淺談大型會議的籌備組織

張松林

【摘要】全國地質調查工作會議是中國地質調查局唯一的二類會議，參會人員規格高、范圍廣、影響大，會議材料多、信息高度整合，領導重視、行業關注，是中國地質調查局辦公室每年一次的重頭戲。筆者通過籌備組織全國地質調查工作會議的實踐案例，按照會議籌辦的時間順序將會議分為會議分析、會議籌備、會議組織到會議總結五個階段，并逐一介紹每個階段的主要做法和注意事項等，為有關單位籌辦大型會議或重大活動提供借鑒和參考。

【關鍵詞】行政管理;會議;籌備

辦公室負責上傳下達、內外聯絡、吃喝拉撒，什么都管，但歸納起來，其工作主要就是辦文、辦會、辦事。辦文就是公文寫作和公文處理;辦會主要是組織會議，也包括召開會議;辦事可能是事關全局不能出半點差錯的大事，也可能是雞毛蒜皮沒人愿意做的小事。下面，作為一名全程參與籌備組織2018年全國地質調查工作會議的辦公室工作人員，談一些相關心得體會。

一、會議分析

（一）堅持問題導向，準確會議定位。圍繞當前國內外新形勢、新要求、新需求，聚焦部、局黨組重大決策部署，做好頂層設計。先自己回答“會議為什么要開？解決什么問題？達到什么效果？領導有什么要求？”然后再設計會議怎么開。例如全國地質調查工作會議定位是全國性會議，不是中國地質調查局內部工作會議，不能定位不準和站位不高，必須站在全國的角度認識和思考問題，必須能夠指明地質調查事業的發展方向，必須明確需求導向、目標導向和成果導向。

（二）全面掌握信息，保障材料撰寫。上一年工作有哪些亮點？當年工作有哪些重點？要向參會代表傳遞哪些具體信息？需要我們對單位整體工作有全面的掌握，不完全掌握的，還需要相關部門配合提供資料，如部局相關文件、領導講話、各領域業務進展、各部門工作總結……還要對這些資料進行梳理、歸納和提煉，為下一步的工作報告、領導講話、會議文件等會議材料的起草奠定基礎。

（三）考慮代表訴求，合理設計安排。大型會議要根據參會代表的不同來合理安排會議內容和議程，既要從會議形式上合規有范，不落俗套，又要從會議內容上讓參會代表感受到方向清晰、目標明確、措施具體，并能把會議精神和要求繼續往下傳遞、往下夯實，同時將參會代表的意見和建議、基層的心聲有效反饋到領導層……這些，都需要我們思考并拿出一個有效的會議工作方案。例如我們把全國地質調查工作會議作為全國地質調查領域相互展示的舞臺、相互交流的平臺，充分考慮參會人員的訴求，妥善處理各種關系。在工作報告和領導講話中，既講地調局取得的成績，也講地方基層單位、局直屬單位取得的成績，在交流發言中，既安排局直屬交流，也安排省地調院和省監測總站交流，力爭讓參會人員坐得住、聽得懂、記得住。

二、會議籌備

（一）擬定會議內容和議程。根據會期長短和領導具體要求，科學設計領導講話、工作報告、表揚表彰、交流討論、現場觀摩或調研等會議內容，合理安排會議議程，形成會議日程安排表、流程圖等粗線條的會議安排。全國地質調查工作會議和各單位的工作會議每年都開，都是總結上一年工作，部署當年的工作，會議模式也有傳承下來的套路，如果想簡單應付了事，也不算太難;但要開一次高質量的會議，把會辦成精品和樣品，避免出現“審美疲勞”，就不能簡單重復，對于會議的籌備和組織提出了很高的要求，需要在內容上、形式上都要有適當的創新，精心安排會議內容和議程，增強吸引力和示范性。

（二）制定會議工作方案?？茖W合理周詳的工作方案，是做好會務工作的前提和基礎。根據會議內容和議程，在會議日程安排表、流程圖的基礎上，進一步細化分解任務、明確職責分工，制定會議工作方案，一般包括材料起草、會務工作和宣傳報道等內容，以及從事相應工作的參加人員、責任人等，使各部門明確會議每個環節、每個時間節點的職責和分工，避免出現推諉扯皮的現象。1.材料起草工作。工作報告、領導講話、會議文件等會議材料是辦會的核心，會議材料既要有高度、有亮點，又要突出重點，還要讓參會代表能在有限的時間里有效地入腦入心。因此，會議材料的起草尤為關鍵，是辦會的重中之重，一般由熟悉了解本單位相關工作且文字功底較強的人員來起草，單位領導負責把關。其中工作報告、會議文件一般經單位辦公會議或專題會議審查通過后再印發。2.會務工作。會議籌備、召開以及會議保障等一切相關的事務性工作都屬于會務的范疇，大型會議的會務工作任務重、要求高、難度大，頭緒多、比較繁雜瑣碎。一方面要會務人員各司其職，各盡其責，注重協調聯動，銜接配合。2018年全國地質調查工作會議共有14大項69項具體會務工作，會務組、材料組、宣傳組做到分工不分家，有問題及時提醒，有漏洞趕緊彌補，確保會議有條不紊、高效順暢召開。另一方面要注重細節，細節決定成敗，要對會議材料、嘉賓接待、會場布置等環節反復琢磨，確保每個環節、每處細節既不出問題，還經得起推敲。

3.宣傳報道工作。當今是信息時代，媒體數量多、信息傳播快、知曉范圍廣，宣傳報道工作做得好，有助于提升地質調查工作的影響力和顯示度，有利于提升廣大職工自信心和士氣;如果做得不好，也容易產生負面影響，所以要重視新聞宣傳報道，注重策劃，加強審核。

（三）完善會議工作方案。事態總是不斷發展變化的，我們要加強溝通協調，即時更新完善會議工作方案。一是要加強對上的溝通請示工作。大型會議規格高，可能邀請上級領導、重要嘉賓、專家出席會議，必須要加強與本單位領導、上級機關領導的溝通請示工作。二要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，除了要抽調相關人員直接參與外，還要相關單位或部門提供技術支撐、服務保障支持，這些都需要我們與相關部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。三是要倒排工序。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務進行合理安排，進一步細化方案的工作分工、時間節點，夯實崗位職責，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位，確保按時完成，實現無縫對接。

三、會議組織

大型會議規模大，參會人員多，不確定因素多，對于籌辦這樣一場大會，其實也是一件不大不小的“工程”，我們要有舉重若輕的自信心、勇于擔當的責任心，認真細心地組織會議，讓會議按議程有條不紊地召開，讓領導滿意、讓會議代表滿意。

（一）要有底線意識。按照《中共地質調查局黨組深入貫徹落實中央八項規定精神實施辦法》的要求，勤儉節約辦會，不能觸碰紅線。嚴禁提高會議活動用餐、住宿標準，嚴禁提供高檔菜肴，不安排宴請，不上煙酒。嚴禁組織高消費娛樂、健身活動，嚴禁會議安排各類旅游活動，嚴禁以任何名義發放紀念品。會議活動現場不擺放花草，不懸掛會標，不制作背景板。

（二）要倒計時準備。隨著會期臨近，一是應根據大會日程一項項地對會務細節進行仔細推敲，對有些容易生亂的環節要進行演練，必要的要準備替代的應急預案。二是按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即所有材料必須提前一天到位，每一項活動提前一天再核實到位，主會場提前一天布置完畢;會務人員提前兩個小時到達會場;一切準備工作提前一個小時就緒。三是臨近會議前的重點環節演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節，如果大會的重點環節出現瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現無法挽回的不良影響。對待重點環節，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜，確保萬無一失。

（三）要注重細節。會議期間的會務主要涉及會議報到、食宿安排、車輛安排、座次安排、材料分發、會議記錄、錄音攝像、醫療服務等諸多環節。有些不太起眼的細節，可能不會對會議起決定性作用，但是把握不好也會影響會議的局部效果，從而影響整個大會的效果，因此，會議期間會務人員要緊繃著一根弦，緊盯住各種細節，特別是重點場合、重點環節的各種細節。比如常見的、也容易出問題的麥克風、頒獎音樂、影像視頻播放等細節，這些都要反復檢查，并安排專人現場盯著。

四、會議總結

會議結束后，要及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已結束的會務工作流程等進行逐一驗證，看看在實際操作中還有哪些缺陷，然后作進一步的修改和完善，為以后的會務工作提供借鑒和參考。此外，還要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。2018年全國地質調查工作會議結束后，第二天便召開所有會務人員參加總結會議，每個人都談收獲、不足以及體會等，分管局領導最后作點評，哪些地方做得不錯，哪些地方還有瑕疵，以后要注意改進。局辦公室撰寫了《關于2018年全國地質調查工作會議的總結報告》，并按鐘自然局長的批示要求，在《中國地質調查情況通報》（2018年第1期）印發，分送局各單位、省級地調院和地質環境監測總站。

【參考文獻】

[1]陳志鋒.做好大型會務工作的五個要點[J}.秘書工作，2015（3）.