辦公室文書檔案收集與管理創新路徑探究

周靄

摘 要：本文即針對辦公室文書檔案收集與管理展開討論，分析當前文書檔案收集與管理面臨的問題，并根據這些問題對其創新路徑進行探究。

關鍵詞：辦公室文書檔案；收集與管理；創新路徑

辦公室文書檔案對于任何一個企業、單位而言都是極為特殊且重要的，文書檔案的收集與管理工作具有絕對的地位，只是在時代的不斷發展下傳統的文書檔案收集與管理逐漸出現弊端，面臨著一系列的問題。所以當下正需要對文書檔案收集與管理進行全面的改革，深入創新收集與管理的方式方法解決問題。

1 現存的問題

1.1 缺乏規范化管理

缺乏規范化、系統化的管理是辦公室文書檔案收集與管理現存的重要問題，在不夠規范的管理下，呈現出的工作水平自然是不如人意的，目前僅有少部分單位確立相應的規范、制度，但管理規范存在陳舊寬泛、可操作性差的問題，這種管理的不規范體現在多個方面，包括檔案的管理、檔案材料的制作與選用以及檔案收集力度等方面都因缺乏規范的管理而出現問題。由于沒有足夠的檔案保存空間，很多檔案資料都是散落的，有些資料沒有進行分類歸檔或難以進行分類歸檔，就堆放在四處，檔案管理尚未落實到細節；檔案材料的使用也較為混亂，沒有明確嚴格的規范制度，16開和A4紙混用，甚至一些檔案袋上都沒有編號、類別等基本信息；最后關于文書檔案的收集力度，還很大程度的存在收集力度欠缺的問題，在松散的管理下，導致很多文書檔案沒有得到及時進行收集，長期積壓后更不利于管理。

1.2 人員素質低

相關的工作人員素質不高也是不爭的事實，很多工作人員自身缺乏專業的管理知識、管理能力低，致使文書檔案管理的效果差，還有一些管理人員在管理上僅關注“紅頭文件”的歸檔管理，而忽視其他文書檔案，這也將導致管理的效果不理想。另外，文書檔案收集與管理人員工作責任感不強，沒有從根本上重視文書檔案，在進行整理、歸檔時缺乏對內容的審核與檢查。

1.3 技術手段落后

事實上目前多數單位檔案管理的手段方式都沒有跟上時代的發展，現在信息技術在各個領域廣泛應用，可以發現信息化、電子化是很多行業、領域的發展趨勢，而文書檔案的收集與管理還沒有做到與這信息技術的良好接洽。雖然當前辦公室文書檔案也出現了電子檔案的形式，但更多的仍是傳統的紙質檔案。紙質檔案普遍存在保存成本高且不易管理的問題，發展時間稍久的單位所收集保存下來的文書檔案更加難以進行統一管理，日后要進行查找翻閱更要花費精力，管理技術手段的落后給工作的高效開展帶來了不小的阻礙。

2 創新路徑探究

2.1 健全工作制度

辦公室文書檔案收集與管理工作急需制定出更加健全的工作制度，此前的工作制度不夠規范、完善，已不能完全適用于現在的文書檔案收集與管理工作。具體來說，在工作制度的健全上有以下幾點建議：第一，成立一個研究工作小組，小組成員包括有優秀員工代表、領導等，該工作小組主要負責對收集與管理規范進行編制[1]；第二，一年一次定期對執行的工作制度進行評估，及時據實際情況對規范制度進行更新，保證工作制度的時效性；第三，可設立出獨立的檔案室，專門存放一些散落的文件資料，這些資料因為難以進行分類或是太陳舊而散落，所以很有必要成立單獨的檔案室集中處理這些資料，避免部分文書檔案出現亂放、錯放的現象；第四，還有注意規范好檔案材料，檔案材料的制定要經過有關人員把關，使用時要注意不同類型的文書檔案間不可混用一樣的檔案材料。

2.2 提高人員素質

辦公室文書檔案收集與管理有關工作人員素質的提升也是當前需要加大重視的部分，要全面強化收集與管理從事人員的素質。一方面，定期舉行培訓學習活動，組織工作人員進行培訓，包括一些專業化知識的傳授、管理能力的培養。另外，為了能夠更好的讓文書檔案收集與管理工作適應新時代發展，還有必要進行信息技術運用能力的培訓，以保證文書檔案收集與管理工作人員是與時俱進、綜合素質良好的，同時培訓活動也能調動起員工的責任感以及對工作的使命感，能夠以更專業的態度面對工作[2]。另一方面，由于很多單位的辦公室文書檔案管理部門都有聘任一些兼職的管理工作人員，這部分員工雖然并非專職人員，但也同樣影響著相關工作的進行，因此也要進行一些必要的培訓，或通過邀請專家、優秀員工進行講座等方式來提高這些兼職管理人員的素質，實現辦公室文書檔案專職、兼職員工素質的共同提升，促進工作的順利開展。

2.3 文書檔案電子化

一直以來文書檔案相關管理工作所采取的傳統紙質歸檔管理方式在信息爆炸的時代下顯露出了很多的缺點，所以要保障文書檔案管理的效率、提升管理能力，就應該在收集與管理過程中積極采用信息化的管理技術手段，簡明的說就是推進文書檔案電子化。文書檔案電子化是文書檔案收集與管理上的重要創新，不止是收集與管理的工具、手段上的創新，更是方法上的創新[3]。文書檔案電子化首先要對之前的紙質檔案進行一次新歸檔，實現這些文書檔案的電子化，之后即全面實行收集和管理的數據化、電子化，收集工作將大大減輕，只需要有關人員將檔案納入數據庫，管理上也更加便捷，電子化的成本較低能有效減少了文書檔案收集與管理工作所需的人力、物力。

2.4 建立淘汰制度

淘汰制度其實在辦公室文書檔案的手機管理工作中十分有必要，因為文書檔案常年累積、繁多沉冗，是導致出現問題的一大原因，所以及時對文書檔案進行淘汰有重要的實際意義。有關單位、組織應建立起一套文書檔案淘汰制度，主要針對于規范哪些文書檔案可以被淘汰、做丟棄處理，關鍵在于文書檔案淘汰的時點，部分文書檔案僅效用于某個項目，當該項目流產或是順利結束后，這些文書檔案就可以淘汰丟棄，尤其是經電子化錄入后更可以將其淘汰，而對于哪些具備長期效用與參考功能的文書檔案則繼續保存，淘汰制度就是為了幫助減輕文書檔案保存的負擔。

2.5 加強宣傳工作

文書方案收集管理工作的進一步加強還需要良好的宣傳工作的支持，宣傳工作的有效落實是后期收集與管理工作的基石，前期宣傳工作做得好往往能給后期的收集管理工作帶來更多的便利與優勢，所以有關部門還要加強文書檔案宣傳工作[4]。其一，面向文書檔案管理人員，有關部門可以通過簡報、組織編研以及多媒體等形式來進行宣傳，增進管理工作人員自身的管理意識以及工作熱情，進一步規范文書檔案管理方法，普及信息化、科技化的管理技術手段；其二，面向全體工作人員，文書檔案的收集與管理需要各部門的配合、協助，只有文書檔案的重要性真正得到全體員工的承認與重視，收集與管理工作才能實現高效化落實，可以開展講座來讓更多的員工了解文書檔案的作用以及收集與管理工作的意義。

3 結束語

總而言之，辦公室文書檔案的收集與管理工作對企業、單位的發展具有長遠的意義，不可懈怠，創新文書檔案的收集與管理、修正現存的問題勢在必行，相信通過進一步健全工作制度、提升人員素質、電子化文書檔案、淘汰制度的建立以及宣傳工作的加強一定能幫助提高文書檔案收集與管理水平。

參考文獻

[1]劉萍.文書檔案管理的特點與創新策略的相關研究[J].科技風，2018（12）：263.

[2]張紅文.新時期檔案管理工作淺談[J].長江師范學院學報，2016（04）：131-134.

[3]毛娟.事業單位檔案管理的創新路徑研究[J].辦公室業務，2016（11）：102.

[4]王贊.淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作[J].辦公室業務，2016（08）：108-120.