高校檔案工作實現信息化管理的策略研究

趙梅娟

摘 要：近些年，隨著互聯網的不斷發展，以及“互聯網+”的提出，為了緊跟時代的步伐，順應時代的發展，高校檔案工作實現信息化管理已經勢在必行。文章主旨在于研究高校檔案工作實現信息化管理的策略，首先介紹了建設高校檔案信息化管理的意義，其次對現階段高效檔案實現信息化管理過程中存在的問題進行了歸納總結，最后針對這些問題，對高校檔案實現信息化管理提出了針對性的對策。

關鍵詞：高校;檔案;信息化管理

高校進行檔案信息化管理，是時代發展的必然趨勢。檔案信息化管理的本質就是運用先進的計算機技術，對實體的檔案進行網絡數字儲存，使其更加容易保管，防止信息的遺落丟失，同時這種信息化管理還具有易于管理，提升檔案管理的效率的優點。隨著互聯網的發展以及計算機技術的進步，高校的檔案管理也應逐步加快信息化進程。檔案管理的信息化建設是一個長期的過程，因此在這一長期的建設過程中，需要采用現代先進的信息技術，不斷的對檔案部門進行強化。只有這樣，才能更好的促進推進高校的管理模式改革。

一、檔案信息化的意義

檔案信息化管理能夠提升高校檔案管理的工作效率，高校的檔案信息來源于各個部門，這就導致檔案室的工作量大、工作效率低。因此高校對于檔案管理必須進行改革，實現信息化管理;檔案信息化管理能夠實現高校檔案的資源共享，檔案的信息化管理建設中，其主要核心在于資源的共享，通過利用信息技術優化管理，提升檔案信息的利用率;檔案信息化管理能夠推進高校的管理模式改革，傳統的檔案信息通常是封閉性的存放，缺少有效的利用，無法發揮其應有的價值，檔案施行信息化管理有效的提升了信息的利用率，對高校管理模式改革有著促進的作用。

二、高效檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）缺乏足夠的資金支持

在現階段，很多的高校存在信息化建設的成果并不理想，主要是由于缺乏足夠的資金作為支撐。資金缺乏的問題，已經成為了困擾各大高校信息化建設的主要難題之一。信息化管理需要大量的投入，主要用于網絡系統、安全系統等管理系統的構建。除此之外，由于電子設備有著非常快的更新換代速度，根據摩爾定律，每18個月電子芯片的集成密度會增加一倍，這就導致了電子設備的維修與更換，在這個過程中必然會出現費用。缺乏足夠的資金投入，造成了高校檔案室無法運用最先進的信息技術，基礎設施陳舊落后，檔案信息化管理無法達到預期效果。

（二）缺乏專業性人才

現階段，各高校的檔案管理人員存在專業水平較低的情況，缺乏相關方面的專業知識，無法熟練地操作信息化管理系統。這些人員一般缺乏相關知識的學習，素質水平較低，無法勝任本職位。這些管理人員不具備應有的信息判斷能力，對于新事物的接受能力較差，經常會出現錯誤操作以及違規操作，造成重大的檔案管理事故。除此之外，高校對于檔案管理相關人員缺乏有效的管理，待遇不高也是重要的因素。這種情況就導致了兩種情況，一種情況是高校無法留住相關的優秀人才，造成嚴重的人才流失，另一情況是難以引進優秀人才，高校的待遇不能對優秀人才造成吸引，從而導致了高校人才匱乏，管理人員缺乏專業水平的困境。

（三）缺乏必要的安全保障

檔案信息化管理的建設中，要重點關注檔案信息的保密性以及安全性，以免造成信息泄露或信息丟失。現階段我國的大多數高校在建設檔案信息化管理的過程中，對檔案信息的安全缺乏足夠的重視。信息化雖然提升了工作的效率，卻也帶來了一些問題，例如電腦病毒、黑客攻擊以及非法訪問等網絡特有的安全威脅。對這些問題的忽視，往往會造成重要數據的丟失、損毀，嚴重的還會對學校造成嚴重的經濟損失。

三、高效檔案實現信息化管理的對策

（一）加大資金投入，強化基礎設施

要建設好檔案的信息化管理，必須要加大資金的投入力度，采用新型、先進的信息技術，并保障基礎設施的建設，為檔案管理的信息化提供必要的硬件支持。保證足夠的資金，是信息化管理體系構建的基礎和前提，這就要求高校必須對檔案信息化的建設加以重視，保證資金的充足以及其他政策方面的傾斜，結合高校的實際情況，選擇與學校的實際情況相契合的信息管理系統以及安全系統，運用先進的信息技術對檔案信息進行收集管理。除此之外，高校也應對學校內部的部門網絡進行整合，完善學校內部局域網，提升管理效率。

（二）積極引進人才，加強人員專業素質

基于各個高校檔案管理人員的現狀，應從三個方面進行解決：第一，對于高校內部現有的檔案管理人員要進行相關的專業培訓，提升他們的專業能力，轉變他們的思想，使其成為專業化、高水平、高素質的檔案管理隊伍;第二，學校要提高相關人員的相關待遇，加強重視力度;第三，加大優秀專業人才的引進力度，制定完善的人才引進措施。

（三）加強安保建設，建立監管機制

對于高校檔案工作進行信息化管理，相應的安全措施是非常有必要的。校方應對信心的安全加以重視，并建立完善的信息安全管理系統，對外界的入侵、破壞能夠進行有效的防御抵抗。使檔案信息具有能夠被完好的進行保存、備份，并對信息的密保性進行加強，以保障信息不被泄露、丟失以及損毀。同時，僅僅建立安全防護措施是不夠的，還要對安全系統進行定期檢測維護以及系統升級。

四、結語

高校進行檔案管理信息化是高校發展的必然趨勢，運用云計算、大數據等先進的計算機技術，能夠有效的整合資源，充分發揮互聯網技術的優勢，優化管理模式，提高管理效率，應進行推廣普及。

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