高校戶籍檔案管理的現狀與未來

馮康

【摘 要】 本文在分析高校戶籍管理現狀與存在問題的基礎上，探討了未來戶籍管理模式的改革問題，主要是增強戶籍管理理念，建立戶籍業務辦理預約制度，建立電子戶籍信息檔案等。

【關鍵詞】 高校；戶籍管理；現狀；問題；未來改革

高校戶籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它管理的對象主要是高校教職工和學生的戶籍檔案，負責辦理落戶、遷戶、辦理身份證件等業務。長期以來，高校作為具有獨立集體戶口的事業單位，獨立行使高校內部人員戶籍管理職能，為公安機關大大減輕了戶籍管理負擔，發揮著不可替代的作用。

一、高校戶籍檔案管理的現狀

高校戶籍檔案管理職能通常由保衛處來承擔。保衛處又稱公安處，我國大型企事業單位都設有這個部門，這個部門承擔的職能與公安機關有些類似，前者被稱為內保部門，后者被稱為外保部門，甚至在相當長的時期里，保衛處還具有自己單位內部的執法權。保衛處下設戶籍科或者戶籍室，專門管理本單位內部人員的戶籍問題。戶籍室的主要業務主要有以下幾個方面：

第一，辦理學生和教職工的戶口遷入。高校每年都有新生和新入職的教職工，這些人當中有部分人員有意愿將戶口遷入學校，戶籍室在查看這部分人員遞交的落戶材料后，開具落戶介紹信，由申請落戶人員攜帶落戶材料和介紹信前往轄區派出所辦理具體落戶事宜。

第二，辦理學生和教職工的戶口遷出。每年的畢業季都會有學生因工作或者其他原因需要將戶口遷出，戶籍室需要將這部分人的戶籍卡交派出所換取戶口遷移證，在畢業生辦理畢業手續時將戶口遷移證發給他們。有一部分教職工也會因為工作調動、買房落戶等需要將戶口遷出學校，戶籍室將集體戶口卡交給他們，后者自行前往派出所辦理具體遷戶事宜。

第三，辦理身份證。學生和教職工戶口遷入到學校后，其身份證信息中的地址應當相應地改為其所在學校的地址。戶籍室開具辦理身份證便箋，申請人攜帶便箋和舊身份證前往派出所辦理。

第四，管理戶籍檔案。高校戶籍室日常管理學生和教職工的戶籍檔案，這種統一管理的方式有利于減輕教職工和學生的負擔，高校集體戶籍是一張戶籍卡，與居民戶口本不同，雖然攜帶方便，但是很容易丟失。按照公安部門的有關規定，高校戶籍室有義務保管戶籍檔案。這樣雖然沒有自己攜帶戶籍檔案方便，但是戶籍檔案不容易丟失，有利于強化戶籍室行使管理職能。

第五，宣傳戶籍政策。戶籍政策在計劃經濟時代把控嚴格，變化性很小。但是隨著市場經濟的不斷發展，戶籍政策越來越寬松，變動頻率也越來越快，尤其是大城市的戶籍政策更是如此。每當戶籍新政出來，戶籍室就必須及時把握、及時宣傳，讓學生和教職工了解最新戶籍政策，以便更好地開展落戶工作。當城市需要擴充人口、吸引年輕人落戶安家，促進消費、發展經濟時，戶籍政策就會放開，以便吸引人才落戶。2018年以來國內許多二線城市的“強人大戰”就是鮮明的例子，許多城市為了吸引人才，紛紛降低了落戶門檻，有些城市甚至出臺了“在線辦理落戶”等服務，吸引人才力度之大可見一斑。對于人口已經趨于飽和、控制人口增長數量的城市，戶籍政策往往嚴格，落戶到這些城市非常困難。在我國以北上廣等一線城市為代表，這些城市經濟發展水平高、人口密集、城市規模巨大，已經達到了人口承載的上限，因此不再具有吸引更多人落戶的需求，落戶門檻非常高。

以上幾項業務是高校戶籍室的基本業務。不同高校會在其他業務方面有細微差別，例如有些高校戶籍室還承擔辦理校園流動人口居住證的職能，但以上幾項是最基本的業務。

二、高校戶籍管理方式存在的問題

高校戶籍管理方式以傳統的紙質化和人工化管理方式為主。戶籍檔案存放在專門的檔案柜中，戶籍管理人員一般按照學生的入校年限進行分類，按照學生學號順序進行排列，這樣有利于條理化管理，防止出現管理混亂。但是紙質化管理的弊端還是很明顯的，比如對于學生借用戶籍卡的情況，學生填寫借條，用借條換取戶籍卡。但這樣做有一個漏洞，由于借條不具有強制性，許多學生借用后不再歸還，造成戶籍卡脫離戶籍室管理的問題。

這種問題在畢業時候會體現出來，學生戶口需要遷往外地的，需要用戶籍卡換取遷移證，但是借戶口卡未還的學生沒有及時換取遷移證就會因此影響派遣，造成不必要的麻煩。紙質化管理的弊端還體現教職工落戶上，戶籍室給教職工或學生開出落戶介紹信后，后者在派出所拿到戶籍卡后沒有交到戶籍室而是自己攜帶，戶籍室就不好掌握他們的戶籍狀況。如果發生自己丟失戶籍卡的情況，為了撇清自己的責任，抓住戶籍室無法證明自己丟失戶籍卡的證據，將丟失戶籍卡的責任推到戶籍室身上，讓戶籍室給自己重新開介紹信補辦，戶籍室百口莫辯，就算知道不是自己的責任，也不得不重新開介紹信補辦。這種情況就產生了戶籍卡丟失歸責不明確的問題。

此外，這種管理方式在畢業生戶籍派遣時也會產生很多問題。畢業生派遣時間緊、任務重，給戶籍室造成了巨大的工作壓力。畢業生集中在某一時間段辦理戶口業務，容易造成戶口卡錯拿、漏拿以及遺失等問題，這些問題最終又會導致戶籍室和學生責任承擔不明確的問題，影響戶籍室和學生之間的關系，有損戶籍室乃至保衛處在師生心目中的口碑。

三、戶籍管理模式的改革

傳統的戶籍管理模式因為存在管理成本高、歸責不明確、管理漏洞多、管理事故發生率較高等問題，必須對現有的戶籍管理模式進行改革。個人認為，應當從管理理念入手，根本上對戶籍管理體制進行改革，只有這樣才能適應時代發展的需要。

現有的高校戶籍管理理念是以管理為主，服務是管理職能的延伸。但是隨著時代的發展，對服務職能要求的不斷提高，這一理念應當改變，戶籍室應當更多地提供服務職能，管理職能可以適當弱化。戶籍檔案管理的主體可以由戶籍室轉變為學生和教職工，從委托戶籍室代管變為自帶自管。

這一轉變具有重大意義：第一，它大大弱化了戶籍室的管理職能，強化了教職工和學生的主體地位；第二，它大大方便了師生員工使用戶籍卡，不需要再到戶籍室辦理借用戶籍卡手續；第三，它明確了戶籍室和師生員工之間的責任。“自帶自管”意味著戶籍卡的保管責任由師生員工自己承擔，戶籍室不再具有保管責任。一旦戶籍卡丟失，責任將非常明確地歸于師生員工個人，與戶籍室無關。如果這一轉變能夠實現，戶籍室將大大減輕管理負擔，將主要精力放在履行服務職能、提升服務水平上。提升服務水平應當從以下幾個方面進行：

建立戶籍業務辦理預約制度。一般情況下，學生和教職工在戶籍室上班時間前來辦理業務，不會產生因時間問題無法辦理業務的情形。戶籍室工作人員作為教職工，也享有寒暑假的權利。但是每當寒暑假期間，總會有一部分教職工和學生因時間安排不合理或有突發事由等原因前來辦理戶籍業務，這種情況下，如果高校戶籍室人員在校內居住，還是可以給他們辦理的。但是如果工作人員居住的地方離學校很遠或者在外地度假，這種情形下就無法辦理。除非等到戶籍室工作人員開學或回校才能辦理。這樣對辦理業務的人來說非常不利，因為他們辦理戶籍業務肯定是有辦理其他緊急業務的需要，這才會在假期辦理。如果不能及時辦理，會耽誤他們辦理其他業務。因此，建立戶籍業務預約制度就很有必要。具體的做法是通過設置一個戶籍業務辦理預約平臺軟件，讓學生和教職工下載安裝。如果要辦理相關業務，可登陸平臺填寫個人信息和辦理事項，戶籍工作人員在后臺收到之后回復申請人具體的辦理時間。這樣就解決了戶籍工作人員和申請人之間時間不對稱的問題，避免了后者白跑路和耽誤辦理個人業務。

建立電子戶籍信息檔案。把戶口在學校的學生和教職工的信息錄入電腦，建立電子戶籍信息，如果發生借用戶籍卡、戶口遷出學校等戶籍信息變動事項，戶籍工作人員可以第一時間在電腦上予以備注，讓戶籍狀態及時更新，使戶籍狀態與戶籍信息一致，避免兩者不同步、不一致。這種做法有兩點好處：第一，建立電子戶籍信息檔案也方便歷史記錄查詢。學生和教職工要查閱自己的戶籍狀態，只要輸入姓名或學號即可查詢；第二，可以明確戶籍管理責任。戶籍卡被學生或教工借走一直未還，如果不慎丟失，到戶籍室詢問，戶籍管理人員查詢之后即可明確告訴其戶籍檔案已經被本人借走，從而證明戶籍室沒有責任。

隨著戶口遷移越來越方便，高校戶籍管理方式必須與時俱進，由之前管理戶籍檔案為主轉變為以提供戶籍辦理服務為主，從而根本上改革戶籍室的職能，更好地服務廣大師生員工。

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【作者簡介】

馮 康，任職西北政法大學，從事戶籍管理工作.