四）提供技術支持

檔案電子化的到來不僅僅是在存儲以及查詢時帶來方便，還可以更好地為高校服務。利用電子檔案數據進行研究和考核，也反映了高校的風貌，更好地讓檔案轉化為高校發展歷程中最重要的一部分，為高校更快、更好的發展做出應有的、更大的貢獻。

三、檔案電子化管理現存的問題及解決方案

（一）對電子化管理的觀念落后

傳統檔案管理模式貫穿了檔案管理的大部分時間，大量的檔案管理人員只習慣于傳統的檔案管理模式，對現在新的電子化管理紙質檔案感到手足無措，在歸檔過程中也沒有分清檔案電子化的管理方式和傳統的檔案管理模式的區別，不太接受電子歸檔方式，使得正在歸檔的檔案進行電子化加工工作受阻，使得電子檔案的管理工作進程反而無法獲得應有的效率，無法直接完成從傳統的檔案管理模式到電子化管理檔案方式的轉化，大大影響了建立電子化管理檔案的推進工作。對此，相關部門應根據實際情況組織與檔案管理電子化加工工作相關的實際操作方面的培訓，根據各校提供利用檔案使用頻率提出檔案電子化加工的順序，充分發揮出紙質檔案完成電子化加工后的優勢，改變檔案管理人員念舊的想法;同時，在檔案電子化加工工作中多與外校交流，激發檔案工作人員學習現代化管理檔案的熱情，盡快適應現今的改變。

（二）電子檔案管理資金不足

實現電子化管理檔案，基礎的硬件設施是必不可少的，不僅包括計算機、各種掃描儀及相應的備份、存儲介質等，在后續建設電子檔案館時，還需要更為專業的服務器、陳列柜等，建立區域網絡、數據庫，設立專業網站等;沒有完善的設備，電子檔案管理的第一步就無法邁出，然而購買設備需要較大的資金投入，同時又要與相關部門溝通購置適合檔案部門使用的掃描及存儲設備等;因為目前很多高校對于電子檔案管理方面的投入并不高，硬件設施和條件跟不上，一些陳舊的設施也無法完美地提供信息共享與相關服務等。

各高校應重視電子檔案資金管理不足的問題，調撥專項資金來著重發展電子檔案的前期建設和后期管理等事宜，增加電子檔案建設的資金投入所帶來的好處是無窮大的，且穩定后的資金投入并不會太大，屬于百利無一害的建設項目。

（三）管理人員專業水平不達標

在轉變檔案電子化管理工作的過程中，除去觀念外，還需要工作人員具備相應的電子化工作操作能力，需要掌握相關的技術手段，例如：熟練使用計算機及附屬設備將紙質檔案變成電子檔案，電子檔案數據的安全存儲、安全使用及數據的安全備份、安全保管等。很多高校依舊停留在傳統的檔案管理工作形式上，即使想做出改變，想更新技術，也沒有相應的人才可用，并且缺乏懂得局域網、網站管理等方面的計算機專業人員，這對電子檔案管理也是一個不小的阻力。而在現有人員的基礎上通過培訓來解決能夠搭建局域網、數據庫等平臺建設和維護工作的計算機管理人員不是切實可行的辦法，這樣就需要高校在設置檔案管理人員崗位時側重懂計算機且在網站、局域網和數據庫建設方面的人員，因為檔案方面的業務知識和操作技能較網站、局域網及數據庫建設與維護工作更容易學習和掌握，能夠最大限度地完成高校電子檔案館初級階段的局域網建設、數據庫管理與維護等工作。

（四）對硬件依賴性較高

檔案電子化后在管理過程中，如何確保電子檔案數據的安全是非常重要的，檔案的數字化給我們帶來便捷的同時也蘊藏著危險，用設備存儲電子檔案后，電子檔案就無法離開設備，只能依賴計算機讀取。檔案對于高校來說是至關重要的，如何確保電子檔案的安全性，同樣是很重要的事情，如果電子檔案被黑客竊取，將會造成重大損失。加強軟件的性能，配備安全度高的安全軟件，采取一些數據加密技術，做好數據備份以及追蹤功能等，確保電子檔案的安全性。

四、結語

檔案可以記載過去的歷史和前人的經歷，在高校發展中起著相當重要的作用，利用信息技術進行創新，是必經之路，但不能一蹴而就，是一個長期的過程和工作需要，需要廣大檔案管理人員、計算機技術人員，還有各部門的支持和配合，耐心解決路上遇到的問題，跟隨發展的步伐，始終保持學習和創新的精神，要更新，要改進，努力使電子檔案管理工作更加完善，更加規范。

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