機關檔案規范管理中存在的問題分析

摘要：本文將對機關檔案規范管理問題進行分析，并提出做好這一工作的具體措施，希望可以為相關工作者的研究提供一些幫助。

關鍵詞：機關單位；檔案；規范管理

前言：

進入新時代后，隨著社會的快速發展，傳統機關檔案管理方式已經無法滿足當前工作需求。因此，必須了解機關檔案規范管理中存在的問題，并通過相關措施的實施，提高管理質量與水平，充分發揮檔案信息作用，從而為我國機關檔案管理工作健康發展提供有力保障。

一、機關檔案規范管理問題

（一）管理工作不規范

作為國家重要組成部分之一，機關單位工作與國家發展有著緊密聯系，其中檔案管理更是重中之重[1]。只有做好分類與登記工作，才能為后續翻閱、查找等提供便利。但當前大部分機關檔案管理人員工作缺乏熱情，隨意堆放檔案，這也就使得重要文件極易出現丟失現象。

（二）安全隱患較多

目前，在不斷發展過程中，很多機關單位都具備獨立辦公場所，有利于辦公效率的提升，但這也給機關檔案規范管理帶來了一定挑戰。原本機關檔案管理工作是由專業人員負責，并且具有專門檔案室，但當前集中辦公模式的運用，取消了檔案管理室，把辦公室、資料室以及檔案室集中在一起，埋下了嚴重的安全隱患，無法保證機關檔案的機密性與安全性。

（三）管理人員素質不高

在實際機關檔案管理工作中，很多管理人員缺乏對自身工作的正確認識，這使得其并不重視檔案管理工作，日常管理行為與態度也不端正，在很大程度上給檔案管理工作帶來了不良影響。

二、做好機關檔案規范管理的措施

（一）規范管理流程

機關檔案管理具有較強的政策性，如果能夠采取有效管理措施，那么就會促進檔案使用時間大幅度提升。因此，一方面，機關檔案管理部門應該在綜合考慮自身實際情況的基礎上，對檔案管理方案進行合理制定，及時發現并解決實際管理中的問題。同時，檔案管理部門還應該成立專門的管理小組，嚴格依照相關規定。對機關檔案進行歸類與存放，而對于重要文件，則應該派遣專人做好加密管理。只有這樣，才能有效排除安全隱患，為機關檔案質量與安全提供有力保障。另一方面，要想促進檔案管理工作順利有序進行，機關單位還要規范檔案管理流程，加大監督力度，并通過相關制度的制定有效約束人員行為。例如，在完成檔案分類工作后，應該由專人檢查，及時找出不規范現象，并通過和工作人員的交流，有效解決問題，從而提高機關檔案歸檔分類的準確性與合理性。又如，在描述檔案條目時，工作人員應該加強和專業人員的交流，避免因概念模糊而給檔案規范管理帶來不良影響。

（二）抓好工作關鍵環節

一方面，做好整理工作。在實際檔案管理中，案卷整理需要花費大量精力與時間，若無法對其進行細致、專業整理，那么就會使檔案缺乏規范性。因此，必須嚴格依照標準管理要求，用鋼筆或者是毛筆填好各種相關信息與整理日期，并保證書寫的正確性與工整性。目前，由于計算機技術得到了普及，大部分機關單位都實現了電子檔案錄入，所以，在完成整理工作后，應該以類別為依據，做好錄入工作，為后續檢索提供便利，從而在最大程度上利用檔案信息。另一方面，提供優質服務。機關單位還應該建立健全管理審核制度，并制定詳細借閱或查詢表，在具體借閱之前，人員應該填寫好申請表。通常情況下，申請表應該包含姓名、借閱時間、保管期限以及保密等級等內容，而管理人員則以最終審核結果為依據，提供相應的借閱服務。同時，借閱人員還應該及時歸還并辦理相應手續。另外，管理人員還需要做好跟蹤服務，通過電話回訪、問卷調查等方式，完善反饋機制，提高管理質量與水平，以此來將更加優質服務提供給人們。

（三）提高管理人員綜合素質

作為主要的實施者，管理人員綜合素質會直接影響機關檔案規范管理的質量。因此，為了順利實施檔案管理工作，機關單位必須努力提高管理人員的綜合素質。首先，機關單位要定期對管理人員進行培訓，讓其掌握先進管理理念與方法，提高管理人員的專業能力。同時，檔案管理人員還應該自覺對信息化建設與計算機操作等知識進行學習，從而更好地管理機關檔案。機關單位還要通過一定的職業道德教育，促進管理人員責任意識和職業素養的提升，增強其綜合素質，從而有效提高檔案規范管理水平。另外，機關單位還應該建立健全責任制度，將責任落實到每個管理人員身上，并對其管理行為進行規范，以此來獲得理想管理效果。

其次，機關單位要積極舉辦演講、交流會以及座談會等活動，為管理人員提供交流平臺，并讓其通過交流，學習、借鑒他人成功經驗，有效解決實際工作中遇到的問題，從而促進機關檔案規范管理的質量與水平。

最后，機關單位要建立考核機制與獎懲措施，將管理人員切身利益與其實際工作水平掛鉤。對于表現優異的管理人員，應該通過物質獎勵或表揚的方式，充分調動其工作熱情與積極性；而對于表現較差的管理人員，則應該通過適當懲罰措施，讓其正確認識自身工作，改正自身不良行為與態度，以此來為機關檔案規范管理順利進行提供有力保障[2]。

結論：

綜上所述，做好機關檔案規范管理已經成為了一項重要工作。因此，必須正確認識機關檔案，并通過規范管理流程、抓好工作關鍵環節以及提高管理人員綜合素質等措施，提高管理的質量與水平，從而促進檔案管理工作進一步發展。

參考文獻：

[1]梁淑珍.機關檔案的創新管理模式探索與實踐[J].蘭臺內外，2018（06）：13-14.

[2]王燕.機關檔案管理的現代化與信息化管理[J].中國管理信息化，2017，20（22）：183-184.

作者簡介：陳伯香（1975.12），女，籍貫：江蘇泰州，民族：漢族，最高學歷：本科，目前職稱：館員，研究方向：檔案管理和利用。