網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制建構分析

摘 要：本文主要先是介紹了傳統檔案管理方式的缺點，接下來介紹企業檔案信息共享的意義與存在的問題，然后簡單的闡述了檔案信息資源共享機制的構建的一些基本步驟和其中的注意事項等內容。

關鍵詞：檔案管理；企業信息共享；網絡環境

隨著網絡的發展以及計算機的普及，信息化也隨之而來。傳統的檔案管理方式不僅僅浪費空間，管理上也十分的不便，而將檔案數字化儲存在計算機當中，不僅僅管理檢索方便，還可以將檔案在企業內部進行資源共享，好處多多。檔案資源共享的優點使其逐漸代替了傳統的檔案管理方式，如何將企業的檔案信息數字化進行共享，成為每個企業要思考的重要問題。

1 傳統檔案管理的缺點

企業的檔案通常代表著一個企業的過往，是企業的歷史與榮耀，每個部門的檔案也記載著部門的歷史，同時也是每一個工程、每一次活動的重要記錄。傳統的檔案管理通常是對紙質版的檔案進行管理，紙質版檔案首先非常的容易破損造成保管不利，在保存的過程中也容易受到環境的侵蝕與蚊蟲的破壞，容易造成重要檔案內容的損壞；在對紙質版檔案保管的過程中，需要設定專門的存放位置，小到柜子大到辦公室，然而隨著企業檔案文件的增多，需要的存放位置也越來越大，會平白的造成空間的浪費；在對過往檔案進行整理與銷毀時，如果對檔案的管理不夠規范化，很容易造成檔案的混亂，同時也不利于對于檔案的查詢；而不同部門之間往往有著各自的檔案管理室，然而一個工程往往需要整個企業共同去努力，這時當不同部門之間需要進行檔案查詢時就會很不方便，即浪費時間也浪費人力，而企業檔案信息化管理將大量的資料儲存在電腦上及網絡中，可以節省大量的空間，同時對于檔案的管理也可以十分的方便快捷，檔案的查找、處理和分類同樣便于操作，因此進行企業檔案管理的信息共享就十分的重要了。

2 開展檔案信息資源共享的意義

2.1 信息技術的日益成熟

網絡的發展以及電腦等設備的平民化為檔案信息資源共享提供了基礎，數字化與信息化的發展更是促進檔案信息共享的發展的基石，隨著企業局域網的建立，檔案共享早已成為每個企業的基礎設施。企業檔案共享的基礎是將檔案數字化，對于以往的紙質檔案、圖像檔案和語音檔案進行數字化，將其儲存在電腦當中，讀于檔案的目錄進行數字化以方便盡享查找與檢索，將新的檔案錄入到電腦中等等，如今許多企業已經開始將檔案數字化且已經取得了很大的成效。

2.2 企業立足社會的要求

社會是企業發展的根本與企業的檔案管理具有密不可分的關系。企業人才的組織與培養是把服務社會作為前提的，因此在企業人事檔案管理的過程中要充分考慮到社會的發展，結合實際情況對人才進行了解保障人事管理具有具體明確的思路而不是隨機的胡亂的分配。在當今社會環境下，計算機已經成為我們生活中必不可少的一部分，在人事檔案的管理中應用計算機技術將資料數字化的存在計算機中形成資料庫，這樣可以更好的保存人事檔案同時節約空間，也更方便查找，在人事進行變動崗位調整時也更方便處理，同時對其進行網絡共享也可以在防止檔案丟失的同時做到公開透明，使員工更加信服更具有信服力，還能與社會緊密的聯系起來更好的服務社會。

2.3 滿足員工對檔案信息的多元化需求

以人為本是如今發展的主流，員工是企業的基石，隨著社會的發展，企業的員工對于企業的檔案信息需求的社會化趨勢日益明顯，在工作中需要檔案透明化已達到公正公平，對于工作檔案也需要了解去方便工作，而在工作之余還要求了解企業的檔案，了解企業的歷史與發展的過程，多樣化的需求對于企業檔案的管理有著更高的要求，因此企業檔案管理的信息共享勢在必行。

3 檔案信息資源共享存在的問題

3.1 對會計檔案重視不夠

目前，在有些企業管理人員對于企業的檔案不夠重視，對于未完成項目的檔案還好，而對以往的歷史檔案、人員信息檔案甚至是企業的檔案都不夠重視，認為其可有可無，且基本上想不起來檔案這回事，因此對于檔案的保管與處理存在很大的漏洞，往往沒有專門的人員去進行管理，更別提進行檔案信息資源的共享了，殊不知企業的檔案是企業的歷史與輝煌的記錄，員工的檔案是企業進行管理與調動的基礎，工程的檔案是當出現突發事故去解決的重要參考。

3.2 責任主體缺失、缺乏統一規劃

企業的檔案管理通常是統一領導分級處理，即在整體上實行一個策略而隨著部門的不同略有變化，每個部門都有其特色與特點，然而在實際的管理當中由于各個部門之間沒有緊密的聯系甚至有些都沒有聯系，導致統一領導成為了一種宏觀指導，并沒有強制性。每個部門的檔案信息化建設都是自發且分散的，在發展上也十分的不平衡，由于各個部門之間沒有聯系，導致檔案信息化工作也很難合作，在建設的過程中十分容易出現重復的情況浪費人力物力，同時也可能出現遺漏造成永久性的檔案缺失，信息孤島系統間資源布局不合理也會導致難以檔案共享等問題。

3.3 資金不足

檔案信息資源共享是一個復雜的且周期性很長的工程，從購買數字化所需的基礎設施到相關應用軟件的開發，從前期的檔案數字化到后期的檔案整理與維護，都需要對其進行持續的投資。基礎設備的購買與軟件的開發需要大量的資金，檔案的數字化建設與管理需要大量的人力物力，也需要持續的對其進行投入，將大量的資金投入到企業的檔案信息共享上而沒有明確的收益，企業的領導往往不會這么做，所以資金往往是企業檔案信息共享的重要限制。實際上企業的檔案信息化共享只有前期購買設備與系統這一項有很大的投資，然而這些設備還可以有其他的用途，而且投資一次起到的是持續性的作用，而持續的錄入與管理這些資金都很少了，相比于提高的工作效率來說可以忽略不計，因此企業檔案信息化管理是很有必要的。

3.4 檔案信息資源共享的制度與標準不夠完善

企業檔案信息資源共享是隨著網絡與數字化的發展而興起的一項技術，由于其發展的時間較短，所以規章制度與執行標準并不完善。雖然隨著檔案信息的建立也制定了很多的規章制度，然而其約束力并不強，許多員工的權限不明，造成他們可以打開其職權之上的檔案，這會造成企業信息的泄露，也不利于企業的管理。而檔案數字化工作的相關標準的模糊導致檔案信息在數字化的過程中，對其標識、描述與存儲都不規范，這樣在進行管理與查詢的時候會造成很大的麻煩，不明確的描述與標識會造成檢索的困難，雖然檔案就在那里，但是你卻找不到它。特別是不同部門之間的檔案信息化處理往往以部門標準為準，已解決部門的問題為出發點而缺乏整體的規劃，部門之間的差異既為檔案資源共享增加了難度，也增加了檔案信息資源共享平臺系統使用和管理的復雜度及維護成本。

3.5 檔案人力資源隊伍建設有待完善

許多企業的檔案管理員并不是專業的檔案人員，他們的素質參差不齊，這樣對于檔案的建立有著很大的影響，有些檔案管理人員甚至對于電子文檔形成及通訊、網絡技術知之甚少，這樣對于檔案信息的錄入有著很大的影響，因此如何選取合適的企業檔案管理人員并對其培訓將其培養成符合企業要求的人才已成為亟待解決的問題。

4 檔案信息資源共享機制的構建

4.1 體系的構建

4.1.1 組織建設

首先要建立企業的檔案信息資源共享的管理組織，負責管理和協調整個企業檔案資源共享體系，該部門需要制定檔案信息資源共享總體規劃、實施方案等，同時還要制定有關檔案信息資源共享所需政策法規、管理規范、技術標準等，特別是要建立一個專業的網絡運行維護中心，負責員工的用戶認證與權限設置，數據庫的管理與維護，只有將整個企業有序的整合在一起，才能夠對整個共享體系進行宏觀調控，統一管理各個檔案室的人力資源、設備資源及技術資源，帶動整個共享體系協調發展，最終提高檔案信息資源共享水平的。

4.1.2 制度建設

檔案信息資源共享需要整個企業的每個部門配合，想要保證資源共享的持續有效展開，完善的檔案信息管理制度是前提，在其中首先需要明確整個企業檔案信息共享的標準，需要明確每一個部門的檔案管理范圍，以免造成檔案遺失或者出現檔案重復造成資源浪費的現象。同時要明確資源共享的原則與要求，共享模式等具體實施措施等。最后，建立健全檔案數字化應用系統、數據庫管理等環節的檔案信息安全管理制度。制定重要數據備份制度，定時對重要數據進行備份以防萬一，明確不同職位員工的權限，防止重要信息的泄露以及有人對重要檔案進行修改或者無意間破壞重要檔案。

4.1.3 規范檔案信息資源共享的標準化建設

標準化是企業檔案資源共享的前提，只有具有一個明確的標準，在能夠合理的進行檔案資源共享，主要包括總體的框架標準、網絡及硬件標準、數據庫的標準等等，特別是安全標準，只有做好病毒和漏洞防護，才能夠有效的保護企業的檔案資源，同時還要制定好不同員工的檔案查看權限，只有這樣才能夠保證企業檔案有效的進行共享。

4.2 資源整合機制

4.2.1 加大歸檔力度

企業檔案信息共享平臺一旦建立，需要盡可能的將以往的檔案進行歸檔，特別是企業員工的檔案以及各種具有經濟價值和參考價值的檔案，要盡可能的將其數字化，還有一些老員工的工作經驗與自己總結的知識，還有項目展開的調研報告、工作方法和方案總結等等，都要盡可能的將其進行整理，單獨設置一個檢索目錄，方便員工進行搜索學習，按照組織知識資源體系擴大歸檔范圍，在日常的工作中不斷的一點一點的對其進行完善與豐富。

4.2.2 加強電子檔案收集

在沒有網絡與計算機的年代，檔案往往以紙質和電子文件的形式存儲，所以要重視電子文件的收集，確保文件真實性的情況下將其數字化，特別是有些項目的工程周期較長，要注重對其進行整理，分階段的進行收集，保證信息的完整性，特別要避免電子文件的丟失，在進行檔案數字化是，也要注意檔案的重要程度以及類別，優先重要的文件，同時在進行數字化時要優先一類文件，完成后再進行下一類，這樣可以有效的避免檔案混亂，也方便后期的查找。

4.2.3 努力挖掘特色資源，構建特色數據庫

網絡環境下，企業檔案的信息資源應該不僅僅是企業的檔案集合，也應該充分利用網上的資源，將有用的適合企業的資料引用到企業的檔案當中，同時也可以將有利用價值的特色信息進行歸類、整理、加工形成具有企業特色的資源。另外要加大各類專題數據庫，如科研成果數據庫，還有文獻型、索引型、事實型數據庫，做到各有千秋、各具特色。

4.2.4 經濟機制

首先企業要加大對檔案信息資源共享建設的投資力度，在企業的財政支持的基礎上，還要加強對企業檔案的重視，同時也需要讓員工認識到檔案的重要性，增強員工的檔案存檔意識，讓每個員工都能做到將自己的工作認真存檔，減小檔案管理人員的負擔。

4.3 技術機制

企業的檔案資料不說是企業的全部也可以說是企業非常重要的資料，可以說我國企業的隱形財富，在將其放到互聯網上進行企業內部資源共享的同時，由于互聯網的虛擬化以及網絡的復雜化，如何對其進行保護是十分重要的。

4.3.1 采用實用、可靠的防火墻

防火墻是保護電腦不被入侵，防止資料泄露與被破壞的重要手段，硬件與軟件的有效結合可以說是當前網絡環境下最有效的網絡隔離手段，可以有效的防止黑客入侵，保護企業的檔案資料，所以企業的保護部門應該根據自身的特點與需求，選用合適的防火墻。

4.3.2 利用數據加密技術和身份認證技術

數據加密是借助網絡中的加密機構，對原始信息進行重新組合，相當于對數據加了密碼，可以有效的對數據進行保護。而身份認證是通過CA認證系統驗證訪問者身份的合法性并確定其相應的權限，通常最高權限由管理部門掌管，而工作人員只有二級權限，這樣可以有效的避免員工對于計算機的更改，同時最好避免將計算機進行聯網，如果有需要進行權限申請，這樣也可以有效的保護企業的數據不被泄露。

4.3.3 做好安全管理工作，防范網絡病毒

病毒往往會對計算機中的文件造成破壞，所以要做好病毒防范工作，可以安裝殺毒軟件，同時注意軟件的升級和更新，這樣基本就可以防止網絡病毒的入侵。同時還要定期的對重要數據進行備份，最好是將其被分到硬盤當中，避免聯網，這樣可以有效的對數據進行保護。同時限制員工的權限，限制他們電腦的連網，如飛非特殊必要不給與聯網權限，對于軟件的安裝和文件的下載也要給予限制。

4.4 人才保障機制

高素質人才是企業的保障，良好的職業素質可以對檔案進行完善有效的處理，所以企業應該選用合適的高素質人才。

4.4.1 加強教育培訓，提高業務素質

要想提高檔案人員的業務素質，除了不斷補充引進檔案專業、計算機專業人才，還要對現有人員進行教育培訓，不斷的學習與更新專業知識。首先應該定期對檔案管理人員進行培訓，并針對每次培訓做出相應的考核以保證培訓的有效性，同時鼓勵員工自主進行學習，還要讓他們了解到檔案管理的重要性，增加他們的榮耀感，激發工作的熱情。

4.4.2 建立完善的激勵體系

檔案管理比較枯燥且不能像正常項目那樣直接看到結果，對于檔案管理人員也應該有一定的鼓勵措施，部門內應該建立以競爭的工作氣氛，同時也需要建立一些考核措施，對于表現較好的員工做出獎勵，進一步激勵檔案管理人員的工作熱情。

5 結論

隨著網絡的發展，企業檔案管理的信息共享具有著許多的優勢，逐漸成為今后企業檔案管理的主要方式，如何做好共享平臺的構建，完善檔案共享機制，是每個企業都要考慮的重中之重。

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作者簡介

盛衛紅（1979-），女，漢族，上海市人，本科學歷，中級職稱，上海紫竹高新區（集團）有限公司行政經理，研究方向：檔案管理。