網絡環境下的檔案信息研究工作

王璐

摘 要：檔案信息是社會信息的原生信息源。伴隨著網絡技術在全球范圍內的廣泛應用普及，人類已進入了信息時代，同時檔案信息在網絡環境下的利用率也越來越高。如今，檔案信息管理的網絡化已成為發展的必然趨勢，同時在網絡環境下的檔案信息管理模式也發生了重大變化。本文就從網絡環境下檔案信息的特點入手，探討了網絡環境下檔案信息的發展及全新的管理模式。另外，由于網絡自身開放性、共享性等特征，也使得檔案信息的安全存在著很大隱患，因此，如何做好網絡環境下的檔案信息安全工作也是當前檔案行業的重要課題。

關鍵詞：網絡環境；檔案信息；管理模式；安全對策

網絡環境下的檔案信息管理是在網絡時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案信息資源為核心內容。隨著科學技術的不斷發展，人們對檔案信息的需求量日益加大，對檔案信息的關注程度以及傳播速度的要求也越來越高。為適應社會和時代的發展需求，我們要實現檔案信息的網絡化，以提高檔案信息服務，這對進一步推動檔案信息網絡化建設和管理都具有重要的意義。

1 網絡環境下檔案信息的特點

第一，隨著錄音和攝影技術的出現，用聲音、圖像和文字一起記錄歷史的人越來越多。近幾年，檔案館保存的音像檔案數量迅速增長。在網絡環境下，檔案信息也不再是單純的文字信息，而是由文字、圖像和聲音等多媒體組成的綜合信息。第二，隨著互聯網技術的飛速發展，網絡環境下，一個地方檔案館不再只是構建自己的各種級別的檔案信息資源體系，還可以通過網絡與其他信息系統交流，可實現不同領域及行業的信息資源共享。第三，隨著計算機信息網絡的發展以及檔案科學管理的進步，網絡環境下的檔案信息數據庫也開始出現面向對象的數據庫，而不再僅僅是單機環境下的只用來存儲及處理數據，卻要由另外的程序來完成的關系型數據庫。同時，檔案信息數據庫也逐步產生分布式數據庫。第四，在網絡環境下，檔案信息通過網絡系統可以直接轉變為電子檔案全文信息，由傳統的要到庫房去索取案卷來查看檔案文獻原文方式，以目錄級二次信息為主轉變為全文級一次信息為主的。可以說，這是檔案信息管理的一大進步，是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志。

2 網絡環境下檔案信息的管理模式

2.1 數據庫模式

這是一種利用數據庫技術對檔案信息進行統一管理、實現用戶遠程異地檢索的模式。由于網絡環境下絕大多數的檔案信息是以數據庫的形式存在的，因此，可以認為數據庫管理模式是檔案信息管理的主要形式。當今時代是計算機與通訊一體化、語音傳輸與數據傳輸一體化、有線網絡與無線網絡一體化的時代，所以新的數據庫系統應當具有開放性、共享性、集成性等特點。檔案館將館藏檔案資源組成各種通用或專用型數據庫，并將多種檢索工具集成統一到用戶界面，實現網上信息檢索。總之，利用數據庫技術組織信息資源，可最大限度的提高檔案信息資源開發的完整性、有序性以及可讀性。

2.2 主頁模式

這是一種將有關的某一機構、部門、人物以及事件等多種信息組織在一起，進行全面的介紹和綜述的管理模式。同時這也是一種類似于按檔案全宗的形式來管理檔案信息。在網絡環境下，一般是將一個機構、部門和人物信息主頁設置成網絡中的一個結點，用戶用鼠標點擊這個結點，就可進入相應的主頁。此外，主頁信息的詳略程度，取決于建立主頁的各機構、部門或人物的實際需要。

2.3 超媒體及聯機編目模式

超媒體模式是一種將網上相關的多媒體信息有機地編制在一起的信息管理模式。超媒體模式是以節點為基本單位，節點間以鏈路聯系，將網上信息組織為某種網狀結構，使用戶可以從任意的節點開始，根據網絡中信息間的聯系，從不同角度瀏覽和查詢任何媒體所載的各種信息。其次，聯機編目模式是入網的檔案機構根據統一的規則和格式進行編目，各單位生成的書目數據通過網絡進行實時地傳遞和交換，形成一個邏輯上的書目庫，實行書目數據的規范化和大規模生產化。

2.4 自由文本模式

這是一種不需對檔案特征進行格式化描述，也不需用規范化的語言對檔案信息進行復雜的前處理的管理模式。這種模式主要適用于檔案全文數據庫的管理，同時也符合人們的語言習慣，它主要是依據檔案文獻全文的自然狀況直接、靈活的設置檢索點，用自然語言深入揭示檔案文獻內部的知識單元，完整地反映一次文獻的全貌。在網絡環境下，傳統的固定文本管理模式是無法用數據庫語言進行描述的，而自由文本模式卻可以對非結構的文本信息進行有效地控制和管理。可以說，自由文本模式在檔案信息管理中占有重要位置，更是網絡環境下人們檢索檔案信息的重要方式。

2.5 電子商務模式

這是一種利用電子方式對網上用戶提供檔案信息的有償服務的管理模式。事實上，有償服務是檔案行業一直在討論的話題，也是電子商務引入檔案信息網絡的前提。雖然檔案館提供的大多數網上信息是免費的，用戶可以自由的瀏覽和下載，但與此同時也有不少資源需要付費才能夠獲得。總的來說，適當引進電子商務有助于館藏文獻的深層次開發，促進檔案信息管理工作的數字化和電子化，從而為用戶提供多方位的信息服務。

3 網絡環境下檔案信息的安全問題及對策

第一，根據檔案信息的安全級別和保密程序的不同，必須分門別類地制定不同的管理規范，確定不同的存儲方式。同時，除了要保證檔案信息資源的網上傳播所需要的硬件設備的無故障運行外，還必須建立網絡化的病毒防范體系，實現病毒庫的同步升級。第二，對于絕密和保密的數據應當采取物理隔離，不允許上網操作；對于檔案數據的安全問題，必須實行加密、隔離等具體措施。第三，對于系統安全問題，不僅要定期檢查系統的各項設置，還要使用正版軟件，增強安全意識，及時升級及打補丁，做到無漏洞運行。第四，采取災難恢復與數據備份。異地備份也是確保檔案信息安全必不可少的重要措施，比如，發生火災、地震等突發事件時，這就是避免可能造成的檔案數據損毀的重要防范措施。另外，檔案信息安全建設中，往往是由于工作人員疏于管理造成巨大損失，其發生率也遠遠超過外部的攻擊。因此，還必須加強行政管理，提高各級領導和工作人員的安全意識是檔案數據安全的關鍵。檔案部門要建立定期的信息安全學習交流和人員培訓制度，提升檔案管理人員的安全意識和技術水平。