淺談醫院辦公室工作在醫院管理中的作用

石科

【摘要】醫院辦公室和其他部門不同，它是開展醫院日常事務、協調其他不同部門關系的重要樞紐，也是醫院管理的重要主體。可以說，醫院辦公室工作能否高效、順利開展會直接影響到整個醫院的工作效率以及服務水平。基于此，本文主要就醫院辦公室工作在醫院管理中的作用進行了分析與探討。

【關鍵詞】醫院辦公室;醫院管理;作用

隨著新醫改的不斷深入推進，醫院辦公室工作的職能不斷擴大，現如今，當好醫院領導的助手與參謀已是其重要職能之一，同時醫院長短期發展目標的統籌規劃以及醫院發展戰略的制定也逐步列入醫院辦公室工作內容中。因而醫院辦公室工作在醫院管理與發展中發揮的作用也越來越重要。下面就醫院辦公室工作在醫院管理中的作用以及辦公室工作的創新措施進行探討。

一、醫院辦公室工作在醫院管理中的作用

（一）窗口作用。醫院辦公室是對內外聯系的重要窗口，醫院辦公室在聯系內外及上下、群眾來訪等均由醫院辦公室負責。接待來訪人員的服務質量以及處理對外各項事務能力會對醫院的形象產生直接影響，所以，醫院辦公室工作必須時刻維護好自身良好的形象，做好服務工作，發揮自身的“窗口”作用，提升醫院形象及服務水平。

（二）參謀作用。隨著時代的不斷發展，醫院辦公室工作不僅是簡單地執行上級領導的各項指示，更需要醫院辦公室發揮參謀作用，在某項任務開始之前，辦公室主動收集并整理相關資料，事先提出幾個較為合理且可行的實施方案，再由管理人員對其進行仔細、認真的斟酌，選出最為合適的方案。同時還需深入基層充分了解職員的實際需求與意見，通過每月展開一次交流談論會議，各抒己見，以便促進上級領導和基層員工之間構建融洽的和諧關系，或者就某項工作提出不盡如人意的地方，辦公室人員就此整理、總結、歸納這些意見，及時上報給領導審批，以便及時發現問題，及時解決。

（三）綜合協調溝通作用。協調溝通工作是醫院辦公室日常工作中的一項重要工作，是聯系左右、溝通上下的紐帶，因此，醫院辦公室必須做好內部的溝通協調工作，形成合力，促進醫院各項工作順利、高效開展。第一，做好與領導的溝通協調工作。辦公室工作人員應全力配合領導做好政策調研、信息收集、整理與分析、信訪接待、文件會議等工作，而這些工作的開展都離不開溝通協調。因此，在實際工作中，醫院辦公室工作應做到服從不盲從，為領導決策與管理做好各項工作落實。第二，和各職能部門的溝通協調工作。每一個醫院均是由多個部門共同構成，辦公室各項工作均需要各職能部門的配合以及支持，才能保證工作順利開展。第三，和臨床各科室的溝通協調工作。醫院辦公室在臨床各科室遇到困難時應主動積極地幫助其解決問題，并為他們提供有效的保障服務，以提升醫護人員為患者服務的效率以及服務水平。第四，和患者、家屬的溝通協調工作。在醫院日常工作中，一旦患者及其家屬對醫院服務、治療等不滿意或者滿意，并提出表揚時，當辦公室工作人員都需要熱情禮貌地接待他們，認真傾聽，對于投訴應做好溝通與解釋工作，盡可能讓患者及其家屬滿意。而對于難以解決的一些問題，辦公室工作人員需在對其進行充分調查之后，及時處理并將處理結果告知患者及其家屬，獲得他們的理解。第五，做好和社會各界間的溝通協調工作。由于醫院和社會各界的來往比較密切，在診療服務過程中，離不開社會各界的支持、理解與合作，因而辦公室須做好協調工作，并加強感情聯絡，為醫院工作的順利開展以及發展創造良好的條件。

（四）信息提供作用。隨著社會的快速發展，醫院工作節奏不斷加快，對辦公室工作也提出了更高要求，一旦信息處理不及時，或者處理不到位，很可能會對醫院正常運轉造成影響。所以，辦公室人員應明確職能與職責，不斷創新，做好信息傳遞工作，以促使信息充分發揮出其作用，促進領導和廣大職工之間、各科室之間實現良好溝通。

二、醫院辦公室工作在醫院管理中的創新對策

（一）加強管理制度建設。在醫院辦公室工作中，應構建合理且科學的管理制度，建立規范化、系統化以及完善化的管理制度，將辦公室工作中各項事務實行電子化，并進一步細化辦公的具體流程，明確各個崗位及人員的職責，避免出現職責交叉情況。同時，設立互相監督機制，保證辦公室各項工作的公正性以及公開性，提升管理工作的效率與質量。通過構建管理制度，使辦公室工作有章可循，有據可依，進一步強化辦公室的綜合管理能力，提升工作效率。

（二）人員管理科學化、人性化。在醫院人員管理工作中，應做好以下幾點：一是人性化管理，在醫院日常管理工作充分尊重每一位醫護人員的意見與建議，鼓勵每位醫護人員提出醫院管理工作中存在的問題與解決措施，為醫院營造和諧的工作環境，保證辦公室管理工作能順利、有效開展。二是運用情感管理方式進行日常管理，要求每一位醫護人員在專業技能、專業知識及職業道德等方面均有所提升，通過情感管理讓每位醫院人員及管理者均能做好本職工作，并提升對醫院的忠誠度。三是關注醫院辦公室成員的發展。可為辦公室人員制定明確且可行的工作目標發展計劃，并加強員工培訓與學習，以提高他們的業務水平，實現自己的目標。四是加強人才的引進與培養，建立一支高素質、高技能的辦公室人才隊伍。由于醫院辦公室工作多而雜，且大多數工作和專業醫療工作有關，而信息更新又快，使得人才引進工作的難度越來越大，辦公室應引起重視。

（三）提升辦公室工作的執行力。辦公室工作的執行力往往不高，造成這一問題的主要原因是辦公室部分人員的服務理念、敬業精神與學習意識等缺乏。因此，必須提升辦公室工作的執行力。首先，提升辦公室職員的業務素質與思想素質等。辦公室人員在實際工作中，需嚴格要求自己，并養成良好的自學習慣，在平時就注重政治理論知識、相關法律法規等方面的學習，提升自身的政治素質與思想素質。不定期組織人員就業務技能、上級文件精神、工作中的難點等進行交流與學習，并向老同志、經驗豐富的前輩請教，從中汲取好的工作方法及經驗，切實提升自身的能力。或者安排人員參加省內外的培訓。其次，做好考核工作。醫院辦公室采取以考核促執行的方式，提升工作的執行力。根據醫院的績效管理方法和勞務分配等構建合理科學的考核機制，改變以往考核過于形式化，且獎懲落實不到位等情況，嚴格按照考核制度及獎懲機制給予相應的獎勵或者懲罰，并保證公平公正。借助嚴把考核關，促使全部人員自動自覺遵守規章制度，有助于提升他們的執行力。最后，嚴把落實關。醫院辦公室工作大多是領導交給醫院辦公室直接下達的，再由醫院辦公室主任根據實際情況，明確責任人和其職責，并全程跟蹤，直到下達的任務在規定時間內完成，并及時將結果反饋給領導。將落實情況和考核掛鉤，避免落實工作過程中出現互相推諉情況。

三、結語

綜上所述，隨著我國醫療技術、醫療水平的不斷提高，醫院辦公室工作所發揮的作用越來越重要。所以，醫院要高度重視醫院辦公室工作，將醫院辦公室在管理中的窗口作用、參謀作用、綜合協調溝通作用、信息提供作用等真正發揮出來，促進醫院實現長遠健康發展。

【參考文獻】

[1]駱熠，歐陽邦輝.新醫改背景下的醫院辦公室管理創新[J].辦公室業務，2018（06）：19.

[2]賈文明.醫院辦公室工作在管理中的作用探討[J].辦公室業務，2017（23）：141.

[3]蔣文娟.醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究[J].中國衛生產業，2015，12（11）：101-102.

[4]蘇慧.醫院辦公室工作在管理中的作用探討[J].東方企業文化，2015（04）：166.